Thành lập văn phòng đại diện là bước đi luôn được các chủ doanh nghiệp cân nhắc khi muốn phát triển, mở rộng công ty. Hiện nay, với sự phát triển nhanh và ổn định, quận Hoàn Kiếm là sự lựa chọn phù hợp để doanh nghiệp quyết định thành lập văn phòng đại diện. Vậy sẽ có nhiều thắc mắc như văn phòng đại diện là gì? Thủ tục thành lập văn phòng đại diện thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của Luật sư X về thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại quận Hoàn Kiếm – Hà Nội.

Bộ luật Dân sự 2015 sửa đổi, bổ sung

Căn cứ pháp lý

Luật doanh nghiệp 2014;

Văn bản hợp nhất 902/VBHN-BKHĐT năm 2019 hợp nhất Nghị định về đăng ký doanh nghiệp 

Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.

Các văn bản hướng dẫn liên quan

Nội dung tư vấn

1. Khái quát về văn phòng đại diện doanh nghiệp

Khái niệm văn phòng đại diện 

Văn phòng đại diện có thể hiểu là một đơn vi phụ thuộc được thành lập nhằm mục đích đại diện cho doanh nghiệp tại một địa điểm khác trụ sở chính, thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo ủy quyền, đồng thời bảo vệ các lợi ích cho doanh nghiệp.

Trước hết, căn cứ Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015 sửa đổi, bổ sung thì Văn phòng đại diện được quy định như sau: 

Điều 84. Chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân
1. Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân.
2. Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân.
3. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân.
4. Việc thành lập, chấm dứt chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân phải được đăng ký theo quy định của pháp luật và công bố công khai.
5. Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.
6. Pháp nhân có quyền, nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch dân sự do chi nhánh, văn phòng đại diện xác lập, thực hiện.

Trên cơ sở đó, khoản Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 làm rõ hơn về khái niệm cũng như đặc điểm và chức năng của văn phòng đại diện doanh nghiệp:

Điều 45. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó..

Như vậy, cùng là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và không có tư cách pháp nhân, nhưng khác với chi nhánh, văn phòng đại diện chỉ có các chức năng đại diện theo ủy quyền cho lợi ích và bảo vệ các lợi ích đó của doanh nghiệp, không có chức năng thực hiện các hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng và các hoạt động sinh lợi khác.

Đặc điểm của văn phòng đại diện doanh nghiệp

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có một số ưu điểm và nhược điểm sau:

• Nơi thành lập: Có thể được đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Cơ cấu tổ chức và hoạt động: Không được phép kinh doanh. Chỉ có chức năng đại diện cho quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
• Thủ tục thành lập: Thành lập qua việc gửi hồ sơ đăng ký thành lập hoạt động văn phòng đại diện
• Con dấu: Được phép đăng ký và sử dụng con dấu cho hoạt động của văn phòng đại diện. Tuy nhiên, vì không có chức năng kinh doanh nên đối với hợp đồng mua bán, con dấu của văn phòng đại diện không không có hiệu lực
• Hạch toán, kế toán, khai thuế: Không được phép kinh doanh nên không có hoạt động hạch toán, khai thuế.

Như vậy, ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và ngoài nước. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

2. Thực tiễn thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tại quận Hoàn Kiếm

• Quận Hoàn Kiếm là một quận ở trung tâm thủ đô Hà Nội, Việt Nam. Tên quận được đặt theo tên của hồ Hoàn Kiếm. Quận này bao gồm nhiều trung tâm buôn bán, thương mại lớn như: Tràng Tiền Plaza, chợ Đồng Xuân, chợ Hàng Da. Quận Hoàn Kiếm bao gồm 18 phường: Chương Dương, Cửa Đông, Cửa Nam, Đồng Xuân, Hàng Bạc, Hàng Bài, Hàng Bồ, Hàng Bông, Hàng Buồm, Hàng Đào, Hàng Gai, Hàng Mã, Hàng Trống, Lý Thái Tổ, Phan Chu Trinh, Phúc Tân, Trần Hưng Đạo, Tràng Tiền.
• Về tình hình thành lập văn phòng đại diện: Quận Hoàn Kiếm với vai trò là một trong những quận trung tâm của thủ đô về phát triển kinh tế – văn hóa – chính trị. Vì vậy, đây cũng là một trong những quận của Hà Nội có số lượng văn phòng đại diện khá lớn với khoảng 5000 văn phòng đại diện của các loại hình doanh nghiệp và ngành, nghề kinh doanh ở cả trong nước cũng như nước ngoài và đang có xu hướng tăng lên. Tên một số văn phòng đại diện như: Văn Phòng Đại Diện Công Ty TNHH MTV Kỹ Thuật Tài Nguyên Và Môi Trường HN; Văn Phòng Đại Diện Westinghouse Electric; Văn Phòng Đại Diện Vriens & Partners Pte. Ltd; Công Ty C.illies – Văn Phòng Đại Diện; Văn Phòng Đại Diện Nippon Steel & Sumikin Metal; Văn Phòng Đại Diện Geminisoft Co., Ltd Tại Hà Nội; Văn Phòng Đại Diện Công Ty TNHH Basf Singapore PTE Tại Thành Phố Hà Nội; Văn Phòng Đại Diện Ibiden Electronics Malaysia; Văn Phòng Đại Diện Ngân Hàng First Commercial Bank Tại Hà Nội; Văn Phòng Đại Diện The Tata Power Company Limited; Văn Phòng Đại Diện Công Ty Cổ Phần Giám Định Thẩm Định Sài Gòn; Văn Phòng Đại Diện Thường Trú Công Ty GFA GMBH Tại TP Hà Nội; Văn Phòng Đại Diện Ủy Ban Quyền Tác Giả Hàn Quốc; Văn phòng Tổng Đại lý Prudential Hoàn Kiếm…

3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại quận Hoàn Kiếm

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Muốn thành lập văn phòng đại diện tại quận Hoàn Kiếm, cần chuẩn bị những hồ sơ giấy tờ sau:

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện 
• Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện,cụ thể:
  • Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
  • Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
• Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Theo Điều 13 Văn bản hợp nhất 902/VBHN-BKHĐT có quy định về cơ quan đăng kí kinh doanh như sau:

Điều 13. Cơ quan đăng ký kinh doanh

Cơ quan đăng ký kinh doanh được tổ chức ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh) và ở quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện), bao gồm:

a) Ở cấp tỉnh: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (sau đây gọi chung là Phòng Đăng ký kinh doanh). Phòng Đăng ký kinh doanh có thể tổ chức các điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Phòng Đăng ký kinh doanh tại các địa điểm khác nhau trên địa bàn cấp tỉnh. 

Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh có thể thành lập thêm một hoặc hai Phòng Đăng ký kinh doanh và được đánh số theo thứ tự. Việc thành lập thêm Phòng Đăng ký kinh doanh do Ủy ban nhân dân thành phố quyết định sau khi thống nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư. 

b) Ở cấp huyện: Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện nhiệm vụ đăng ký hộ kinh doanh quy định tại Điều 15 Nghị định này (sau đây gọi chung là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện).

Như vậy, đối với cá nhân, tổ chức muốn thành lập văn phòng đại diện tại địa bàn quận Hoàn Kiếm thì cơ quan có thẩm quyền là Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội.  

Hiện nay, Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội yêu cầu các chủ công ty muốn thành lập văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục đăng ký online trước, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì mới in các loại giấy tờ trên thành các bản cứng để đem tới nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng đăng ký kinh doanh để được cấp Giấy chứng nhận.

Do đó, đối với những doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện trên địa bàn quận Hoàn Kiếm thì phải truy cập vào cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn và làm theo các bước hướng dẫn:

1. Đăng nhập tài khoản: Truy cập vào trang thông tin điện tử đăng ký doanh nghiệp quốc gia
2. Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp
3. Chọn doanh nghiệp để đăng ký thay đổi: Nhập Mã số doanh nghiệp hoặc Mã số nội bộ để tìm doanh nghiệp để hiển thị thông tin về doanh nghiệp
4. Chọn tài liệu đính kèm: Tài liệu đính kèm được scan, có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu, có đầy đủ chữ ký số theo quy định của văn bản điện tử.
5. Thực hiện thanh toán
6. Hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên mạng

Sau khi người nộp hồ sơ/người đăng ký hoàn thành quá trình nộp, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và được tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ. Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Sau khi đăng ký nộp thành công thì người nộp Hồ sơ có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ; Sửa đổi, bổ sung hồ sơ; Nhận kết quả.

Sau đó, doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện ở quận Hoàn Kiếm – Hà Nội thì phải in và nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội (Tầng 3, toà nhà B10A, Khu đô thị Nam Trung Yên, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội).

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi nộp hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp.

Bước 4: Công bố nội dung thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp trên cổng thông tin

Để hoàn thiện thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện cần lưu ý thực hiện việc thông báo những thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là một thủ tục bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp. Nếu không sẽ bị chịu chế tài xử phạt vi phạm hành chính

Mong bài viết hữu ích đối với quý độc giả!

Khuyến nghị

1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư doanh nghiệp tại Việt Nam.
2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.