Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp; có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp; và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện: có giấy chứng nhận hoạt động riêng; có dấu của văn phòng, chỉ được phép giao dịch, phát triển thương hiệu; không được phép kinh doanh và xuất hóa đơn, không phải kê khai thuế. Vậy, thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất 2021 như thế nào? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư X.
Căn cứ pháp lý
Luật doanh nghiệp 2020;
Nghị định 47/2021/NĐ-CP;
Nghị định 01/2021/NĐ-CP;
Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Nội dung tư vấn
1. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp; có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện sẽ có những đặc điểm sau:
- Phạm vi thành lập: Có thể được đặt tại tỉnh; thành phố trực thuộc trung ương khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Cơ cấu tổ chức và hoạt động: Không được phép kinh doanh. Chỉ có chức năng đại diện cho quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
- Thủ tục thành lập, thay đổi: Thành lập qua việc gửi hồ sơ đăng ký thành lập hoạt động văn phòng đại diện
- Con dấu: Được phép đăng ký và sử dụng con dấu cho hoạt động của văn phòng đại diện. Tuy nhiên, vì không có chức năng kinh doanh; nên đối với hợp đồng mua bán; văn phòng đại diện không được sử dụng con dấu để đóng mọc đỏ.
- Hạch toán, kế toán, khai thuế: Không được phép kinh doanh nên không có hoạt động hạch toán, khai thuế.
Tóm lại, ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế; cũng như không phải nộp thuế môn bài. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và ngoài nước. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đặt một; hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
2. Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện?
- Tên Văn phòng đại diện:
- Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt; các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở địa điểm kinh doanh.
- Tên văn phòng đại diện được in; hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch; hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
- Trụ sở của Văn phòng đại diện:
- Không được là chung cư/ tập thể.
- Có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
- Ngoài ra, trường hợp công ty thuê trụ sở để làm văn phòng đại diện, để phục vụ cho hoạt động sau thành lập văn phòng đại diện công ty cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp:
- Hợp đồng thuê văn phòng,
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê.
- Bản sao Chứng minh thư, hộ khẩu của bên cho thuê
3. Cơ quan đăng ký thành lập văn phòng đại diện:
Trường hợp lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện. Theo đó, căn cứ tại Điều 13 Văn bản hợp nhất 902/VBHN-BKHĐT có quy định về cơ quan đăng kí kinh doanh như sau:
1. Cơ quan đăng ký kinh doanh được tổ chức ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh) và ở quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện), bao gồm:
a) Ở cấp tỉnh: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (sau đây gọi chung là Phòng Đăng ký kinh doanh).
Phòng Đăng ký kinh doanh có thể tổ chức các điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Phòng Đăng ký kinh doanh tại các địa điểm khác nhau trên địa bàn cấp tỉnh.
Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh có thể thành lập thêm một hoặc hai Phòng Đăng ký kinh doanh và được đánh số theo thứ tự. Việc thành lập thêm Phòng Đăng ký kinh doanh do Ủy ban nhân dân thành phố quyết định sau khi thống nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Như vậy, đối với cá nhân muốn thành lập văn phòng đại diện thì cơ quan tiếp nhận và xử lý là Phòng Đăng ký kinh doanh- Sở kế hoạch đầu tư nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
4. Chuẩn bị bộ hồ sơ cho thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất 2021
Thủ tục mở văn phòng đại diện sẽ phải bắt đầu từ việc chuẩn bị hồ sơ. Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ có sự khác biệt. Hò sơ thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ bao gồm các loại:
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tư nhân
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 1 TV
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 2 TV trở lên
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Chi tiết hồ sơ thành lập văn phòng đại diện như sau:
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với doanh nghiệp tư nhân
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty TNHH 1 thành viên
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Chủ sở hữu công ty
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty TNHH 2 thành viên
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty cổ phần
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị
- Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Lưu ý: Đối với việc thành lập văn phòng đại diện tại thành phố Hà Nội, hiện nay thành phố Hà Nội quán triệt việc các thủ tục liên quan tới đăng ký doanh nghiệp phải thực hiện thông qua hình thức nộp hồ sơ qua mạng. Phòng đăng ký kinh doanh thành phố hiện nay từ chối nhận mọi hồ sơ liên quan đến đăng ký kinh doanh nộp trực tiếp mà chưa thực hiện việc nộp qua mạng. Do vậy, các hồ sơ liên quan phải được lập và lưu trữ dưới dạng flie PDF.
5. Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất 2021
Để thành lập văn phòng đại diện, bạn thực hiện thủ tục theo đầy đủ các bước như sau:
Bước 1: Soạn hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, bao gồm các hồ sơ đã nói trên:
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư của tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện dự kiến đặt trụ sở.
Thời gian giải quyết là 3 ngày làm việc, kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 3: Nhận kết quả.
Trong trường hợp hồ sơ không hợp lệ và không được giải quyết thì Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do cho người nộp hồ sơ.
Sau khi thành lập văn phòng đại diện thì bạn sẽ cần phải làm thêm một thủ tục, đó là thông báo mẫu dấu của văn phòng đại diện.
Hy vọng thông qua bài viết này, Quý khách có thể hiểu rõ hơn về thủ tục thành lập văn phòng đại diện để áp dụng khi cần thiết.
Hy vọng bài viết sẽ có ích cho bạn đọc!
Để biết thêm thông tin chi tiết, tham khảo thêm dịch vụ tư vấn của Luật sư X hãy liên hệ 0833102102
Câu hỏi thường gặp
Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là hệ thống thông tin nghiệp vụ chuyên môn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan xây dựng và vận hành để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các nghiệp vụ khác đối với dữ liệu để phục vụ công tác đăng ký doanh nghiệp.
Người thành lập doanh nghiệp; hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp; và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực; và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo.
Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
Các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được lập bằng tiếng Việt. Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì hồ sơ phải có bản dịch tiếng Việt công chứng kèm theo tài liệu bằng tiếng nước ngoài.
