Thuê “văn phòng ảo” là giải pháp tiết kiệm chi phí được rất nhiều doanh nghiệp mà chủ yếu là các nhỏ và vừa hoặc doanh nghiệp khởi nghiệp. Tuy là hoạt động rất phổ biến nhưng đây cũng đồng thời là hoạt động gây nhiều tranh cãi về tính pháp lý.Qua bài viết này, hãy cùng LSX tìm hiểu nhé!
LSX xin đưa ra ý kiến tham khảo như sau
Căn cứ:
- Luật doanh nghiệp 2014
- Nghị định 50/2016/NĐ-CP
- Luật quản lý thuế năm 2016
Nội dung tư vấn:
1. Thuê văn phòng ảo là hoạt động phổ biến
Trong những năm gần đây, kinh tế Việt Nam liên tục phát triển cùng với đó là phong trào khởi nghiệp cũng rất mạnh mẽ. Đối với những công ty khởi nghiệp hoặc công ty vừa và nhỏ, việc tiết kiệm chi phí là một tiêu chí hàng đầu trong tổ chức hoạt động. Do đó, hình thức thuê văn phòng, không gian chung (Co-working) trên những Sàn làm việc rất được ưu chuộng. Việc làm này không những giúp tiết kiệm chi phí mà còn giúp doanh nghiệp này tận dụng được những tiện ích văn phòng có sẵn như in ấn, trà nước, lễ tân…, ngoài ra, việc tiếp xúc với những doanh nghiệp khác cùng Sàn làm việc cũng đem lại nghiều cơ hội mở rộng quan hệ đối tác hay tìm kiếm khác hàng.
Thuê văn phòng ảo có nghĩa rằng công ty chỉ mượn địa chỉ để đăng ký thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mà thậm chí không hoạt động doanh nghiệp thực tế tại địa điểm nói trên bởi lẽ địa điểm hoạt động của doanh nghiệp đôi khi nằm tại nhà chung cư, khu tập thể mà không thể đăng ký kinh doanh tại đó.
2. Các hình thức thường gặp
Có hai hình thức thuê văn phòng tại những sàn làm việc thường gặp đó là:
- Thuê thực tế (chia sẻ không gian làm việc): Tức là công ty thuê một khoảng không gian làm việc nhất định và có người làm việc thực tế tại sàn.
- Thuê văn phòng ảo: Tức là không thuê không gian thực tế mà chỉ thuê thông tin địa chỉ văn phòng để làm thủ tục đăng ký kinh doanh và treo biển tên mà thôi.
Hình thức văn phòng ảo như đã nói là đặt địa chỉ ”ảo” tại nơi đã thuê và kinh doanh thực tế tại một nơi khác.
3. Tính pháp lý với mỗi trường hợp
Trường hợp thuê văn phòng thực tế (chia sẻ không gian làm việc): Đây là hoạt động hết sức bình thường và hoàn toàn phù hợp với quy định của pháp luật. Vì pháp luật về doanh nghiệp không hề hạn chế số lượng doanh nghiệp hoạt động tại cùng một địa điểm. Chỉ cần doanh nghiệp này đảm bảo không gian làm việc là đủ điều kiện đặt trụ sở công ty.
Trường hợp thuê “văn phòng ảo”: Đây là hoạt động gây nhiều tranh cãi vì ngoài việc đem đến nhiều lợi ích thì cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và do đó rất dễ bị xử phạt hành chính.
4. Mức xử phạt khi thuê văn phòng ảo
Như đã nói, hình thức thuê văn phòng ảo là hình thức mà hiện đang gây nhiều trang cãi, tuy nhiên pháp luật quy định rằng:
- Doanh nghiệp phải hoạt động tại địa điểm trụ sở đã đăng ký kinh doanh
- Việc mở địa điểm kinh doanh mới phải thông báo với Sở kế hoạch
Thuê văn phòng ảo thực chất là đặt địa điểm ở một nơi và kinh doanh ở một nơi. Do đó rất dễ sẽ bị kiểm tra và xử phạt hành chính từ các cơ quan nhà nước:
- Phạt 10 – 15 triệu: khi không kê khai địa điểm trung thực (Điều 24 Nghị định 50/2016/NĐ-CP)
- Phạt 5 – 10 triệu: khi không khai báo địa điểm kinh doanh mới (Điều 35 Nghị định 50/2016/NĐ-CP)
- Khi bị cơ quan thuế kiểm tra thì rất dễ bị hình thức xử phạt là đóng mã số thuế (Điều 30 Nghị định 39/2014/NĐ-CP)
Hi vọng, bài viết sẽ có ích cho các bác!
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư doanh nghiệp tại Việt Nam
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay 0833102102
