Cách đặt tên doanh nghiệp đúng quy định của pháp luật

Khi thành lập một công ty thì việc lựa chọn cái tên doanh nghiệp sao cho phù hợp là điều mà nhiều doanh nhân hướng tới. Việc lựa chọn một tên doanh nghiệp có thể theo sở thích, theo phong thủy … nhưng phải đảm bảo đủ điều kiện mà pháp luật quy định để tên doanh nghiệp đó hợp lệ. Vậy cách đặt tên doanh nghiệp sao cho chuẩn là như thế nào? Hãy tham khảo bài viết này của Luật sư X.

0

Căn cứ pháp lí

Nội dung tư vấn

1. Doanh nghiệp là gì?

Doanh nghiệp là một khái niệm được cụ thể tại Điều 4 Luật doanh nghiệp 2014 như sau:

Điều 4. Giải thích từ ngữ

7. Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

Để một doanh nghiệp được công nhận thì sẽ cần những yếu tố:

  • Là tổ chức có tên riêng
  • Có tài sản
  • Có trụ sở giao dịch
  • Được thành lập hợp pháp nhằm mục đích kinh doanh

Như vậy, yếu tố về tên doanh nghiệp là yếu tố quan trọng cũng như xem xét một “tổ chức” có phải là một doanh nghiệp hay không. Ngoài ra, khi nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty thì việc lựa chọn một tên doanh nghiệp để hoàn thiện mẫu tờ khai nộp cơ quan nhà nước là thủ tục bắt buộc, vì vậy biết cách đặt tên doanh nghiệp là điều hết sức cần thiết.

2. Những yêu cầu khi đặt tên doanh nghiệp

Các thành tố cần có khi đặt tên doanh nghiệp

Như đã nói, khi đăng ký thành lập doanh nghiệp thì chủ sở hữu cần phải nêu tên doanh nghiệp để gửi tới cơ quan chức năng. theo quy định tại Điều 38 Luật doanh nghiệp 2014 thì tên doanh nghiệp sẽ:

Điều 38. Tên doanh nghiệp
1. Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây:
a) Loại hình doanh nghiệp. Tên loại hình doanh nghiệp được viết là “công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “công ty TNHH” đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; được viết là “công ty cổ phần” hoặc “công ty CP” đối với công ty cổ phần; được viết là “công ty hợp danh” hoặc “công ty HD” đối với công ty hợp danh; được viết là “doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “doanh nghiệp TN” đối với doanh nghiệp tư nhân;
b) Tên riêng. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
2. Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

Có thể thấy rằng, nguyên tắc để một tên doanh nghiệp hợp lệ là bao gồm 2 thành tố bắt buộc tạo nên:

Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng của doanh nghiệp

Về loại hình doanh nghiệp:

Ở Việt Nam có 5 loại hình doanh nghiệp chính đó là: Doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên, công ty hợp danh và công ty cổ phần. Với mỗi loại hình doanh nghiệp được chủ sở hữu lựa chọn sẽ cần có những quy tắc đặt tên nhất định:

+ Đặt tên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn: Có thể viết là Công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Công ty TNHH (áp dụng với hai trường hợp là trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên và trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên);

+ Đặt tên đối với công ty cổ phần: Có thể viết là Công ty cổ phần hoặc Công ty CP;

+ Đặt tên đối với công ty hợp danh: Có thể viết là Công ty hợp danh –hoặc Công ty HD;

+ Đặt tên đối với Đối với doanh nghiệp tư nhân: Có thể viết là Doanh nghiệp tư nhân hoặc DNTN hoặc Doanh nghiệp TN.

Về phần tên riêng của doanh nghiệp:

Phần tên riêng là phần quan trọng nhất trong tên doanh nghiệp bởi lẽ nó nhằm mục đích để phân biệt giữa các doanh nghiệp khác nhau, định vị thương hiệu đối với khách hàng … Tên riêng cũng cần phải lựa chọn, tra cứu một cách hợp pháp để đảm bảo việc lựa chọn đặt tên doanh nghiệp không gặp vấn đề. Đối với tên doanh nghiệp tại Việt Nam thì sẽ cần lưu ý:

  • Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. Luật Việt Nam cho phép tên doanh nghiệp được đặt và sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt và các chữ cái nằm ngoài bảng chữ cái tiếng Việt. Ngoài ra việc sử dụng số đếm  (ví dụ như: “1” “2” “3”) và những ký hiệu (#, &, – ) cũng được cho phép.

Ví dụ: Công ty Cổ phần Dolce & Banana 123 là cái tên được pháp luật cho phép lựa chọn (nhưng phải nằm ngoài những điều cấm khi đặt tên nêu dưới đây).

  • Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh hay địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện của công ty. Việc viết tên doanh nghiệp trên các văn bản, tài liệu in ấn cũng là điều bắt buộc. 

Tham khảo thêm bài viết: Cách treo biển tên công ty

Có thể thấy rằng, yếu tố của chủ sở hữu không nhất thiết phải thể hiện hay có mỗi quan hệ qua cái tên doanh nghiệp. Các thành viên, cổ đông sáng lập có thể lựa chọn những cái tên không liên quan miễn là không phạm những điều cấm của pháp luật.

Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp

Khi đặt tên doanh nghiệp, pháp luật cấm chọn những tên doanh nghiệp như quy định tại Điều 39 Luật doanh nghiệp 2014 như sau:

Điều 39. Những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp
1. Đặt tên trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký được quy định tại Điều 42 của Luật này.
2. Sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
3. Sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp lựa chọn những tên thuộc tên cấm mà pháp luật quy định thì cơ quan có thẩm quyền có quyền từ chối hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận doanh nghiệp.

Đặt trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác là: Việc tên doanh nghiệp đặt trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác dã đăng ký trên phạm vi toàn quốc. Yêu cầu về tên doanh nghiệp không được trùng hợp gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác sẽ áp dụng với toàn bộ (gồm tên tiếng Việt và tên tiếng nước ngoài) nhưng bị giới hạn bởi vị trí địa lý (chỉ áp dụng trên lãnh thổ Việt Nam. Vì vậy trường hợp doanh nghiệp Việt Nam đặt tên trùng hoặc gây nhẫn lẫn với một tên doanh nghiệp ở nước ngoài là điều pháp luật không cấm. Lưu ý: Nếu doanh nghiệp nước ngoài đó có công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện ở Việt Nam thì sẽ vẫn coi là gây nhầm lẫn, trùng lặp.

Việc đặt tên doanh nghiệp trùng với tên doanh nghiệp khác đã được đăng ký khi:

  • Tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được đọc giống như tên doanh nghiệp đã được đăng ký. Có thể thấy, đọc giống có nghĩa là trùng lặp trong phát âm, ví dụ: Công ty cổ phần Hòa phát và Công ty cổ phần Hoà pháp được coi là trùng lặp, chủ sở hữu sẽ cần phải thay đổi nếu muôn được cấp phép kinh doanh;
  • Tên viết tắt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã được đăng ký. Ví dụ như: Trước đây tôi định đặt tên công ty là Công ty cổ phần Luật sư X với tên viết tắt là LSX, tuy nhiên cũng đã có một công ty tồng tại trước đó khá nổi tiếng cũng có tên viết tắt tương tự đó là Công ty TNHH Làn Sóng Xanh (LSX); 
  • Tên tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đề nghị đăng ký bị trùng với tên tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký. Điều này thường phát sinh khi tên Tiếng Việt của hai doanh nghiệp trùng với nhau dẫn tới việc tên nước ngoài cũng trùng lặp khi phiên dịch;
  • Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi các ký hiệu như: “&”, “.”, “+”, “-“, “_”;
  • Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký bởi một số tự nhiên, số thứ tự hoặc các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt và các chữ cái như F, J, Z, W ngay sau tên doanh nghiệp. Ví dụ như: “Công ty Cổ phần Thương Mại Vĩnh Yên” là doanh nghiệp đã được đăng ký, Có một người khác muôn Đăng ký “Công ty Cổ phần Thương Mại Vĩnh Yên 1”, “Công ty Cổ phần Thương Mại Vĩnh Yên F” thì đều không được chấp thuận;
  • Tên riêng của doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác tên riêng của doanh nghiệp đã đăng ký bởi chữ “Tân” ngay trước hoặc chữ “mới” ngay sau”. Ví dụ như: “Công ty cổ phần hoa ban food” là doanh nghiệp đã được đăng ký, có doanh nghiệp muốn lựa chọn tên là “Công ty cổ phần tân hoa ban foood” là điều không được phép;
  • Tên doanh nghiệp đề nghị đăng ký chỉ khác với tên riêng của doanh nghiệp đã được đăng ký bởi từ “Miền Bắc”, “Miền Trung”, “Miền Nam”, “Miền Tây”, “Miền Đông” hoặc từ có nghĩa tương tự. Ví dụ như: đã có tên công ty “Công ty Cổ phần dịch vụ Sao Việt” thì không thể đặt tên của những công ty khác là “Công ty cổ phần dịch vụ Sao Việt Miền Bắc” …

Không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị xã hội để đặt tên doanh nghiệp:

Tên doanh nghiệp không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân hoặc tổ chức chính trị hoặc xã hội trừ trường hợp có sự cho phép của những đơn vị đó. Ví dụ như: Tên doanh nghiệp không được đặt là Công ty TNHH 1 thành viên Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, trong trường hợp UBND thành phố Hà Nội cho phép thì sẽ được chấp thuận đặt tên.

Không vi phạm truyền thông lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc:

Tên doanh nghiệp không được sử dụng những từ ngữ hoặc ký hiệu vi phạm nhưng nội dung nói tên. Tuy nhiên lại không có hướng dẫn cụ thể rằng thê nào là “vi phạm truyền thống văn hóa, lịch sử, đạo đức, thuần phong mỹ tục”. Do vậy cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền quyết định tương đối rộng trong việc đồng ý hay từ chối đặt tên trong đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.

Tên không được vi phạm về quyền sở hữu trí tuệ:

Ngoài những hạn chế noi trên thì mặc dù không được quy định cụ thể trong Luật doanh nghiệp 2014 nhưng dường như tên doanh nghiệp cũng không được vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của cá nhân, tổ chức khác. Trường hợp tên thương mại, nhãn hiệu hoặc chỉ dẫn địa lý của một tổ chức hoặc cá nhân đã được bảo hộ về  quyền sở hữu trí tuệ thì doanh nghiệp khác không được đặt tên hoặc phải đổi tên. 

Trước đây cũng đã xảy ra tranh chấp về cái tên giữa Công ty cổ phần Vincom (Vincom) và Công ty cổ phần Tài chính và bất động sản Vincon (Vincon). Công ty cổ phần Vincom đã đăng ký bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ đối với nhãn hiệu “Vincom’ tại Việt Nam. Công ty cổ phần Vincom kiện công ty cổ phần tài chính và bất động sản Vincon vì hành vi vi phạm quyền sở hữu trí tuệ đối với nhãn hiệu, tên thương mại đã được đăng ký bảo hộ. Sau đó Bộ khoa học và công nghệ đã quyết định rằng Vincom có toàn quyền với tên thương mại và yêu cầu Vincon sửa đổi cũng như phạt hành chính 14 triệu với hành vi xâm phạm.

Ngoài ra, vấn đề bồi thường thiệt hại của doanh nghiệp vi phạm dường như chưa có tiền lệ ở Việt Nam. Về lý thuyết thì doanh nghiệp bị vi phạm phải chứng minh thiệt hại do hành vi xâm phạm “bản quyền” về tên thương mại nhưng thật không dẫ dàng.

Quy định về tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt doanh nghiệp

Về việc doanh nghiệp lựa chọn tên bằng tiếng nước ngoài và sử dụng tên viết tắt, pháp luật đã có quy định tên điều 40 Luật doanh nghiệp 2014 như sau:

Điều 40. Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt của doanh nghiệp
1. Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch sang tiếng nước ngoài, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.
2. Trường hợp doanh nghiệp có tên bằng tiếng nước ngoài, tên bằng tiếng nước ngoài của doanh nghiệp được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
3. Tên viết tắt của doanh nghiệp được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên viết bằng tiếng nước ngoài.

Dựa theo quy định của pháp luật, khi doanh nghiệp muốn đặt tên bằng tiếng nước ngoài hoặc sử dụng tên viết tắt, cần đảm bảo tên được đặt theo đúng quy định của pháp luật.

Như vậy, trước khi đặt tên doanh nghiệp, ngoài việc tra cứu tên xem có trùng với tên doanh nghiệp đã được đăng ký hay không thì chủ thể thành lập doanh nghiệp cần thực hiện thêm thủ tục tra cứu tên nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý. Hoạt động này giúp đánh giá được khả năng đăng ký thành công tên doanh nghiệp và giảm thiểu rủi ro trong quá trình doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh.

Mong bài viết hữu ích cho các bạn ! 

Khuyến nghị

  1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam 
  2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay