Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Khi công ty có những bước tiến, việc mở rộng phạm vi ảnh hưởng là điều luôn cần được tính tới. Theo đó có một phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đó là thành lập văn phòng đại diện. Nói đến vấn đề này, hẳn các bạn có rất nhiều câu hỏi: Văn phòng đại diện là gì? Mở văn phòng đại diện có cần đăng ký không? Thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào? LSX xin mời bạn tham khảo bài viết dưới đây để biết thêm về thủ tục thành lập văn phòng đại diện nhé.

 

LSX xin đưa ra ý kiến tham khảo như sau:

Căn cứ:

  1. Luật Doanh nghiệp năm 2014
  2. Nghị định 78/2015/NĐ-CP
  3. Các văn bản pháp luật khác có liên quan

 

Nội dung tư vấn:

I. Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Thông thường, để mở rộng hoạt động kinh doanh, người ta sẽ thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Thành lập chi nhánh nhằm tiến hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh. Còn thành lập văn phòng đại diện nhằm mục đích chăm sóc khách hàng, thay mặt doanh nghiệp giải đáp thắc mắc, hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất. Nếu nhu cầu của bạn giống với chức năng của văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện chính là một lựa chọn tiềm năng dành cho ban.

Văn phòng đại diện có nhiệm vụ xúc tiến xây dựng các dự án, chương trình hợp tác kinh tế, khoa học, kĩ thuật, công nghệ được thực hiện tại địa điểm đó. Quan tâm và giám sát việc thực hiện những hợp đồng kinh tế, thương mại, khoa học – kĩ thuật đã được kí kết giữa công ty và đối tác tại địa phương.

Văn phòng đại diện không trực tiếp kinh doanh, làm dịch vụ và thu tiền tại Việt Nam dưới mọi hình thức. Trưởng Văn phòng đại diện và nhân viên làm việc trong Văn phòng đại diện không được kí kết hợp đồng kinh tế, thương mại với các doanh nghiệp Việt Nam nếu không có giấy tờ hợp pháp của công ty chủ quản hoặc giám đốc điều hành của tổ chức kinh tế.

Do bản chất văn phòng đại diện không có chức năng kinh Doanh, không được phát sinh doanh thu cũng như ký kết hợp đồng với khách hàng mà chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ. Vì vậy, ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được.

Tổng hợp lại, văn phòng đại diện có các đặc điểm sau:

  • Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, là bộ phận không thể tách rời trong hoạt động với doanh nghiệp với chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch, và thực hiện các công tác hành chính khác.
  • Văn phòng đại diện không có bất kì tư cách pháp nhân nào, đây chỉ là nơi đại diện hợp pháp của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp theo ủy quyền.
  • Văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác nhằm mục đích phát sinh lợi nhuận, chỉ được thực hiện các hoạt động theo đúng chức năng của mình. Nhưng Văn phòng đại diện có thể thực hiện việc ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch với đối tác khi có sự ủy quyền của doanh nghiệp.

 

II. Đặt tên cho văn phòng đại diện

Khi tiến hành thủ tục mở văn phòng đại diện, điều đầu tiên mà doanh nghiệp  nghĩ đến là đặt tên cho văn phòng đại diện. Các doanh nghiệp thông thường đều muốn đặt cho văn phòng đại diện của mình những cái tên thật hay, thật hoành tráng, thật ấn tượng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý đặt tên cho văn phòng đại diện phải phải chú ý đảm bảo các điều kiện sau:

  • Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
  • Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”;
  • Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

 

III. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục mở văn phòng đại diện sẽ phải bắt đầu từ việc chuẩn bị hồ sơ. Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ có sự khác biệt. Hò sơ thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ bao gồm các loại: 

  • Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tư nhân
  • Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 1 TV
  • Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 2 TV trở lên
  • Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần

Chi tiết hồ sơ thành lập văn phòng đại diện như sau:

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với doanh nghiệp tư nhân

  • Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
  • Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân 
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện 
  • 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện.
  • Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân trực tiếp đi nộp) 

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty TNHH 1 thành viên

  • Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
  • Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Chủ sở hữu công ty 
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện 
  • 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện.
  • Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp) 

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty TNHH 2 thành viên

  • Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
  • Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên  
  • Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện 
  • 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện 
  • Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện với công ty cổ phần

  • Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
  • Quyết định thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị  
  • Biên bản họp của Hội đồng quản trị về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
  • Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện 
  • 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện 
  • Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)

IV. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, địa chỉ văn phòng đại diện:

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ phù hợp với loại hình doanh nghiệp, bạn phải ký và đóng dấu đầy đủ vào hồ sơ.

Về địa chỉ văn phòng đại diện, bạn cần lưu ý

  • Địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện công ty không được là nhà tập thể, nhà chung cư (tương tự như trụ sở của công ty).
  • Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện để tránh phát sinh thay đổi địa chỉ khác quận.

Bước 2: Nộp hồ sơ 

Bạn nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở. Bạn có thể nộp trực tiếp hoặc nộp online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Thời hạn giải quyết hồ sơ: 03 ngày làm việc 

Sau 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở sẽ trả lời về hồ sơ của bạn. Sẽ có 02 trường hợp xảy ra:

  • Hồ sơ hợp lệ. Bạn nhận kết quả theo bước 3
  • Hồ sơ chưa hợp lệ: Sở Kế hoạch và Đầu tư ra thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Bạn làm theo thông báo và thực hiện lại từ bước 1

 

Bước 3: Nhận kết quả

Nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ, bạn đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch Đầu tư nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện

Sau khi thành lập văn phòng đại diện thì bạn sẽ cần phải làm thêm một thủ tục, đó là thông báo mẫu dấu của văn phòng đại diện (nếu có)

 

V. Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài hay không

Một câu hỏi được rất nhiều người đặt ra, đó là văn phòng đại diện thì có phải nộp thuế môn bài hay không? 

Thuế môn bài là cái tên thông dụng, chính xác phải gọi là lệ phí môn bài. Đây là một loại phí trực thu và thường là định ngạch để đánh vào giấy phép đăng ký kinh doanh (môn bài) của các doanh nghiệp và hộ kinh doanh gia đình. Thuế môn bài sẽ được thu định kỳ hàng năm và mức thu được phân theo các bậc, dựa theo số vốn khi đăng ký hoặc doanh thu hoạt động kinh doanh của năm kế trước hoặc giá trị gia tăng của năm kinh doanh kế trước tùy theo từng nước và từng địa phương mà các bậc này là khác nhau. Chỉ có các đơn vị phát sinh doanh thu mới phải nộp lệ phí môn bài

Trong khi đó, một đặc điểm cơ bản của văn phòng đại diện là Văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh, cũng như thực hiện các hoạt động khác nhằm mục đích phát sinh lợi nhuận. Như vậy, về bản chất thì văn phòng đại diện sẽ không phải nộp lệ phí môn bài.

Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, ngày 04/10/2016 Quy định về lệ phí môn bài, văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì vẫn thuộc đối tượng nộp thuế môn bài chúng ta có thể xác định rõ ràng câu trả lời cho câu hỏi “văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?”:

  • Trường hợp văn phòng đại diện của Công ty chỉ thực hiện việc giao dịch và xúc tiến thương mại, các công việc hành chính, không thực hiện hoạt động kinh doanh, không tiến hành hoạt động thu – chi tiền thì văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài.
  • Trường hợp văn phòng đại diện của Công ty được ủy quyền thực hiện hoạt động kinh doanh thì văn phòng đại diện phải nộp thuế môn bài theo quy định pháp luật.

Có thể nói quy định này khá “sai” về bản chất của văn phòng đại diện, song tất cả doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ.

Mức lệ phí môn bài của văn phòng đại diện được quy định tại Thông tư 302/2016/TT-BTC như sau:

Điều 4. Mức thu lệ phí môn bài

1. Mức thu lệ phí môn bài đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ như sau:

a) Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 (ba triệu) đồng/năm;

b) Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 (hai triệu) đồng/năm;

c) Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 (một triệu) đồng/năm.

Như vậy, văn phòng đại diện vẫn có thể phải nộp lệ phí lệ phí môn bài.  Và nếu phải nộp thì sẽ là mức cố định 1.000.000 (một triệu) đồng/năm.

 

Khuyến nghị

  1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư doanh nghiệp tại Việt Nam
  2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay