Thủ tục xin cấp mã số vạch cho sản phẩm mỹ phẩm

Ngày nay trong hệ thống các siêu thị khi thực hiện thanh toán bạn có để ý nhân viên thu ngân sẽ quét sản phẩm bằng máy không? Bạn có thắc mắc tại sao máy có thể nhận diện được sản phẩm và giá của từng sản phẩm không? Đó chính là mỗi sản phẩm được gắn một mã số để nhận diện. Đó cũng chính là phương thức mà doanh nghiệp sử dụng để quản lý sản phẩm của mình một cách hiệu quả hơn và nâng cao uy tín với người tiêu dùng. Vậy thủ tục xin cấp mã số mã vạch cho sản phẩm mỹ phẩm như thế nào? Phải trải qua những giai đoạn nào? Cơ quan nào có thẩm quyền?… Để làm rõ những khúc mắc trên hãy cùng Luật sư X tìm hiểu trong nội dung bài viết dưới đây nhé! 

Căn cứ pháp lý

  • Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN về việc ban hành quy định về việc cấp, sử dụng và quản lý mã số mã vạch.
  • Thông tư 232/2016/TT-BTC quy định về phí cấp mã số mã vạch

Nội dung tư vấn

1. Mã số mã vạch cho sản phẩm mỹ phẩm là gì?

Mã số mã vạch là hai khái niệm khác nhau và được giải thích rõ trong quy định tại khoản 1, 2 Điều 3 Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN:

Điều 3. Giải thích từ ngữ

  • Mã số là một dãy các chữ số dùng để phân định vật phẩm, địa điểm, tổ chức.
  • Mã vạch là một dãy các vạch thẫm song song và các khoảng trống xen kẽ để thể hiện mã số sao cho máy quét có thể đọc được.

Mỹ phẩm là những chất hoặc sản phẩm được dùng để trang điểm hoặc thay đổi diện mạo hoặc mùi hương cơ thể người. Nó thường được dùng để bôi thoa vào cơ thể người nhằm tẩy sạch, tô điểm, tăng cường độ thu hút hoặc thay đổi diện mạo mà không ảnh hưởng đến cấu trúc hoặc chức năng của cơ thể. Ngoài ra, nhiều mỹ phẩm được thiết kế để sử dụng cho mặt và tóc.

Có thể hiểu đơn giản đăng ký mã vạch cho sản phẩm là việc tổ chức, cá nhân đăng ký với cơ quan nhà nước Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) để được cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số mã vạch cho dòng sản phẩm mỹ phẩm. Từ đó, tổ chức, cá nhân tiến hành đưa mã số mã vạch vào in trên từng sản phẩm để sử dụng.

2. Vì sao cần đăng ký mã số mã vạch sản phẩm?

Việc gắn mã số mã vạch trên sản phẩm không làm ảnh hưởng đến việc lưu thông hàng hóa trên thị trường. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên đăng ký mã số mã vạch sản phẩm mỹ phẩm vì những lí do sau:

  • Đăng ký mã số mã vạch trên hàng hóa khiến cho khách hàng tin tưởng lựa chọn, sử dụng hàng hóa đó hơn;
  • Đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm thì hàng hóa đó mới được phân phối rộng rãi trong các siêu thị, trung tâm thương mại…;
  • Việc đăng ký mã số mã vạch khiến cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, quản lý hàng hóa cũng như sắp xếp hàng hóa một cách dễ dàng hơn;
  • Đăng ký mã số mã vạch cũng nhằm phục vụ cho việc xuất khẩu hàng hóa dễ dàng hơn.
  • Ngoài ra sản phẩm mỹ phẩm là sản phẩm mang tính nhạy cảm nên người tiêu dùng sẽ lựa chọn cân nhắc thật kỹ và việc xin cấp mã số mã vạch cho mỹ phẩm cũng chính là cơ sở thể hiện rằng sản phẩm này có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng và được cấp mã số mã vạch riêng. Vì vậy sự lựa chọn và tin dùng của người tiêu dùng cao hơn.

Từ những lý do trên doanh nghiệp nên đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm mỹ phẩm, điều này vừa giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa khoa học, dễ dàng; tạo được niềm tin của người tiêu dùng và tránh sự kiểm tra gây khó dễ của cơ quan nhà nước.

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp mã số mã vạch cho sản phẩm mỹ phầm

Mọi cá nhân tổ chức muốn được sử dụng mã số mã vạch sẽ phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký theo quy định. Hồ sơ bao gồm các tài liệu, giấy tờ sau:

  • 01 Bản đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo mẫu quy định tại Phụ lục I của Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN;
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, thương mại hoặc bản sao Quyết định thành lập đối với các tổ chức khác;
  • Bảng Đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã GTIN theo mẫu quy định tại Phụ lục II của Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN;
  • Phiếu đăng ký thông tin cho cơ sở dữ liệu của GS1 Việt Nam (Mạng GEPIR) theo mẫu quy định tại Phụ lục III của Quyết định số 15/2006/QĐ-BKHCN;

Hồ sơ chính là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định chấp thuận hay không. Vì thế bạn cần chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ giấy tờ, chính xác thông tin theo những tài liệu trên.

4. Trình tự thực hiện xin cấp mã số mã vạch cho sản phẩm mỹ phẩm

Quy trình đăng ký mã vạch cho sản phẩm được quy định cụ thể trong Quyết định 15/2006/QĐ-BKHCN như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Trong bước đầu tiên này bạn chỉ cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác như trên.

Bước 2: Gửi hồ sơ đến cơ quan chức năng

Khi đã có bộ hồ sơ hoàn chỉnh bạn có thể lựa chọn cách thức nộp hồ sơ:

  • Nộp trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ theo chỉ định của Tổng cục đo lường chất lượng.
  • Nộp hồ sơ thông qua đường bưu điện.(địa chỉ: số 8 Đường Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam).

Bước 3: Xem xét hồ sơ

Cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ sẽ tiếp nhận và xử lý sơ bộ hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch

Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải chuyển hồ sơ đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Bước 4: Thẩm định hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký mã vạch

Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tiến hành thẩm định hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch:

  • Nếu hồ sơ hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp mã số; vào sổ đăng ký, lưu vào ngân hàng mã số quốc gia và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
  • Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị tổ chức/doanh nghiệp hoàn thiện.

Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch được gửi cho tổ chức/doanh nghiệp sử dụng MSMV thông qua các tổ chức tiếp nhận hồ sơ trong thời hạn không quá 10 ngày, kể từ ngày được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp.

Bước 5: Hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch

Tổ chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức/doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch tuân thủ các quy định về sử dụng mã số mã vạch theo quy định pháp luật.

Khi thực hiện thủ tục xin cấp mã số mã vạch cho sản phẩm mỹ phẩm thì chắc hẳn chúng ta đều quan tâm tới chi phí thực hiện. Theo quy định tại Thông tư 232/2016/TT-BTC quy định về mức phí cấp mã số mã vạch cho sản phẩm mỹ phẩm cụ thể như sau:

  • Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng) 1.000.000 đồng
  • Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN) 300.000
  • Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8) 300.000

Mức thu phí đăng ký (xác nhận) sử dụng mã số mã vạch nước ngoài

  • Hồ sơ có ít hơn hoặc bằng 50 mã sản phẩm 500.000 đồng/hồ sơ
  • Hồ sơ trên 50 mã sản phẩm 10.000 đồng/mã
  • Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)

Sử dụng mã doanh nghiệp GS1

  • Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100 số vật phẩm) 500.000
  • Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 1.000 số vật phẩm) 800.000
  • Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 10.000 số vật phẩm) 1.500.000
  • Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100.000 số vật phẩm) 2.000.000
  • Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN) 200.000
  • Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8) 200.000

Trường hợp tổ chức, cá nhân được nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch sau ngày 30 tháng 6 nộp 50% (năm mươi phần trăm) mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch theo quy định nêu trên.

5. Những lưu ý khi thực hiện thủ tục xin cấp mã số mã vạch cho sản phẩm mỹ phẩm

Để có thể thực hiện thủ tục nhanh chóng và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật sau khi được cấp mã số mã vạch bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

Thứ nhất, trong quá trình chuẩn bị hồ sơ cần đảm bảo các tài liệu đã đầy đủ, đảm bảo thông tin chính xác và thống nhất với nhau, điền thông tin vào các đơn theo mẫu chuẩn xác nhất. Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ đủ nên tiến hành rà soát và kiểm tra lại hồ sơ để tránh tình trạng mất thời gian do hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung từ phía cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy khâu chuẩn bị hồ sơ tưởng chừng đơn giản nhưng lại là phức tạp nhất nếu bạn không chuẩn bị kỹ càng.

Thứ hai, người có yêu cầu cần chú ý về mặt thời gian giải quyêt để đảm bảo quyền lợi của mình, tránh tình trạng hồ sơ bị bỏ quên và không được giải quyết, ảnh hưởng đến các hoạt động khác. Trong trường hợp quá thời hạn mà hồ sơ không được giải quyết thì bạn có thể xem xét trao đổi trực tiếp với nơi tiếp nhận hồ sơ, nếu không giải quyết được thì có thể tiến hành khiếu nại do không thực hiện đúng nhiệm vụ theo quy định pháp luật. Vì vậy vấn đề thời hạn giải quyết cần hết sức lưu tâm.

Thứ ba, về các chi phí: khi nộp hồ sơ bạn sẽ phải nộp một mức nhất định theo bảng trên, nó được coi như là điều kiện để tiến hành xem xét và thẩm định hồ sơ, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch. Đồng thời khi đã được cấp giấy chứng nhận thì bạn phải lưu ý nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch cho năm đầu tiên theo quy định ở trên (năm được cấp mã số mã vạch); các năm tiếp theo, thời hạn nộp phí chậm nhất là ngày 30 tháng 6 hàng năm.

Như vậy thủ tục xin cấp mã số mã vạch cho sản phẩm mỹ phẩm cũng cần phải tuân thủ theo trình tự nhất định, tuy nhiên nó không khó nếu có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, nếu bạn không có nhiều thời gian cũng như để hạn chế rủi ro trong quá trình thực hiện thì có thể nhờ đến sự hỗ trợ của luật sư chúng tôi.

Hy vọng bài viết hữu ích đối với bạn!

Khuyến nghị

  1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư pháp lý tại Việt Nam.
  2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.