Các doanh nghiệp sau khi hoạt động kinh doanh được một thời gian sẽ có xu hướng mở rộng kinh doanh. Những phương thức mà doanh nghiệp thường lựa chọn đó là địa điểm kinh doanh, chi nhánh, hay văn phòng đại diện. Tuy nhiên, văn phòng đại diện vẩn được các doanh nghiệp lựa chọn nhiều hơn cả. Vậy văn phòng đại diện là gì? chức năng của văn phòng đại diện. Hãy cùng hãy cùng Luật sư X tìm hiểu vấn đề này nhé!
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2014
- Nghị định 78/2015/NĐ-CP
Nội dung tư vấn
1. Văn phòng đại diện là gì?
Khoản 2 điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 quy định:
“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”
2. Đặc điểm của văn phòng đại diện.
– Không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập.
– Văn phòng đại diện vẫn có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và con dấu riêng để phục vụ các hoạt động trong nội bộ của văn phòng đại diện.
– Không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đại diện đó và đóng dấu của doanh nghiệp.
3. Ưu điểm và nhượt điểm của văn phòng đại diện.
Ưu điểm:
– Không phải nộp thuế môn bài
– Tiện lợi trong giao tiếp với khách hàng ở một vị trí thuận lợi hơn là đến văn phòng công ty.
– Có thêm một địa điểm thuận lợi hơn để trưng bày sản phẩm, đua sản phẩm đến gần với khách hàng hơn.
Nhược điểm:
– Văn phòng đại diện chỉ có chức năng quảng bá, tiếp thị và giao dịch.
– Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng cũng như mua bán. Chỉ được giới thiệu sản phẩm, không được mua bán trực tiếp.
4. Chức năng của văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng sau:
– Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;
– Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới
Ngoài ra, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.
Như vậy, trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Ngoài ra, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị như: du lịch, xây dựng, tư vấn,….thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.
Cần lưu ý khi tiến hành giao dịch với văn phòng đại diện trong ký kết hợp đồng. Hợp đồng ký kết với văn phòng đại diện là nhân danh cho doanh nghiệp, nên khi thảo luận và tiến hành ký kết hợp đồng với văn phòng đại diện, bên đối tác cần yêu cầu phía văn phòng đại diện xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp. Nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết để tránh phát sinh tranh chấp gây thiệt hại về tài chính cũng như uy tín của các bên.
5. So sánh văn phòng đại diện, chi nhánh và địa điểm kinh doanh.
| Tiêu chí | Địa điểm kinh doanh | Chi nhánh | Văn phòng đại diện |
| Khái niệm | Là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.
(Điều 45 Luật doanh nghiệp 2014) |
Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
(Điều 45.1 Luật doanh nghiệp 2014) |
Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
(Điều 45.2 Luật doanh nghiệp 2014) |
| Phạm vi thành lập | Chỉ được thành lập tại cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nới doanh nghiệp đặt trụ sở chính. | Có thể được đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. | Có thể đặt tại tỉnh thành phố trực thuộc trung ương khác không phải tỉnh thành phố đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. |
| Con dấu | Không được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng của mình. | Được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng của mình. | Được phép đăng ký và sử dụng con dấu cho hoạt động của văn phòng đại diện. Tuy nhiên, không được phép sử dụng con dấu này để đóng lên hợp đồng mua bán, bởi văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. |
| Hạch toán, kế toán, khai thuế | Hoàn toán phụ thuộc và trụ sở chính, hình thức kê khai thuế tập chung, sử dụng hóa đơn của công ty. | Có thể lựa chọn hạch toán phụ thuộc hoặc hạch toán độc lập với doanh nghiệp;
Có thể có mã số thuế riêng, hóa đơn riêng trong trường hợp lựa chọn hạch toán độc lập. |
Không được phép kinh doanh nên không có hoạt động hạch toán, khai thuế. |
| Cơ cấu tổ chức và hoạt động | Chỉ thực hiện hoạt động kinh doanh do doanh nghiệp chỉ đạo, không có chức năng đại diện theo ủy quyền. | Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả việc thực hiện hoạt động kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền;
Phát sinh hoạt động báo cáo thuế như công ty (trừ chi nhánh phụ thuộc không phải lập báo cáo tài chính công ty cuối năm) |
Không được phép kinh doanh
Chỉ có chức năng đại diện cho quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền,lợi ích đó; là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới; văn phòng có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện hành vị xâm phạm sở hữu trí tuệ của của công ty, hành vi cạnh tranh không lành mạnh của các doanh nghiệp đối thủ. |
| Thủ tục thành lập, thay đổi | Thành lập qua việc thông báo thánh lập địa điểm kinh doanh | Thành lập qua việc đăng ký thành lập chi nhánh
|
Thành lập qua việc gửi hồ sơ đăng ký thành lập hoạt động văn phòng đại diện. |
Hy vọng bài viết hữu ích cho quý độc giả!
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.0833102102
