Trình tự chốt sổ BHXH giành cho người độc thân theo luật hiện hành

Tham gia bảo hiểm xã hội là một trong những quyền lợi mà người lao động được hưởng khi làm việc theo hợp đồng lao động và khi tham gia đóng bảo hiểm xã hội thì người lao động sẽ được cấp sổ bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì người lao động phải chốt sổ bảo hiểm xã hội. Tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư X để biết trường hợp lao động được chốt sổ bảo hiểm xã hội và thủ tục chốt sổ mới nhất 2019.

Căn cứ:

  • Luật lao động 2012
  • Luật bảo hiểm xã hội 2014
  • Các văn bản pháp luật liên quan

Nội dung tư vấn

1. Khi nào thì người lao động được chốt sổ bảo hiểm xã hội:

Khi  tham gia đóng bảo hiểm xã hội thì người lao động sẽ được cấp sổ bảo hiểm xã hội để ghi nhận quá trình tham gia của mình. Đồng thời, sổ bảo hiểm xã hội cũng là cơ sở để cho cơ quan bảo hiểm xã hội theo dõi quá trình tham gia đóng bảo hiểm xã hội của người lao động, để từ đó, người lao động sẽ được hưởng những quyền lợi tương ứng với thời gian tham gia và số tiền đã đóng.

Người lao động chỉ được tiến hành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội khi thuộc một trong các trường hợp sau:

  • Người lao động nghỉ việc tại doanh nghiệp
  • Doanh nghiệp phá sản và không còn đóng bảo hiểm xã hội.

2. Ai có trách nhiệm chốt sổ  bảo hiểm xã hội:

Theo quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể Điều 47 Luật lao động 2012 và Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về người có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động


3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.

Điều 21. Trách nhiệm của người sử dụng lao động

1. Lập hồ sơ để người lao động được cấp sổ bảo hiểm xã hội, đóng, hưởng bảo hiểm xã hội.

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Như quy định ở trên, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt sổ và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật. Theo đó, trong trường hợp thông thường thì người lao động không thể tự chốt sổ bảo hiểm xã hội mà phải thông qua người sử dụng lao động. Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp phá sản và giải thể không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì người lao động có thể lên cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi mà doanh nghiệp đã đóng bảo hiểm để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm.

3. Trình tự thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động mới nhất 2019:

Trường hợp 1: người sử dụng chốt sổ bảo hiểm cho người lao động

Bước 1: Doanh nghiệp thực hiện thủ tục báo giảm lao động khi người lao động nghỉ việc

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

  • Phiếu giao nhận hồ sơ 
  • Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
  • Bảng kê thông tin (nếu có)
  • Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, thuyên chuyển, nghỉ việc hưởng chế độ hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc vừa hết hạn.

Người sử dụng lao động nộp hồ sơ báo giảm lao động trực tiếp tại cơ quan Bảo hiểm xã hội hoặc nộp trực tuyến trên mạng tại trang web https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn

Thời hạn hoàn tất thủ tục báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan bảo hiểm xã hội nhận được hồ sơ hợp lệ

Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

Sau khi hoàn thành bước 1 thì người sử dụng lao động sẽ thực hiện bước 2 là thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm cho người lao động. Để thực hiện thủ tục này thì người sử dụng lao động cần chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội gồm những giấy tờ sau:

  • Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động theo mẫu sổ cũ hoặc tờ rời bảo hiểm xã hội theo mẫu sổ mới, trường hợp người lao động đã tham gia Bảo hiểm xã hội nhiều lần thì chuẩn bị các bìa rời sổ Bảo hiểm xã hội (nếu có).
  • Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế 

Người sử dụng lao động có thể nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc nộp trực tuyến tại trang web: https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn

Đồng thời người sử dụng lao động phải chú ý rằng trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội để người sử dụng lao động có thể tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội ở đơn vị mới, chậm nhất là đến 30 ngày khi người lao động nghỉ việc tại công ty. Và khi công ty chốt sổ chậm thì có thể bị phạt, cụ thể mức phạt được quy định tại Nghị định 88/2015/NĐ-CP như sau:

7. Sửa đổi, bổ sung Điều 8 như sau:

“Điều 8. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động

1. Phạt tiền người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Sửa đổi quá một lần thời hạn hợp đồng lao động bằng phụ lục hợp đồng lao động hoặc khi sửa đổi thời hạn hợp đồng lao động bằng phụ lục hợp đồng lao động làm thay đổi loại hợp đồng lao động đã giao kết; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền bồi thường cho người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Theo đó, chậm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 1.000.000 – 20.000.000 đồng tùy thuộc vào số lượng người lao động không được chốt sổ.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp phá sản và người lao động tự chốt sổ bảo hiểm xã hội

Như nói ở trên, trong trường hợp doanh nghiệp phá sản và giải thể không chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì người lao động có thể lên cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi mà doanh nghiệp đã đóng bảo hiểm để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm. Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội của người lao động tự chốt cũng tương tự như hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp nhưng phải kèm theo đơn đề nghị và bản giải trình. Cụ thể, hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

  • Đơn đề nghị chốt sổ BHXH 
  • Văn bản giải trình (trình bày ngắn gọn quá trình tham gia BHXH tại công ty, giải thích lý do để chốt sổ BHXH …)
  • Sổ BHXH (+ các tờ rời, nếu có)
  • Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT 
  • Quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ liên quan đến việc giải thể, phá sản của doanh nghiệp cũ (nếu có).
  • Bản sao Chứng minh nhân dân, hoặc thẻ căn cước công dân.

Sau đó nộp hồ sơ tại cơ quan bảo hiểm xã hội quận/huyện nơi mà doanh nghiệp đã đóng bảo hiểm.

Hy vọng bài viết có ích cho bạn!

Khuyến nghị

  1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư tranh tụng tại Việt Nam
  2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay