Với sự phát triển công nghệ hiện đại theo xu hướng 4.0, việc điện tử hóa các loại giấy tờ viết tay nay đã không còn xa lạ. Thay vì mẫu giấy viên tay về thông tin sản phẩm, giá tiền, bên bán , bên mua,…mất thời gian như trước, giờ đây, chỉ một cái click chuột, một hóa đơn “chi tiết nhất có thể” đã có thể hoàn thành trong vòng 5s. Pháp luật quy định đây là Hóa đơn điện tử. Hãy cùng luật sư X tìm hiểu về vấn đề này nhé!
Căn cứ:
- Luật thương mại 2015
- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP
- Thông tư 32/2011/TT-BTC
Nội dung tư vấn
1/ Hóa đơn điện tử là gì?
Hiểu theo một cách đơn giản, Hóa đơn điện tử là một chứng từ trên phương tiện điện tử như máy tính, điện thoại,… chứa đựng các thông tin về hàng hóa, cung ứng dịch vụ mà có thể lập, gửi, nhận và lưu trữ. Quy định cụ thể tại Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC:
Điều 3: Hóa đơn điện tử:
1. Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.
Tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử phải được cấp mã số thuế. Khi bán những hàng hóa, dịch vụ thì hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đó và phả được lưu trữ trên máy tính.
Tùy theo từng loại hàng hóa, tính chất hóa đơn,.. mà Hóa đơn điện tử có rất nhiều loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
2. Điều kiện và nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Không phải tổ chức nào cũng được sử dụng hóa đơn điện tử và cũng không phải sử dụng như thế nào cũng được. Tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các điều kiện tối thiểu về năng lực pháp lý, trang thiết bị vận hành, đội ngũ nhân viên sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử,….. Quy định này được nêu rõ tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC
Điều 4: Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hoá đơn điện tử
2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn
Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng phải tuân theo nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo được quyền lợi của các chủ thể liên quan trong việc tiếp nhận thông tin bán hàng qua hóa đơn điện tử.
Thứ nhất, trách nhiệm thông báo: Người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua).
Thứ hai, đảm bảo tính vẹn toàn và bảo mật liên quan đến hóa đơn điện tử. Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.
3. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 1 Thông tư 32/2011/TT-BTC
Bước 2: Doanh nghiệp gửi quyết định áp dụng hóa đơn điện tử trên cho cơ quan quản lý, trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế theo mẫu 2 Thông tư 32/2011/TT-BTC
Bước 3: Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế.
Trên đây là tất cả các quá trình để khai báo hóa đơn điện tử. Việc thực hiện quá trình khai báo trên giúp bạn hợp pháp hóa trong việc sử dụng hóa đơn điện tử trong việc kinh doanh của mình.
Hy vọng bài viết có ích cho bạn.
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay 0833102102
