Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại huyện Mê Linh

Khi đề cập tới một doanh nghiệp, ngoài những thủ tục liên quan đến thành lập doanh nghiệp, thủ tục tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp, thủ tục giải thể doanh nghiệp, thủ tục thành lập chi nhánh của doanh nghiệp thì bên cạnh đó, thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp cũng được nhiều người quan tâm. Vậy thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện như thế nào và đối với ở huyện Mê Linh thì có những điểm gì đáng lưu ý? Hãy tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư X.

Căn cứ pháp lý

  • Luật Doanh nghiệp 2014
  • Nghị định 78/2015/NĐ-CP
  • Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 78/2015/NĐ-CP

Nội dung tư vấn

1. Tình hình thay đổi đăng ký kinh doanh hiện nay của huyện Mê Linh, Hà Nội

Huyện Mê Linh là được sáp nhập lần thứ hai vào thành phố Hà Nội từ năm 2008 và trở thành một trong 17 huyện thuộc thành phố Hà Nội. Huyện Mê Linh nằm ở phía bắc thành phố Hà Nội, giáp sân bay quốc tế Nội Bài và đây còn được biết đến là địa danh gắn với tên tuổi của Hai Bà Trưng. Huyện Mê Linh có 18 đơn vị hành chính trực thuộc, bao gồm 2 thị trấn: Chi Đông, Quang Minh và 16 xã: Chu Phan, Đại Thịnh (huyện lị), Mê Linh, Hoàng Kim, Kim Hoa, Liên Mạc, Tam Đồng, Thạch Đà, Thanh Lâm, Tiền Phong, Tiến Thắng, Tiến Thịnh, Tráng Việt, Tự Lập, Văn Khê, Vạn Yên. Sau khoảng 11 năm từ khi được sáp nhập vào thành phố Hà Nội, huyện Mê Linh được đánh giá là “vươn mình mạnh mẽ” với tốc độ tăng trưởng trung bình 10,2%/năm và sự phát triển kinh tế của huyện luôn gắn liền với sự phát triển về đời sống văn hóa. Trong sự phát triển của huyện, không thể không kể đến sự phát triển của các doanh nghiệp, trong hơn 11 năm qua, huyện đã thành lập mới hơn 1.300 DN, góp phần quan trọng trong việc tăng thu ngân sách Nhà nước cũng như giải quyết việc làm cho người lao động.

Ở huyện Mê Linh, tính đến thời điểm hiện tại có khoảng 1500 doanh nghiệp với nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau đang hoạt động và trong quá trình hoạt động thì nhu cầu thay đổi đăng ký kinh doanh tại huyện cũng không hề nhỏ.
2. Thay đổi đăng ký kinh doanh là gì? Có thể thay đổi đăng kí kinh doanh những nội dung gì?

Thay đổi đăng kí kinh doanh là thủ tục mà các công ty phải thực hiện với cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi muốn sửa đổi, bổ sung một hay nhiều nội dung đăng ký công ty. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, các loại hình công ty thuộc các loại hình doanh nghiệp. Vì vậy, thay đổi đăng ký kinh doanh của công ty cũng sẽ bao gồm những nội dung của thay đổi đăng kinh kinh doanh doanh nghiệp nói chung. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn, thì công ty có thể đăng ký thay đổi các nội dung sau đây: thay đổi mẫu dấu, thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, thay đổi vốn điều lệ, thay đổi số điện thoại, thay đổi website, thay đổi tên doanh nghiệp, thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật (đối với công ty TNHH còn có thêm thông tin về thành viên công ty), thay đổi email doanh nghiệp, thay đổi thành viên doanh nghiệp, thay đổi ngành nghề kinh doanh. 

Ngoài ra, khi công ty có thay đổi đăng ký kinh doanh đối với các nội dung sau còn được cấp song song với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.

  • Thủ tục thay đổi nội dung về ngành nghề đăng ký kinh doanh;
  • Thủ tục thay đổi thông tin cổ đông sáng lập công ty cổ phần.

Do vậy, thông thường công ty sau khi thay đổi đăng ký kinh những nội dung không ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty sẽ có 02 hồ sơ pháp lý liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp là:

Thay đổi ngành nghề đăng ký kinh doanh

  • Khi doanh nghiệp có nhu cầu bổ sung ngành nghề đăng kinh doanh buộc phải thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh;
  • Khi doanh nghiệp tại huyện Mê Linh muốn mở rộng ngành nghề kinh doanh đã đăng ký bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh với Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà nội có địa chỉ: Tòa nhà B10A, Khu đô thị Nam Trung Yên, Nguyễn Chánh, Mễ Trì, Cầu Giấy, Hà Nội. 
  • Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp khi có sự thay đổi về ngành nghề kinh doanh nếu danh mục ngành nghề đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũ chưa được mã hoá ngành nghề mã cấp 4 thì khi thay đổi phải đồng thời mã hoá lại các ngành nghề đã được cấp trước đây.

Thay đổi tên công ty

  • Khi công ty muốn thay đổi tên công ty thì công ty ngoài việc thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ đăng ký doanh nghiệp doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, in ấn lại hóa đơn VAT, thông báo việc thay đổi với các cơ quan liên quan như: thuế, ngân hàng, bảo hiểm, đối tác, bạn hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc thay đổi giấy phép con,… (nếu công ty thuộc các lĩnh vực kinh doanh có điều kiện sau đăng ký kinh doanh);
  • Bên cạnh đó, một điểm khác biệt kể từ ngày 01/07/2015, các công ty cần lưu ý là khi công ty có nhu cầu khắc dấu pháp nhân mới với tên công ty mới thì công ty có quyền lựa chọn số lượng, hình thức con dấu, các con dấu của công ty cần phải được khắc với nội dung và hình thức đồng nhất. Thậm chí, công ty được quyền giữ lại con dấu cũ với tên công ty cũ;
  • Hiện nay, các công ty tại huyện Mê Linh thực hiện khắc dấu và có trách nhiệm công bố mẫu dấu của doanh nghiệp sau đó được Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Giấy xác nhận công bố mẫu dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trừ các doanh nghiệp đặc thù không do Sở Kế hoạch đầu tư cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thủ tục khắc con dấu và cấp Giấy chứng nhận mẫu dấu được thực hiện tại cơ quan Công an.

Thay đổi trụ sở chính của công ty

  • Chuyển sang huyện mới hoặc tỉnh, thành phố mới không phải Hà Nội: Khi thay đổi trụ sở chính của công ty tại huyện Mê Linh cần lưu ý nếu thay đổi chuyển sang huyện mới không phải huyện Mê Linh hoặc tỉnh thành phố mới không phải Hà Nội thì công ty phải xác nhận nghĩa vụ thuế nơi trụ sở cũ và cũng phát sinh thêm thủ tục đăng ký lại dấu pháp nhân của công ty. Mặt khác, trước khi công ty muốn thực hiện thủ tục chuyển trụ sở chính của công ty khác quận thì phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại chi Cục thuế hiện tại có địa chỉ tại Hàn Thôn, Đại Thịnh, Mê Linh, Hà Nội. Sau khi có kết quả xác nhận nghĩa vụ thuế của chi Cục thuế cũ doanh nghiệp bắt đầu thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
  • Chuyển trong huyện Mê Linh: Nếu trong cùng huyện Mê Linh thì sau khi thay đổi trụ sở, công ty phải thông báo về sự thay đổi với các cơ quan, đối tác liên quan để ghi nhận địa chỉ mới nhằm thống nhất sử dụng địa chỉ trong chứng từ giao dịch, đặc biệt là hóa đơn chứng từ thuế, sao kê ngân hàng.

Thay đổi do chuyển nhượng, bổ sung thành viên, cổ đông trong công ty

  • Khi chuyển nhượng cổ đông và đồng thời tăng vốn điều lệ của công ty cổ phần, doanh nghiệp phải thực hiện thành 02 bước: Chuyển nhượng cổ đông, sau đó tăng vốn hoặc ngược lại;
  • Khi doanh nghiệp chuyển nhượng sẽ phát sinh liên quan đến việc kê khai thuế thu nhập cá nhân khi chuyển nhượng vốn và nghĩa vụ nộp thuế nếu có lãi (riêng đối với công ty cổ phần thì bị xác định như chuyển nhượng chứng khoán do đó khi cổ đông chuyển nhượng cổ phần sẽ bị tính thuế thu nhập chuyển nhượng là 0,1% (kể cả khi công ty chưa có lãi). Ngoài ra, theo quy định Luật Doanh nghiệp hiện nay thì đối với các cổ đông góp vốn (không phải là cổ đông sáng lập – người ký tên trên điều lệ khi thành lập doanh nghiệp, hoặc còn tên trên đăng ký kinh doanh) thì khi có sự chuyển nhượng không cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp tự thực hiện ghi nhận sự chuyển nhượng giữa các cổ đông không phải là cổ đông sáng lập và kê khai thuế thu nhập cá nhân chuyển nhượng cổ phần.

Thay đổi vốn điều lệ của công ty

Trước hết, nhìn chung, theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 thì thay đổi vốn điều lệ của công ty có thể xảy ra hai trường hợp là công ty tăng vốn điều lệ và công ty giảm vốn điều lệ:

  • Đối với trường hợp giảm vốn điều lệ: Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép một số loại hình doanh nghiệp mới có thể giảm vốn điều lệ, đối với các loại hình doanh nghiệp đều có thể được giảm vốn điều lệ thì cũng chỉ được giảm theo tỷ lệ phần trăm nhất định. Đặc biệt điều kiện giảm vốn căn cứ theo báo cáo tài chính năm 2019 tại thời điểm giảm vốn và phải đảm bảo thực hiện đủ các quyền và nghĩa vụ về tài sản đến thời điểm giảm vốn;
  • Đối với trường hợp tăng vốn điều lệ: Khi tăng vốn điều lệ doanh nghiệp lưu ý thủ tục góp vốn bằng chuyển khoản nếu thành viên, cổ đông công ty là pháp nhân, đối với cá nhân nếu có thể thực hiện góp vốn qua tài khoản càng tốt nhưng không bắt buộc;
  • Đặc biệt lưu ý tính chịu trách nhiệm của chủ sở hữu vốn góp, mức thuế môn bài. Trong trường hợp việc tăng mức vốn điều lệ làm phát sinh nghĩa vụ thuế môn bài của doanh nghiệp thì năm kế tiếp doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài theo mức vốn mới. Mức thuế môn bài áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp cả Việt Nam và có vốn nước ngoài như sau: “Mức thuế môn bài thấp nhất là 2.000.000 đồng/năm áp dụng nếu doanh nghiệp đăng ký mức vốn điều lệ từ dưới 10 tỷ đồng. Doanh nghiệp có mức vốn điều  lệ từ 10 tỷ đồng trở lên nộp thuế môn bài là 3.000.0000 đồng/năm”.

Bên cạnh đó, việc thay đổi vốn điều lệ đối với mỗi loại hình công ty cũng có những trường hợp khác nhau theo Luật Doanh nghiệp 2014 như sau:

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên:

  • Công ty có thể tăng vốn điều lệ trong 02 trường hợp là tăng vốn góp của thành viên và tiếp nhận vốn góp của thành viên mới;
  • Công ty có thể giảm vốn điều lệ bằng 03 hình thức là hoàn trả một phần vốn góp cho thành viên theo tỷ lệ vốn góp của họ trong vốn điều lệ của công ty nếu đã hoạt động kinh doanh liên tục trong hơn 02 năm, kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho thành viên hoặc công ty mua lại phần vốn góp của thành viên hoặc vốn điều lệ không được các thành viên thanh toán đầy đủ và đúng hạn.

Đối với công ty TNHH một thành viên:

  • Công ty có thể tăng vốn điều lệ bằng việc chủ sở hữu công ty đầu tư thêm hoặc huy động thêm vốn góp của người khác. Trường hợp tăng thêm vốn góp của người khác, công ty phải chuyển đổi loại hình công ty sang công ty TNHH hai thành viên (công ty phải thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày hoàn thành việc thay đổi vốn điều lệ) và công ty cổ phần;
  • Công ty giảm vốn điều lệ khi hoàn trả một phần vốn góp trong vốn điều lệ của công ty nếu đã hoạt động kinh doanh liên tục trong hơn 02 năm, kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho chủ sở hữu hoặc vốn điều lệ không được chủ sở hữu thanh toán đầy đủ và đúng hạn.

Đối với công ty cổ phần:

Công ty có thể thay đổi vốn điều lệ trong các trường hợp sau đây:

  • Theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, công ty hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty nếu công ty đã hoạt động kinh doanh liên tục trong hơn 02 năm, kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho cổ đông;
  • Công ty mua lại cổ phần đã phát hành;
  • Vốn điều lệ không được các cổ đông thanh toán đầy đủ và đúng hạn.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty

  • Các công ty cần lưu ý những người đã từng là người đại diện theo pháp luật của các công ty chưa thực hiện xong các nghĩa vụ với cơ quan thuế sẽ không được tiếp tục đăng ký với tư cách là người đại diện theo pháp luật của bất kỳ công ty khác. Luật  Doanh nghiệp 2014 đã bãi bỏ hạn chế đối với chức danh giám đốc, tổng giám đốc của công ty cổ phần thì không được đồng thời là giám đốc, tổng giám đốc của các loại hình doanh nghiệp khác. Do đó, một người không bị hạn chế số lượng công ty với tư cách là giám đốc, người đại diện theo pháp luật;
  • Mặt khác, hiện nay công ty có thể có nhiều hơn 1 người đại diện theo pháp luật.

Đây là các là quy định rất mới của Luật doanh nghiệp hiện hành; qua đó, giúp doanh nghiệp có thêm nhiều lựa chọn mới khi có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật.

3.Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp tại huyện Mê Linh, Hà Nội

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi đăng kí kinh doanh như sau:

Tuy theo từng thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, bộ hồ sơ sẽ có giấy tờ khác nhau nhưng nhìn chung thì bộ hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh sẽ bao gồm:

  • Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH và công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với CTCP về nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp;
  • Quyết định của chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH và công ty hợp danh, của chủ tịch Hội đồng cổ đông đối với CTCP về về nội dung thay đổi đăng ký kinh doanh;
  • Thông báo hay Giấy đề nghị thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh với Sở Kế hoạch và Đầu tư của doanh nghiệp;
  • Giấy giới thiệu cho nhân viên của công ty có thể thay mặt cho công ty làm việc tại các cơ quan chức năng.

Ngoài ra, nếu cần thiết và có liên quan bộ hồ sơ sẽ còn bổ sung thêm các giấy tờ sau:

  • Hợp đồng chuyển nhượng vốn giữa các thành viên hoặc chuyển nhượng vốn với cá nhân bên ngoài;
  • Biên bản thanh lý hơp động chuyển nhượng vốn nêu trên;
  • Thông báo lập sổ đăng ký cổ đông đối với trường hợp doanh nghiệp có thêm cổ đông mới.

Bước 2: Tiến hành làm các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh với Sở Kế hoạch và Đầu tư:

  • Đối với doanh nghiệp tại huyện Mê Linh thì tiến hành nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội, địa chỉ tại Tòa nhà B10A, Khu đô thị Nam Trung Yên, Nguyễn Chánh, Mễ Trì, Cầu Giấy, Hà Nội.
  • Theo dõi tiến trình xử lý và thông báo kết quả hồ sơ đã nộp;
  • Nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư;
  • Tiến hành nộp hồ sơ đăng ký khắc dấu và liên hệ khắc dấu cho doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội. Tuy nhiên, trừ các doanh nghiệp đặc thù không do Sở Kế hoạch đầu tư cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thủ tục khắc con dấu và cấp Giấy chứng nhận mẫu dấu được thực hiện tại cơ quan Công an (nếu việc thay đổi đăng ký kinh doanh dẫn đến thay đổi dấu pháp nhân);
  • Nhận giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và dấu (nếu có)
  • Tiến hành thủ tục đăng ký mã số thuế cho doanh nghiệp (nếu việc thay đổi đăng ký kinh doanh dẫn đến việc điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký thuế);
  • Nhận giấy Mã số thuế của doanh nghiệp (nếu có);

Hy vọng bài viết hữu ích đối với quý độc giả!

Khuyến nghị 

  1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ doanh nghiệp tại Việt Nam.
  2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.