Sau khi thành lập công ty và hoạt động có nhiều bước tiến; việc mở rộng phạm vi ảnh hưởng là điều luôn cần được tính tới. Theo đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn thành lập chi nhánh công ty, thành lập văn phòng đại diện…. Vậy, thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào? Sau đây, Luật sư X mời bạn tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé!
Căn cứ pháp lý
Nội dung tư vấn
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Thành lập văn phòng đại diện nhằm mục đích chăm sóc khách hàng, thay mặt doanh nghiệp giải đáp thắc mắc, hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất.
Văn phòng đại diện có các đặc điểm cơ bản sau:
- Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp; là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động với doanh nghiệp với chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch, và thực hiện các công tác hành chính khác.
- Văn phòng đại diện không có bất kì tư cách pháp nhân nào; đây chỉ là nơi đại diện hợp pháp của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.
- Văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác nhằm mục đích phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng của mình. Nhưng Văn phòng đại diện có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác khi có sự ủy quyền của doanh nghiệp.
Đặt tên cho văn phòng đại diện
Khi tiến hành thủ tục mở văn phòng đại diện, điều đầu tiên mà doanh nghiệp nghĩ đến là đặt tên cho văn phòng đại diện. Các doanh nghiệp thông thường đều muốn đặt cho văn phòng đại diện của mình những cái tên thật hay, thật hoành tráng, thật ấn tượng. Tương tự như nguyên tắc đặt tên doanh nghiệp; thì khi đặt tên cho văn phòng đại diện cũng phải đảm bảo các điều kiện sau:
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
- Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”;
- Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Hồ sơ thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục mở văn phòng đại diện sẽ phải bắt đầu từ việc chuẩn bị hồ sơ. Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ có sự khác biệt. Hò sơ thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ bao gồm các loại:
Chi tiết hồ sơ thành lập văn phòng đại diện như sau:
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tư nhân
Khi thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tư nhân cần chuẩn bị:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật ký.
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 1 thành viên
Hồ sơ gồm có những loại giấy tờ như:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật ký.
- Bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu.
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Bạn đọc có thể tham khảo:
- Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty trách nhiệm hữu hạn
- Thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH mới nhất
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 2 thành viên
Bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật ký.
- Bản sao nghị quyết, quyết điịnh và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên.
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Cần chuẩn bị những loại giấy tờ sau:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của CTCP ký.
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị.
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Nộp hồ sơ
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện; bạn nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Bạn có thể nộp trực tiếp hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.Thời hạn giải quyết hồ sơ: 03 ngày làm việc. Sau 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở sẽ trả lời về hồ sơ của bạn. Sẽ có 02 trường hợp xảy ra:
- Hồ sơ hợp lệ: Bạn nhận kết quả
- Hồ sơ chưa hợp lệ: Sở Kế hoạch và Đầu tư ra thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Bạn làm theo thông báo và chuẩn bị lại hồ sơ
Bước 2: Nhận kết quả
Nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ, bạn đến Phòng Đăng ký kinh doanh nhận kết quả. Bạn sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Sau khi thành lập văn phòng đại diện thì bạn sẽ cần phải làm thêm một thủ tục, đó là thông báo mẫu dấu của văn phòng đại diện (nếu có).
Video Luật sư giải đáp thắc mắc về thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thông tin liên hệ Luật Sư X
Luật sư X là đơn vị Luật uy tín; chuyên nghiệp; được nhiều cá nhân và tổ chức đặt trọn niềm tin. Luật Sư X cung cấp các loại dịch vụ pháp lý uy tín, chất lượng trên nhiều lĩnh vực như: dịch vụ trích lục khai sinh; dịch vụ tra cứu quy hoạch đất; dịch vụ mua bán công ty;….
Được hỗ trợ; đồng hành để giải quyết những khó khăn pháp lý của quý khách là mong muốn của Luật Sư X. Hãy liên hệ: 0833.102.102
Hi vọng bài viết Thủ tục thành lập văn phòng đại diện hữu ích đối với quý bạn đọc!
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân. Vì, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp;, không độc lập hoàn toàn về tài sản,…
Theo quy định thì, văn phòng đại diện trong nước sẽ không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp; không được nhân danh chính mình để được ký kết hợp đồng. Còn văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam thì vẫn có thể ký kết hợp đồng.
Khi làm thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam bạn cần nộp 01 bộ hồ sơ hợp lệ tới Sở Công thương. Như vậy, Sở Công thương sẽ xem xét hồ sơ cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài trong thời hạn từ 7 – 15 ngày làm việc tùy từng trường hợp cụ thể. Trường hợp từ chối cấp phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Cơ bản thì nếu văn phòng đại diện chỉ thực hiện việc giao dịch và xúc tiến thương mại, các công việc hành chính, không thực hiện hoạt động kinh doanh, không tiến hành hoạt động thu – chi tiền thì văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.Còn nếu văn phòng đại diện được ủy quyền thực hiện hoạt động kinh doanh thì văn phòng đại diện phải nộp thuế môn bài theo quy định pháp luật.
