Hóa đơn điện tử là gì? Tại sao phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Đi mua hàng, ta thường thấy các tờ hóa đơn giấy màu đỏ được chủ cửa hàng ghi lại đầy đủ thông tin giá tiền sản phẩm nhằm cung cấp thông tin mua bán hàng hóa. Tuy nhiên còn một loại hóa đơn nữa là hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử là gì, tại sao chúng ta cần dùng hóa đơn điện tử?

Căn cứ:
 

  • Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Nội dung tư vấn

1. Hóa đơn điện tử là gì?
Trước hết, hóa đơn là một loại chứng từ kế toán theo quy định của luật kế toán nhằm ghi nhận thông tin bán các mặt hàng hóa về số lượng, sản phẩm, chi phí hoặc ghi nhận thông tin về việc cung cấp dịch vụ do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đó lập ra để kê khai với cơ quan nhà nước. 
Theo đó thì hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử bằng phương tiện điện tử, được in ra cho khách hàng, đồng thời gửi thông tin về cho các cơ quan thuế có thẩm quyền, kể cả hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Bao gồm hai loại:

  • Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. 
  • Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
  • Hai loại hóa đơn trên bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Các thông tin trên được quy định tại Điều 3 nghị định số 119/2018/NĐ-CP, cụ thể như sau:

Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
4. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

 

2. Tại sao phải sử dụng hóa đơn điện tử?
Hiện nay, hóa đơn điện tử, loại có mã của cơ quan thuế đang được nhiều các doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước sử dụng để thay thế hóa đơn giấy bởi một số lí do và lợi ích sau đây:

Về phía pháp luật:

Theo khoản 2 Điều 3 nghị định 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử sẽ chính thức thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy từ ngày 01/11/2020. 

Điều 35. Hiệu lực thi hành       

2. Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.

 

Về phía doanh nghiệp:

  • Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian.

Để sử dụng hóa đơn giấy thì doanh nghiệp có thể phải đăng ký mẫu sử dụng hóa đơn và chờ đợi xưởng in 1 khoảng thời gian.
Trong khi đối với hóa đơn điện tử khi xác thực tạo lập xong sẽ được gửi lên cơ quan thuế để lấy mã số xác thực, doanh nghiệp chỉ phải chờ đợi một ngày sẽ có thể sử dụng mẫu hóa đơn mới và không cần làm báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn. 
Hóa đơn điên tử cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế, giảm thời gian lập tờ khai thuế.
Tra cứu nguồn gốc hóa đơn dẽ dàng nhờ mã số xác thực do cơ quan thuế cấp ghi trên mỗi hóa đơn.

  • Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thực hiện.

Chỉ cần máy có kết nối internet, 1 kế toán viên với phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí không đáng có bao gồm chi phí ín ấn, chuyển phát, lưu trữ và các chi phí phát sinh khác.

  • Hóa đơn điện tử xác thực chống nạn hóa đơn giả.

Nếu không may mất hóa đơn thì sẽ tốn rất nhiều thời gian công sức khai báo và hoàn thiện lại, trong khi hóa đơn điện chỉ cần một vài thao tác xác thực cùng với mã số hóa đơn sẽ có thể dễ dàng khôi phục lại so với ban đầu.

 

Về phía khách hàng:

Khách hàng có thể nhận biết được hóa đơn thật giả khi tra cứu mã số xác thực của hóa đơn trên trang web của cơ quan thuế, đồng thời củng cố niềm tin với doanh nghiệp.

 

Về phía cơ quan thuế:

Việc thanh tra hóa đơn điện tử sẽ dễ dàng hơn và hạn chế được hành vi gian lận trong thông báo hóa đơn, trốn thuế của doanh nghiệp.
 

3. Tra cứu hóa đơn điện tử tại đâu?
Bước 1: Truy cập website tra cứu thông tin hóa đơn của Thuế nhà nước tại đây.  
Bước 2: Chọn mục “Thông tin hóa đơn, biên lai” rồi chọn “Hóa đơn”, chọn “Tra cứu một hóa đơn”.
Bước 3: Bạn đang cầm trên tay sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để điền vào các mục, sau khi đầy đủ thông tin, bạn bấm nút “Tìm kiếm” để được trả về kết quả.   
Mong bài viết hữu ích cho bạn đọc!

 

Khuyến nghị

  1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ Đăng ký kinh doanh tại Việt Nam
  2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay