Thủ tục trả con dấu khi giải thể doanh nghiệp

Giải thể một doanh nghiệp là một hành vi pháp lý nhằm chấm dứt hoạt động của 1 doanh nghiệp. Và trong quá trình thực hiện thủ tục giải thể thì chủ sở hữu doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục trả con dấu cho cơ quan có thẩm quyền. Vậy quá trình thủ tục trả con dấu gồm những bước nào? Tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư X!

Căn cứ:

Nội dung tư vấn

1. Khi nào doanh nghiệp bị giải thể?

Giải thể doanh nghiệp là việc chấm dứt sự tồn tại và hoạt động của một doanh nghiệp, công ty theo ý chí của doanh nghiệp và sự can thiệp của cơ quan chức năng có thẩm quyền phê duyệt. Như vậy, hành vi pháp lý này đã làm cho sự tồn tại của một pháp nhân chấm dứt hoàn toàn. Tuy nhiên, không phải bao giờ doanh nghiệp cũng được giải thể. 

Doanh nghiệp muốn được phê duyệt giải thể phải đáp ứng được các điều kiện tại khoản 2 Điều 201 Luật Doanh nghiệp 2014:

Điều 201: Các trường hợp và điều kiện giải thể doanh nghiệp.

……

2. Doanh nghiệp chỉ được giải thể khi bảo đảm thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác và doanh nghiệp không trong quá trình giải quyết tranh chấp tại Tòa án hoặc cơ quan trọng tài. Người quản lý có liên quan và doanh nghiệp quy định tại điểm d khoản 1 Điều này cùng liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ của doanh nghiệp.

Như vậy, điều kiện tiên quyết để một doanh nghiệp được giải thể là phải hoàn thành các nghĩa vụ về tài chính trước hết là cho nhà nước cũng như các nghĩa vụ khác đối với các chủ thể liên quan và đang không trong quá trình tranh chấp. 

Đồng thời cũng theo Điều 201 của Luật doanh nghiệp 2014 thì doanh nghiệp bị giải thể khi thuộc một trong các trường hợp sau:

  • Doanh nghiệp kết thúc thời hạn hoạt động đã ghi trong Điều lệ công ty mà không có quyết định gia hạn;
  • Doanh nghiệp bị giải thể theo quyết định của chủ doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân, của tất cả thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh, của Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần;
  • Công ty không còn đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của Luật này trong thời hạn 06 tháng liên tục mà không làm thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp;
  • Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2. Thủ tục trả con dấu khi giải thể doanh nghiệp

Theo quy định của Nghị định số 78/2015/NĐ-CP thì đối với những doanh nghiệp sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục trả con dấu cho cơ quan công an có thẩm quyền, cụ thể như sau:

Điều 59. Trình tự, thủ tục đăng ký giải thể doanh nghiệp

5. Đối với doanh nghiệp sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, doanh nghiệp có trách nhiệm trả con dấu, Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan công an để được cấp giấy chứng nhận đã thu hồi con dấu. Trong trường hợp này, con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu trong hồ sơ giải thể doanh nghiệp quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 204 Luật Doanh nghiệp được thay thế bằng giấy chứng nhận đã thu hồi con dấu.

Sau khi nộp hồ sơ lên Sở kế hoạch đầu tư và thực hiện thủ tục với cơ quan thuế và các thủ tục khác của quá trình giải thể thì doanh nghiệp sẽ tiến hành thủ tục trả con dấu cho cơ quan công an. Và thủ tục trả con dấu cũng là bước cuối cùng của thủ tục giải thể doanh nghiệp. 

Các giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục trả con dấu khi giải thể doanh nghiệp:

  • Công văn xin trả con dấu;
  • Bản chính Giấy chứng nhận  đăng ký mẫu dấu;
  • Dấu pháp nhân;
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có công chứng;
  • Giấy giới thiệu (trong trường hợp Đại diện theo pháp luật của Công ty không trục tiếp tiến hành trả con dấu)
  • Biên bản cuộc họp doanh nghiệp về việc thôn báo trả dấu doanh nghiệp
  • Thông báo của phòng Đăng ký kinh doanh nơi thực hiện thủ tục giải thể về việc trả con dấu;
  • Thông báo chốt thuế của doanh nghiệp (bản sao có công chứng hoặc chứng thực);

Sau đó, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại  Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – Công an tỉnh/thành phố nơi bạn được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu sẽ cấp Giấy chứng nhận đã thu hồi mẫu dấu và tiến hành hủy con dấu của bạn.

Thời hạn giải quyết thủ tục trả con dấu là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Lưu ý: Khi đi nhận kết quả thì bạn cần phải mang theo con dấu của công ty để nộp lại cho cơ quan công an.

3. Không thực hiện thủ tục trả con dấu khi giải thể doanh nghiệp có sao không ?

Dù là vì lý do thì khi thực hiện thủ tục giải thể nhưng doanh nghiệp không thực hiện thủ tục trả con dấu do cơ quan công an cấp trong thời hạn quy định thì doanh nghiệp đó sẽ phải bị pháp luật xử lý. Và cụ thể thì doanh nghiệp sẽ bị xử lý hành chính về hành vi vi phạm quy định quản lý và sử dụng con dấu được quy định tại Nghị định 167/2013/NĐ-CP như sau:

Điều 12. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:

g) Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu khi quyết định của cấp có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc chấm dứt hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc tạm đình chỉ sử dụng con dấu;

Theo đó, trường hợp doanh nghiệp không thực hiện thủ tục trả con dấu khi giải thể theo quy định pháp luật thì sẽ bị xử phạt tiền từ 2.000.000 – 3.000.000 đồng tùy thuộc vào mức độ, hậu quả của hành vi. Vì vậy, doanh nghiệp nên nghiêm túc thực hiện thủ tục trả con dấu khi giải thể theo đúng quy định pháp luật để không phải bị xử phạt.

Hy vọng bài viết hữu ích cho bạn !

Khuyến nghị

  1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư doanh nghiệp  tại Việt Nam
  2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay