Tại sao công ty phải khắc con dấu?

Nhà nước ta ngày càng tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức được thành lập doanh nghiệp thông qua việc đơn giản hóa các thủ tục pháp lý thành lập doanh nghiệp. Một trong những thủ tục mà chủ sở hữu phải thực hiện sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là khắc con dấu. Vậy tại sao công ty phải khắc con dấu? Hãy đọc và tham khảo bài viết dưới đây của Luật sư X.

Căn cứ:

Nội dung tư vấn

1. Con dấu là gì?

Con dấu được hiểu là một hình thức kí hiệu đặc biệt, dùng để phân biệt giữa tổ chức này với tổ chức khác hay cá nhân này với cá nhân khác một cách đơn giản, rõ ràng và đặc biệt là có độ chính xác cao. Và con dấu công ty là biểu tượng thường xuất hiện trên văn bản, giấy tờ của một công ty.  Việc xuất hiện của con dấu thường được xét về tính “có hiệu lực pháp lý” hay không của một văn bản. Luật Doanh nghiệp 2014 quy định rõ về con dấu như sau:

Điều 44. Con dấu của doanh nghiệp 

1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau: 

a) Tên doanh nghiệp;

b) Mã số doanh nghiệp.

2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 

3. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty

4. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

5. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, quy định về con dấu doanh nghiệp gồm những điểm sau: 

  • Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng, nội dung và mẫu con dấu của mình, cụ thể các đối tượng sau có thẩm quyền quyết định điều này:
  • Mẫu con dấu có thể  là hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác.  Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
  • Nội dung con dấu: bao gồm thông tin về mã số và tên doanh nghiệp. Đây là một quy định bắt buộc về mẫu dấu. 

Tuy nhiên, tùy vào từng nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, ngoài thông tin về mã số và tên doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp còn có thể bổ sung thêm những chi tiết, hình ảnh khác nhưng không được vi phạm những điều cấm tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CPCụ thể:

Điều 14: Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

1. Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

a) Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

b) Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

c) Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

2. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định Khoản 1 Điều này, pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.

Như vậy, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải thực hiện thêm thủ tục khắc con dấu và con dấu của doanh nghiệp phải tuân thủ các điều kiện kể trên.

2. Tại sao công ty phải khắc con dấu?

Con dấu được hiểu như là một vật mang giá trị pháp lí của mỗi công ty, doanh nghiệp hay cá nhân tham gia sản xuất, nó thường được dùng trong các văn bản, báo cáo để khẳng định và đảm bảo độ tin cậy và chính xác của những văn bản đó. Bên cạnh đó nhờ có con dấu mà mà những văn bản hay báo cáo được bảo vệ và chịu các trách nhiệm pháp lí trươc pháp luật. Bạn có thể hình dung đơn giản như một tờ giấy báo cáo không có con dấu sẽ khiến nhiều người hoài nghi về độ chắc chắn và an toàn hay tin cậy. Còn về một bản báo cáo có đầy đủ con dấu sẽ giúp người đọc yên tâm hơn rât nhiều. 

Đối với mỗi doanh nghiệp thì con dấu có vai trò rất quan trọng và mỗi doanh cần phải có con dấu bởi các lý do sau:

Thứ nhất, chứng thực  văn bản

Con dấu đóng vai trò đại diện về mặt pháp lý cho doanh nghiệp, có nghĩa là bất kỳ giấy tờ, văn bản nào có con dấu của công ty cũng đồng nghĩa với việc công ty đã khẳng định và bảo đảm độ tin cậy, chính xác của giấy tờ, văn bản đó. Và công ty và những người liên quan sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với thông tin trên các giấy tờ, văn bản này. Từ đó, văn bản mới thực thi đầy đủ và những người có liên quan đến văn bản buộc phải tuân theo. Đồng thời con dấu công ty trên văn bản cũng khiến cho khách hàng, ngân hàng… tin tưởng và yên tâm hơn trong quá trình giao dịch, mua bán với công ty. Ngoài ra, con dấu cũng là công cụ để phân biệt các giấy tờ, văn bản chống giả mạo.

Thứ hai, tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo hiệu quả cao cho công việc của công ty

Như đã nói trên thì con dấu khẳng định sự uy tín của văn bản nên trong quá trình làm ăn, thực hiện các thủ tục hành chính hay thủ tục vay tại ngân hàng… sẽ được linh động và thuận lợi hơn giúp công ty tiết kiệm được thười gian, tiền bạc. Ngoài ra, con dấu cũng là công cụ gián tiếp để các cơ quan, doanh nghiệp dễ dàng quản lý và giám sát những giấy tờ, thủ tục. Đối với một số công ty còn có việc làm thêm con dấu chức danh cho từng người lãnh đạo của doanh nghiệp, giúp cho việc đóng dấu giấy tờ, hồ sơ cũng nhanh gọn, tiện lợi hơn. 

Có thể nói, con dấu đóng vai trò đại diện về mặt pháp lý cho doanh nghiệp vì thế nó là vật thiết yếu đối với mỗi doanh nghiệp cần phải có. Mỗi doanh nghiệp tối thiểu phải có một con dấu riêng cho mình, ngoài ra doanh nghiệp có thể khắc nhiều con dấu khác cho những người có chức vụ quan trọng trong doanh nghiệp.

 Hy vọng bài viết có ích cho bạn đọc!

Khuyến nghị

  1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư doanh nghiệp tại Việt Nam
  2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay