Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp luôn luôn đứng trước thách thức phải đổi mới, sáng tạo để đem đến những giá trị mới cho khách hàng và không lâm vào cảnh tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh. Trong đó, một số sự thay đổi về máy móc thiết bị, cách thức bán hàng hoặc thay đổi trong cơ cấu đội ngũ nhân sự thì doanh nghiệp không cần phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, có những thay đổi liên quan tới những thông tin quan trọng của doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với cơ quan chức năng có thẩm quyền. Trong năm 2018, thống kê từ Sộ kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội đã tiến hành xử phạt hơn 500 doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh khi có những thông tin sai lệch so với đăng ký kinh doanh. Mà ở con số đó, các doanh nghiệp của huyện Đông Anh chiến tới hơn 10%. Do vậy, thông qua bài viết sau, Luật sư X sẽ trình bày chi tiết các bước đăng ký thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại huyện Đông Anh để giúp cho quy doanh nghiệp tránh được những chế tài xử phạt khi không kịp thời đăng ký thay đổi thông tin.
Căn cứ:
- Luật doanh nghiệp 2014
- Nghị định 78/2015/NĐ-CP
- Nghị định 108/2018/NĐ-CP
Nội dung tư vấn
1. Những thay đổi nào thì phải thông báo và đăng ký với cơ quan chức năng
Tuy mỗi ngành nghề, lĩnh vực có những quy định cụ thể khác nhau về điều kiện kinh doanh. Nhưng để doanh nghiệp được chính thức thành lập và đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp đề phải thực hiện thủ tục xin cấp 2 loại giấy Giấy chứng nhân đăng ký doanh nghiệp và Giấy phép kinh doanh ( đối với một số ngành nghề). Thông qua 2 loại giấy tờ nêu trên, cơ quan nhà nước có thẩm quyền ra quyết định công nhận và cho phép doanh nghiệp được hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời, cơ quan quản lý về doanh nghiệp cũng căn cứ dựa trên những thông tin được đăng ký và lưu trữ trên hệ thống dữ liệu về doanh nghiệp để quản lý các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và truy thu, kịp thời xử lý các sai phạm liên quan.
Do vậy, khi doanh nghiệp phát sinh sự thay đổi những thông tin được ghi trong 2 loại giấy tờ nêu trên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với cơ quan có thảm quyền. Hiện nay, trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định một số thông tin như sau:
1. Tên Tiếng Việt, tên Tiếng Anh, tên viết tắt của Công ty
2. Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
3. Vốn điều lệ của doanh nghiệp
4. Thành viên Công ty TNHH.
5. Thay đổi loại hình doanh nghiệp
Bên cạnh đó, những nội dung ghi trong Giấy phép kinh doanh bao gồm:
2. Thông tin về người quản lý doanh nghiệp
3. Thông tin đăng ký thuế
Như vậy, để đảm bảo công ty hoạt động tuân thủ theo quy định pháp luật, khi có những sự thay đổi về các thông tin nêu trên, doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin. Tuy nhiên, việc đăng ký thay đổi cũng phải đản bảo trong thời hạn nhất định.
2. Thời hạn để đăng ký thay đổi
Căn cứ theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014, những khi doanh nghiệp thay đổi những thông tin nêu trên thì trong thời gian là 10 ngày kể từ khi có những sự thay đổi thì doanh nghiệp phải thực hiện những thủ tục đăng ký thay đổi hoặc phải thông báo việc đăng ký thay đổi. Nếu không thực hiện đúng theo quy định này, doanh nghiệp nhiều khả năng sẽ phải chịu những chế tài xử phạt theo quy định pháp luật.
3. Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp trên địa bàn huyện Đông Anh
Hiện nay theo chủ trương cải cách ứng dụng công nghệ thông tin vào các thủ tục hành chính, thành phố Hà Nội đã quy định 100% các hoạt động liên quan tới thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thay đổi kinh doanh,… đều phải thực hiện đăng ký online trước. Sau đó khi xét duyệt nếu được chấp thuận thì doanh nghiệp mới photo bản cứng của các loại giấy tờ trong bộ hồ sơ đã nộp online đem trực tiếp tới Phòng đăng ký kinh doanh nộp để nhận kết quả. Đây được xem là một bước cải tiến mang tính tích cực cho cả phía chính quyền và phía doanh nghiệp. Khi Phòng đăng ký kinh doanh giảm tải được phần nào số lượng hồ sơ tiếp nhận trực tiếp các thủ tục hành chính, tinh giảm đáng kể chi phí cho cơ quan. Qua cơ chế này, có thể thấy các doanh nghiệp trên địa bàn những huyện ngoại ô như Đông Anh chính là người được hưởng lợi nhiều nhất. Việc thực hiện đăng ký kinh doanh và thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức khi không phải cất công nhiều lần tới trực tiếp Phòng đăng ký kinh doanh để nộp, bổ sung hồ sơ và nhận kết quả
Như vậy, các doanh nghiệp thay đổi đăng ký kinh doanh trên địa bàn huyện Đông Anh cần lưu ý thực hiện các bước sau:
Giai đoạn 1: Đăng ký thay đổi online trên website https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 1: Đăng nhập tài khoản
Truy cập vào trang thông tin điện tử đăng ký doanh nghiệp quốc gia tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Đăng nhập vào tài khoản, có thể chọn 1 trong 2 cách sau:
- Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh
Nếu trường hợp anh/chị chưa có tài khoản của thì có thể click vào nút Đăng ký để đăng ký tài khoản mới rất nhanh chóng và thuận tiện.
- Sử dụng chữ ký số công cộng
Bước 2: Chọn hình thức đăng ký
Chọn hình thức đăng ký : Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Bước 3: Chọn doanh nghiệp để đăng ký thay đổi
Nhập Mã số doanh nghiệp hoặc Mã số nội bộ để tìm doanh nghiệp để hiển thị thông tin về doanh nghiệp
Bước 4: Chọn loại đăng ký thay đổi
Chọn – Thay đổi nội dung ĐKDN
Bước 5: Chọn tài liệu đính kèm
Tải tài liệu đính kèm: Tài liệu đính kèm được scan, có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu, có đầy đủ chữ ký số theo quy định của văn bản điện tử. Hồ sơ đính kèm phải gồm đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo quy định của từng loại thay đổi. Thành phần của từng bộ hồ sơ đăng ký thay đổi sẽ có những sự khác nhau nhất định, cụ thể thư sau:
Thành phần hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp bao gồm:
– Thông báo thay đổi
– Biên bản họp về việc thay đổi tên doanh nghiệp (đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên)
– Quyết định thay đổi tên công ty
– Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.
– Giấy đề nghị công bố thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Thành phần hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở bao gồm:
– Thông báo thay đổi địa chỉ công ty
– Biên bản họp về việc đổi địa chỉ trụ sở (đối với công ty cổ phần, công ty hợp danh và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên)
– Quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
– Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ – trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
– Thông báo về việc sử dụng con dấu mới – nếu con dấu cũ có khắc địa chỉ công ty
Thành phần hồ sơ thay đổi vốn điều lệ bao gồm:
– Thông báo thay đổi vốn điều lệ có chữ ký của người đại diện theo pháp luật
– Quyết định về việc thay đổi vốn điều lệ
– Bản sao biên bản họp về việc tháy đổi vốn điều lệ
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế.
– Xuất trình bản chính Giấy Chứng nhận Đăng ký kinh doanh hoặc bản chính Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế.
Thành phần hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
– Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật mới (lưu ý thời hạn của các giấy tờ này hiện còn giá trị sử dụng);
– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
– Biên bản họp công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
– Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
– Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế;
– Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho Công ty luật Việt An thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Thành phần hồ sơ thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
– Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh;
– Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh được ban hành bởi chủ sở hữu, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị,….
Lưu ý: Trong năm 2019, khi doanh nghiệp thực hiện bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp được quyền đăng ký bổ sung trước sau đó khi doanh nghiệp chính thức thực hiện đảm bảo các điều kiện kinh doanh hoặc xin giấy phép con liên quan đến điều kiện kinh doanh cụ thể. Đối với ngành nghề kinh doanh yêu cầu chứng chỉ hành nghề doanh nghiệp phải đảm bảo trong quá trình hoạt động có đủ chứng chỉ hành nghề (nếu không là thành viên công ty cần lưu kèm Hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm chức danh tương ứng và hồ sơ nhân sự của người lao động theo quy định của pháp luật lao động).
Đối với ngành nghề kinh doanh yêu cầu vốn pháp định doanh nghiệp phải đăng ký vốn điều lệ công ty bằng hoặc lớn hơn vốn pháp định cho lĩnh vực hoạt động có trong đăng ký kinh doanh. Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 doanh nghiệp không phải chứng minh vốn pháp định, vốn điều lệ đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện về vốn khi thành lập công ty cũng như khi thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh;
Thay đổi do chuyển nhượng, bổ sung thành viên, cổ đông trong doanh nghiệp
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tăng vốn điều lệ do chuyển nhượng vốn góp gồm:
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
– Bản sao Biên bản họp của hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên;
– Quyết định của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị, chủ sở hữu;
– Hợp đồng chuyển nhượng và biên bản thanh lý hợp đồng trong trường hợp chuyển nhượng vốn góp, cổ phần hoặc giấy tờ xác nhân việc góp vốn của thành viên mới;
– Giấy chứng thực cá nhân của thành viên mới;
– Văn bản của Sở Kế hoạch và Đầu tư chấp thuận việc góp vốn, mua cổ phần của nhà đầu tư nước ngoài khi góp vốn, mua cổ phần các công ty kinh doanh ngành nghề có điều kiện đối với nhà đầu tư nước ngoài hoặc nắm giữ 51% tổng vốn điều lệ của tổ chức kinh tế.
Bước 6: Hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên mạng
Sau khi người nộp hồ sơ/người đăng kýhoàn thành, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và được tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ. Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị 02 bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ/người đăng ký
Bản xem trước hồ sơ bao gồm các thông tin của hồ sơ đã nộp => Nhấn nút để tạo bản in.
Xem và in giấy biên nhận.
Sau khi đăng ký nộp thành công thì người nộp Hồ sơ có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ; Sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Giai đoạn 2: In bản cứng và tới nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh.
Sau khi nhận được thông báo về việc hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ và được chấp thuận thay đổi. Doanh nghiệp phải in những giấy tờ đang tồn tại dưới dạng file dữ liệu thành bản cứng. Tiếp đó sẽ đem bộ hồ sơ này tới nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu từ thành phố Hà Nội có địa chỉ tại Tầng 3 – Nhà B10A – Nam Trung Yên – Hà Nội.
Sau khi nộp hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận thay đổi thông tin doanh nghiệp đối với trường hợp đăng ký thay đổi ngành nghề kinh doanh hoặc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong trường hợp thay đổi những thông tin ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ như Tên công ty; Vốn điều lệ; Địa chỉ trụ sở công ty và người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu,….
Để hoàn thiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện việc thông báo những thông tin đã được thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là một thủ tục bắt buộc khi thay đổi những thông tin quan trọng đối với doanh nghiệp.
4. Những lưu ý liên quan tới thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh
– Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
– Khi doanh nghiệp muốn thay đổi tên công ty thì doanh nghiệp ngoài việc thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ đăng ký doanh nghiệp doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, in ấn lại hóa đơn VAT, thông báo việc thay đổi với các cơ quan liên quan như: thuế, ngân hàng, bảo hiểm, đối tác, bạn hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc thay đổi giấy phép con,… (nếu doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực kinh doanh có điều kiện sau đăng ký kinh doanh).
– Lưu ý quan trong để tranh việc phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu khi thay đổi địa chỉ của công ty. Đó là đối với con dấu khắc mới theo quy định pháp luật doanh nghiệp hiện hành doanh nghiệp không nên khắc quận của trụ sở công ty lên con dấu để tránh sau này có sự thay đổi lại phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu pháp nhân công ty.
– Căn cứ theo Thông tư 47/2019/TT-BTC thì việc thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng hiện nay sẽ không mất bất kỳ khoản phí nào.
Hy vọng bài viết có ích đối với quý độc giả
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về pháp luật doanh nghiệp tại Việt Nam
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay
