Quận Tây Hồ, với đà tăng trưởng kinh tế mạnh mẽ trong những năm gần đây, cùng với các chính sách ưu đãi của chính quyền địa phương, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn Tây Hồ là nơi đặt văn phòng đại diện khi muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, qua quá trình tiếp xúc và làm việc thấy rằng nhiều người vẫn còn chưa rõ về vấn đề thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Do đó, thông qua bài viết này, Luật sư X xin chia sẻ tới quý vị bài viết về “Thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở quận Tây Hồ”.

Căn cứ pháp lý

Luật doanh nghiệp 2014;

Nghị định 78/2015/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP (sau đây gọi là Nghị định 78/2015)

Bộ luật dân sự 2015

Các văn bản hướng dẫn liên quan

Nội dung tư vấn

1. Văn phòng đại diện là gì? 

Theo điều 84 Bộ luật dân sự 2015 thì Văn phòng đại diện được hiểu là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân, có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi pháp nhân giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân, người đứng đầu văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền, pháp nhân có quyền, nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch dân sự do chi nhánh, văn phòng đại diện xác lập.

Điều 84. Chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân

1. Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân.

2. Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân.

3. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân.

4. Việc thành lập, chấm dứt chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân phải được đăng ký theo quy định của pháp luật và công bố công khai.

5. Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.

6. Pháp nhân có quyền, nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch dân sự do chi nhánh, văn phòng đại diện xác lập, thực hiện.

2. So sánh văn phòng đại diện với chi nhánh

Giống nhau:

• Đều là đơn vị phụ thuộc của một doanh nghiệp nào đó (ngân hàng, tổ chức kinh doanh, công ty,…)
• Không có tư cách pháp nhân
• Hoạt động nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó
• Thừa sự ủy quyền của chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức

Khác nhau:

3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện 

Công ty bạn muốn mở văn phòng đại diện thì công ty bạn phải triệu tập và tiến hành họp Hội đồng quản trị về việc thành lập văn phòng đại diện. Nếu tại cuộc họp Hội đồng quản trị, các thành viên biểu quyết và thông qua được vấn đề thành lập văn phòng đại diện thì công ty bạn có thể tiến hành các thủ tục pháp lý để thành lập văn phòng đại diện tại phòng đăng ký kinh doanh thành phố Hà Nội.

Điều kiện về tên văn phòng đại diện:

Khi tiến hành thủ tục mở văn phòng đại diện, điều đầu tiên mà doanh nghiệp  nghĩ đến là đặt tên cho văn phòng đại diện. Các doanh nghiệp thông thường đều muốn đặt cho văn phòng đại diện của mình những cái tên thật hay, thật hoành tráng, thật ấn tượng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý đặt tên cho văn phòng đại diện phải phải chú ý đảm bảo các điều kiện sau:

• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
• Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”;
• Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

4. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện 

Thủ tục mở văn phòng đại diện sẽ phải bắt đầu từ việc chuẩn bị hồ sơ. Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ có sự khác biệt. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ bao gồm các loại: 

• Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tư nhân
• Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 1 TV
• Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 2 TV trở lên
• Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

Chi tiết hồ sơ thành lập văn phòng đại diện như sau:

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với doanh nghiệp tư nhân

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân 
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện 
• 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân trực tiếp đi nộp) 

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty TNHH 1 thành viên

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Chủ sở hữu công ty 
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện 
• 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp) 

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty TNHH 2 thành viên

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên  
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện 
• 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện 
• Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty cổ phần

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
• Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị  
• Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện 
• 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện 
• Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)

5. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, địa chỉ văn phòng đại diện:

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ phù hợp với loại hình doanh nghiệp, bạn phải ký và đóng dấu đầy đủ vào hồ sơ.

Về địa chỉ văn phòng đại diện, bạn cần lưu ý

• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
• Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận.

Bước 2: Nộp hồ sơ 

Bạn nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Bạn có thể nộp trực tiếp hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết hồ sơ: 03 ngày làm việc 

Sau 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở sẽ trả lời về hồ sơ của bạn. Sẽ có 02 trường hợp xảy ra:

• Hồ sơ hợp lệ. Bạn nhận kết quả theo bước 3
• Hồ sơ chưa hợp lệ: Sở Kế hoạch và Đầu tư ra thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Bạn làm theo thông báo và thực hiện lại từ bước 1

Bước 3: Nhận kết quả

Nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ, bạn đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Sau khi thành lập văn phòng đại diện thì bạn sẽ cần phải làm thêm một thủ tục, đó là thông báo mẫu dấu của văn phòng đại diện (nếu có)

Hy vọng bài viết có ích đối với quý độc giả nhất là đối với các chủ doanh nghiệp đang có dự định thành lập văn phòng đại diện trên địa bàn quận Tây Hồ.

Trân trọng!

Khuyến nghị

1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư doanh nghiệp tại Việt Nam.
2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.