Thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định năm 2022

Lập văn phòng đại diện là điều mà các doanh nghiệp cần nghĩ tới. Văn phòng đại diện có ý nghĩa quan trong đối với sự phát triển của doanh nghiệp, vì vậy nên thành lập văn phòng đại diện một cách kịp thời. Thành lập văn phòng đại diện cần tuân theo các quy định pháp luật. Vậy, Thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định hiện nay như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 01/2021/NĐ-CP
• Luật Doanh nghiệp 2020
• Thông tư 47/2019/TT – BTC

Đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài để thực hiện chức năng và đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Chức năng của văn phòng đại diện là một văn phòng trung gian chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với các đối tác; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm ảnh hưởng xấu đến việc kinh doanh của Công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm nói trên.

Theo quy định, khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải đăng ký hoạt động với Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư. Doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký này bằng cách gửi bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tới Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện, để được cấp giấy phép hoạt động theo đúng quy định của pháp luật.

Trước khi thực hiện thành lập Văn phòng đại diện công ty, cần lưu ý các nội dung liên quan đến:

Tên Văn phòng đại diện công ty

Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

• Tên Văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện

• Tên Văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện phát hành.

Địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện

Là địa điểm liên lạc của Văn phòng đại diện trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Công ty cổ phần có quyền thành lập Văn phòng đại diện công ty cùng tỉnh với nơi đăng ký trụ sở chính hoặc ở các địa bàn khác trên lãnh thổ Việt Nam hoặc ở nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều Văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có chức năng đại diện công ty giao dịch với khách hàng

Người đứng đầu Văn phòng đại diện

Người đứng đầu Văn phòng đại diện là cá nhân thường trú trên lãnh thổ Việt Nam và không thuộc một trong các trường hợp sau:

• Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
• Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh;
• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty được thành lập. Do đó, không thể song song thực hiện thủ tục thành lập công ty cùng văn phòng đại diện.
• Tên văn phòng đại diện bắt buộc bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” ….
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký các hợp đồng và đóng dấu bằng dấu của văn phòng đại diện đới với các giao dịch phục vụ hoạt động của văn phòng đại diện như ký hợp đồng thuê nhà cho văn phòng, hợp đồng lao động với nhân sự của văn phòng, mua bán vật dụng hoạt động của văn phòng….
• Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động kinh doanh. Khác với địa điểm kinh doanh, vẫn được phát sinh hoạt động kinh doanh tại địa điểm kinh doanh.
• Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
• Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp có sự thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh không cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh, Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện như sau:

• Thông báo lập văn phòng đại diện ( theo mẫu và do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký ).
• Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị;
• Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn bản đại diện của Hội đồng quản trị;
• Bản sao thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân; Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy ủy quyền kèm tờ khai thông tin người nộp hồ sơ trong trường hợp chủ doanh nghiệp không tự đi nộp hồ sơ.

Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài

• Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định tại nước sở tại.
• Doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài không phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài.
• Công ty chỉ phải thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch ngoại hối để chuyển tiền ra nước ngoài cho văn phòng hoạt động.
• Sau khi có giấy phép tại nước ngoài nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ;

Bước 2: Nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở hoặc nộp trực tuyến;

Bước 3: Nhận kết quả. Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT sẽ phản hồi kết quả.

• Nếu hồ sơ hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở KH&ĐT sẽ ra thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Bạn cần chỉnh sửa, bổ sung và nộp lại theo các bước như trên.

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có tên đầy đủ là Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.

Giấy phép thành lập văn phòng đại diện không còn giá trị khi thuộc một trong hai trường hợp sau:

• Thứ nhất, văn phòng đại diện tạm ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Trong trường hợp này, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản về hành vi vi phạm và yêu cầu người đại diện theo pháp luật của công ty đến trụ sở của Phòng đăng ký kinh doanh để giải trình. Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc thời hạn giải trình mà người đại diện này không đến giải trình thì Phòng đăng ký kinh doanh ra quyết định thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

• Thứ hai, công ty chủ động muốn chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện nên nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.

Mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện

Chi phí thành lập văn phòng đại diện

Chi phí thành lập văn phòng đại diện là toàn bộ các khoản phí, lệ phí mà công ty phải bỏ ra trong toàn bộ quá trình thành lập văn phòng đại diện.

Lệ phí thành lập văn phòng đại diện được quy định cụ thể trong Biểu phí ban hành kèm theo Thông tư 47/2019/TT – BTC. Theo đó, lệ phí thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

– Lệ phí thành lập văn phòng đại diện công ty (lệ phí cấp mới Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty) là 50.000 đồng.

– Lệ phí cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty là 50.000 đồng/ lần cấp.

– Lệ phí thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty là 50.000 đồng/ lần thay đổi.

– Phí cung cấp thông tin Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của công ty là 20.000 đồng/ bản cung cấp.

Lệ phí thành lập văn phòng đại diện công ty quy định phía trên được gọi là lệ phí nhà nước. Ngoài ra, công ty cần bỏ ra thêm các khoản khác như phí khắc con dấu, phí dịch vụ.

Phí khắc con dấu là phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu. Phí khắc con dấu sẽ phụ thuộc vào số lượng mẫu con dấu, kích thước con dấu, loại con dấu và đơn vị cung cấp dịch vụ khắc con dấu.

Phí dịch vụ là phí trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho công ty. Phí dịch vụ sẽ phụ thuộc và đơn vị đó quy định, có thể bao gồm hoặc không bao gồm lệ phí nhà nước và phí khắc con dấu.

Sau khi thành lập văn phòng đại diện cần thực hiện những việc gì?

Sau khi Văn phòng đại diện được cấp giấy phép hoạt động, phải thực hiện những các thủ tục sau:

1. Khắc con dấu Văn phòng đại diện và thông báo sử dụng con dấu của văn phòng đại diện của công ty. Tiến hành công bố mẫu dấu

2. Treo biển hiệu gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện.

3. Thực hiện thủ tục mở tài khoản của văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện được mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.

4. Văn phòng đại diện phải đăng báo viết hoặc báo điện tử được phép phát hành tại Việt Nam trong 03 số liên tiếp trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày được cấp Giấy phép hoạt động.

5. Văn phòng đại diện phải chính thức hoạt động và thông báo cho Sở công thương về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký trong thời hạn 45 ngày.

6. Thực hiện Báo cáo hoạt động: Định kỳ hàng năm, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở công thương.

7. Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, nếu có sự thay đổi về nhân sự được tuyển dụng làm việc tại Văn phòng đại diện, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo kèm theo bản sao những tài liệu có liên quan đến cơ quan cấp Giấy phép.

8. Sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện: Trong những trường hợp sau đây, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục sửa đổi, bổ sung Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện với cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có sự thay đổi:
a. Thay đổi người đứng đầu của Văn phòng đại diện;
b. Thay đổi địa điểm đặt trụ sở của thương nhân nước ngoài trong phạm vi nước nơi thương nhân thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
c. Thay đổi địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng đại diện;
d. Thay đổi tên gọi hoặc hoạt động của Văn phòng đại diện;

9. Nộp thuế thu nhập cá nhân cho Trưởng văn phòng, nhân viên văn phòng đại diện (nếu có).

Thông tin liên hệ

Trên đây là tư vấn của Luật sư X về vấn đề; “Thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định năm 2022“. Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên; để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Để biết thêm thông tin chi tiết và nhận thêm sự tư vấn; giúp đỡ khi có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến giải thể công ty; Thành lập công ty , tạm dừng công ty, mẫu đơn xin giải thể công ty; giấy phép bay flycam; Xác nhận tình trạng hôn nhân, Đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký nhãn hiệu, Tra cứu thông tin quy hoạch; …. của luật sư X, hãy liên hệ hotline: 0833 102 102.

Hoặc qua các kênh sau:

• FB: www.facebook.com/luatsux
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
• Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux

Luật sư X là đơn vị dịch vụ luật uy tín, tư vấn các vấn đề về luật trong và ngoài nước thông qua web luatsux, lsx, web nước ngoài Lsxlawfirm,…

Mời bạn xem thêm bài viết:

• Cơ cấu tổ chức văn phòng đại diện tại khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế?
• Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
• Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty trách nhiệm hữu hạn

Câu hỏi thường gặp