Quận Thanh Xuân là một quận trung tâm của thành phố Hà Nội. Những năm qua tình hình phát triển kinh tế xã hội trên địa bàn quận Thanh Xuân đã có những bước chuyển biến tích cực, là điểm sáng đóng góp vào sự phát triển của toàn thành phố. Điều này có sự góp phần không nhỏ của các doanh nghiệp đang hoạt động trên địa bàn quận. Theo số liệu thống kê của UBND quận thông báo trong 6 tháng đầu năm 2019, giới doanh nghiệp trên địa bàn quận đã tạo ra giá trị sản xuất đạt 34.104 tỷ đồng, tạo ra nguồn thu ngân sách nhà nước hơn 2.512 tỷ đồng. Vì vậy, UBND quận đang đặc biệt quan tâm và tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trên địa bàn tiếp tục duy trì hoạt động và mở rộng sản xuất kinh doanh, đồng thời thu hút thêm các doanh nghiệp mới thành lập.
Căn cứ:
- Luật doanh nghiệp 2014
- Nghị định 78/2015/NĐ-CP
- Thông tư 47/2019/TT-BTC
Nội dung tư vấn
1. Những thay đổi nào thì phải thông báo và đăng ký với cơ quan chức năng
Hiện nay, có tới hơn 700.000 doanh nghiệp đang hoạt động trên phạm vi toàn quốc. Do vậy, nếu không có một cơ chế quản lý phù hợp thì rất dễ dẫn tới tình trạng hỗn loạn đối với nền kinh tế. Để các đảm bảo các doanh nghiệp hoạt động theo đúng quy định pháp luật, phòng ngừa và ngăn chặn những hành vi vi phạm như trốn thuế; buôn bán hàng lậu, hàng cấm;…. có thể gây thất thu ngân sách nhà nước, gây mất trật tự an ninh xã hội thì những thông tin mà các doanh nghiệp đăng ký thông qua thủ tục đăng ký doanh nghiệp là công cụ hữu hiệu trong công tác quan lý của cơ quan chức năng.
Ban đầu khi thành lập doanh nghiệp, pháp luật quy định các chủ doanh nghiệp phải thực hiện các đăng ký, kê khai với nhiều thủ tục bắt buộc. Điều này là hợp lý để tạo ra một môi trường kinh doanh lành mạnh, đúng theo tinh thần của pháp luật doanh nghiệp và đảm bảo sự quản lý của các cơ quan có thẩm quyền đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động và phát triển, cũng giống như vạn vật luôn biển đổi không ngừng mỗi phút giấy, các doanh nghiệp cũng có những thời điểm phải có những thay đổi và điểu chỉnh để phù hợp với tình hình mới. Trong kinh doanh, có những sự thay đổi để phát triển lớn mạnh hơn. Cũng có những sự thay đổi để thay máu, tái cấu trúc lại doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng có những sự thay đổi thu hẹp về quy mô vốn như là một biện pháp phòng thủ trong chiến lược kinh doanh. Tóm lại, doanh nghiệp có thể thay đổi rất nhiều điều trong suốt quá trình hoạt động, tuy vậy không phải tất cả mọi sự thay đổi của doanh nghiệp đều phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi thông tin doanh nghiệp với cơ quan chức năng. Mà chỉ có những thay đổi về những nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các thông tin đăng ký doanh nghiệp như thay đổi về ngành nghề kinh doanh, thay đổi về nội dung đăng ký thuế,…
Theo quy định hiện nay, những nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bao gồm: Tên doanh nghiệp; Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp; Thông tin cá nhân của những người người đại điện theo pháp luật (đối với công ty hợp danh còn có cả thông tin của những thành viên hợp danh và công ty TNHH còn có thông tin cụ thể những thành viên); Vốn điều lệ của doanh nghiệp. Mọi sự thay đổi đối với những thông tin nêu trên thì doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký hoặc thông báo thay đổi với cơ quan chức năng. Ngoài ra, đối với một số thông tin quan trọng khác của doanh nghiệp như thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh; thay đổi nội dung về đăng ký thuế; thay đổi về cổ đông sáng lập hoặc có sự tham gia góp vốn mua cổ phần của các cổ đông nước ngoài,…
2. Thời hạn để đăng ký thay đổi
Căn cứ theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014, những khi doanh nghiệp thay đổi những thông tin nêu trên thì trong thời gian là 10 ngày kể từ khi có những sự thay đổi thì doanh nghiệp phải thực hiện những thủ tục đăng ký thay đổi hoặc phải thông báo việc đăng ký thay đổi. Nếu không thực hiện đúng theo quy định này, doanh nghiệp nhiều khả năng sẽ phải chịu những chế tài xử phạt theo quy định pháp luật.
Đã từng có trường hợp một doanh nghiệp có trụ sở đặt tại đường Giải Phóng, thuộc địa bàn quận Thanh Xuân có thay đổi về vốn điều lệ nhưng không thực hiện đăng ký thay đổi và không thay đổi nội dung đăng ký thuế. Sau đó đã bị cơ quan thuế phát hiện và bị xử phạt với hành vi không kê khai và nộp thuế không đầy đủ. Cũng có trường hợp doanh nghiệp khác có trụ sở trên đường Lê Trọng Tấn thực hiện mở rộng hoạt động kinh doanh sang những lĩnh vực kinh doanh có điều kiện như giáo dục, kinh doanh bất động sản. Tuy nhiên lại không thông báo thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh. Do đó đã bị cơ quan chức năng xử phạt với hành vi kinh doanh trái phép. Vì vậy, các doanh nghiệp hãy lưu ý về thời hạn này để đăng ký thay đổi hoặc thông báo về sự thay đổi với cơ quan chức năng để tránh việc bị xử phạt đáng tiếc.
3. Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp trên địa bàn quận Thanh Xuân
Phương thức truyền thống của các thủ tục đăng ký kinh doanh và thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh truyền thống đó là doanh nghiệp sẽ chuẩn bị các bộ hồ sơ theo những mẫu chuẩn pháp luật quy định và tới trực tiếp các Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch đầu tư các tỉnh, thành phố để nộp và sau đó nhận kết quả trực tiếp. Tuy nhiên, hiện nay theo chủ trương cải cách ứng dụng công nghệ thông tin vào các thủ tục hành chính, thành phố Hà Nội đã quy định 100% các hoạt động liên quan tới thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thay đổi kinh doanh,… đều phải thực hiện đăng ký online trước. Sau đó khi xét duyệt nếu được chấp thuận thì doanh nghiệp mới photo bản cứng của các loại giấy tờ trong bộ hồ sơ đã nộp online đem trực tiếp tới Phòng đăng ký kinh doanh nộp để nhận kết quả. Đây được xem là một bước cải tiến mang tính tích cực cho cả phía chính quyền và phía doanh nghiệp. Khi Phòng đăng ký kinh doanh giảm tải được phần nào số lượng hồ sơ tiếp nhận trực tiếp các thủ tục hành chính, tinh giảm đáng kể chi phí cho cơ quan. Về phía doanh nghiệp, việc thực hiện đăng ký kinh doanh và thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức khi không phải cất công nhiều lần tới trực tiếp Phòng đăng ký kinh doanh để nộp, bổ sung hồ sơ và nhận kết quả.
Như vậy, các doanh nghiệp thay đổi đăng ký kinh doanh trên địa bàn quận Thanh Xuân cần lưu ý thực hiện các bước sau:
Giai đoạn 1: Đăng ký thay đổi online trên website https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 1: Đăng nhập tài khoản
Truy cập vào trang thông tin điện tử đăng ký doanh nghiệp quốc gia tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Đăng nhập vào tài khoản, có thể chọn 1 trong 2 cách sau:
- Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh
Nếu trường hợp anh/chị chưa có tài khoản của thì có thể click vào nút Đăng ký để đăng ký tài khoản mới rất nhanh chóng và thuận tiện.
- Sử dụng chữ ký số công cộng
Bước 2: Chọn hình thức đăng ký
Chọn hình thức đăng ký : Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Bước 3: Chọn doanh nghiệp để đăng ký thay đổi
Nhập Mã số doanh nghiệp hoặc Mã số nội bộ để tìm doanh nghiệp để hiển thị thông tin về doanh nghiệp
Bước 4: Chọn loại đăng ký thay đổi
Chọn – Thay đổi nội dung ĐKDN
Bước 5: Chọn tài liệu đính kèm
Tải tài liệu đính kèm: Tài liệu đính kèm được scan, có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu, có đầy đủ chữ ký số theo quy định của văn bản điện tử. Hồ sơ đính kèm phải gồm đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo quy định của từng loại thay đổi. Thành phần của từng bộ hồ sơ đăng ký thay đổi sẽ có những sự khác nhau nhất định, cụ thể thư sau:
Thành phần hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp bao gồm:
– Thông báo thay đổi
– Biên bản họp về việc thay đổi tên doanh nghiệp (đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên)
– Quyết định thay đổi tên công ty
– Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.
– Giấy đề nghị công bố thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Thành phần hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở bao gồm:
– Thông báo thay đổi địa chỉ công ty
– Biên bản họp về việc đổi địa chỉ trụ sở (đối với công ty cổ phần, công ty hợp danh và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên)
– Quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở công ty
– Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ – trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
– Thông báo về việc sử dụng con dấu mới – nếu con dấu cũ có khắc địa chỉ công ty
Thành phần hồ sơ thay đổi vốn điều lệ bao gồm:
– Thông báo thay đổi vốn điều lệ có chữ ký của người đại diện theo pháp luật
– Quyết định về việc thay đổi vốn điều lệ
– Bản sao biên bản họp về việc tháy đổi vốn điều lệ
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế.
– Xuất trình bản chính Giấy Chứng nhận Đăng ký kinh doanh hoặc bản chính Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế.
Thành phần hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
– Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật mới (lưu ý thời hạn của các giấy tờ này hiện còn giá trị sử dụng);
– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
– Biên bản họp công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
– Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
– Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế;
– Giấy giới thiệu hoặc ủy quyền cho Công ty luật Việt An thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Thành phần hồ sơ thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
– Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh;
– Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh được ban hành bởi chủ sở hữu, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị,….
Lưu ý: Trong năm 2019, khi doanh nghiệp thực hiện bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp được quyền đăng ký bổ sung trước sau đó khi doanh nghiệp chính thức thực hiện đảm bảo các điều kiện kinh doanh hoặc xin giấy phép con liên quan đến điều kiện kinh doanh cụ thể. Đối với ngành nghề kinh doanh yêu cầu chứng chỉ hành nghề doanh nghiệp phải đảm bảo trong quá trình hoạt động có đủ chứng chỉ hành nghề (nếu không là thành viên công ty cần lưu kèm Hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm chức danh tương ứng và hồ sơ nhân sự của người lao động theo quy định của pháp luật lao động).
Đối với ngành nghề kinh doanh yêu cầu vốn pháp định doanh nghiệp phải đăng ký vốn điều lệ công ty bằng hoặc lớn hơn vốn pháp định cho lĩnh vực hoạt động có trong đăng ký kinh doanh. Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 doanh nghiệp không phải chứng minh vốn pháp định, vốn điều lệ đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện về vốn khi thành lập công ty cũng như khi thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh;
Thay đổi do chuyển nhượng, bổ sung thành viên, cổ đông trong doanh nghiệp
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tăng vốn điều lệ do chuyển nhượng vốn góp gồm:
– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
– Bản sao Biên bản họp của hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên;
– Quyết định của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị, chủ sở hữu;
– Hợp đồng chuyển nhượng và biên bản thanh lý hợp đồng trong trường hợp chuyển nhượng vốn góp, cổ phần hoặc giấy tờ xác nhân việc góp vốn của thành viên mới;
– Giấy chứng thực cá nhân của thành viên mới;
– Văn bản của Sở Kế hoạch và Đầu tư chấp thuận việc góp vốn, mua cổ phần của nhà đầu tư nước ngoài khi góp vốn, mua cổ phần các công ty kinh doanh ngành nghề có điều kiện đối với nhà đầu tư nước ngoài hoặc nắm giữ 51% tổng vốn điều lệ của tổ chức kinh tế.
Bước 6: Hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên mạng
Sau khi người nộp hồ sơ/người đăng kýhoàn thành, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và được tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ. Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị 02 bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ/người đăng ký
Bản xem trước hồ sơ bao gồm các thông tin của hồ sơ đã nộp => Nhấn nút để tạo bản in.
Xem và in giấy biên nhận.
Sau khi đăng ký nộp thành công thì người nộp Hồ sơ có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ; Sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Giai đoạn 2: In bản cứng và tới nộp trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh.
Sau khi nhận được thông báo về việc hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ và được chấp thuận thay đổi. Doanh nghiệp phải in những giấy tờ đang tồn tại dưới dạng file dữ liệu thành bản cứng. Tiếp đó sẽ đem bộ hồ sơ này tới nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu từ thành phố Hà Nội có địa chỉ tại Tầng 3 – Nhà B10A – Nam Trung Yên – Hà Nội.
Sau khi nộp hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận thay đổi thông tin doanh nghiệp đối với trường hợp đăng ký thay đổi ngành nghề kinh doanh hoặc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong trường hợp thay đổi những thông tin ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ như Tên công ty; Vốn điều lệ; Địa chỉ trụ sở công ty và người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu,….
Để hoàn thiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện việc thông báo những thông tin đã được thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là một thủ tục bắt buộc khi thay đổi những thông tin quan trọng đối với doanh nghiệp.
4. Những lưu ý liên quan tới thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh
– Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng và phải khắc phục hậu quả là: buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
– Khi doanh nghiệp muốn thay đổi tên công ty thì doanh nghiệp ngoài việc thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ đăng ký doanh nghiệp doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, in ấn lại hóa đơn VAT, thông báo việc thay đổi với các cơ quan liên quan như: thuế, ngân hàng, bảo hiểm, đối tác, bạn hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc thay đổi giấy phép con,… (nếu doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực kinh doanh có điều kiện sau đăng ký kinh doanh).
– Lưu ý quan trong để tranh việc phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu khi thay đổi địa chỉ của công ty. Đó là đối với con dấu khắc mới theo quy định pháp luật doanh nghiệp hiện hành doanh nghiệp không nên khắc quận của trụ sở công ty lên con dấu để tránh sau này có sự thay đổi lại phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu pháp nhân công ty.
– Căn cứ theo Thông tư 47/2019/TT-BTC thì việc thực hiện thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng hiện nay sẽ không mất bất kỳ khoản phí nào.
– Hiện nay, thời gian tiếp nhận và giải quyết hồ sơ của Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội là sáng từ 8h-11h30 (từ thứ 2 tới thứ 7) và chiều từ 13h30- 17h (từ thứ 2 tới thứ 6). Do số lượng hồ sơ về đăng ký doanh nghiệp và thay đổi đăng ký kinh doanh hiện nay trên địa bàn thành phố Hà Nội là tương đối nhiều, do đó, để tránh phải chờ đợi lâu khi thực hiện giai đoạn 2 của các bước thủ tục Luật sư X đã nêu ở trên, anh/chị nên tới sớm vào đầu các phiên làm việc buổi chiều. Hơn nữa, các tuyến đường để tới Phòng đăng ký kinh doanh tại khu Nam Trung Yên thường xảy ra tắc đường trên các đoạn đường Trung Kính, Nguyễn Chánh. Anh/chị khi đi nộp hồ sơ vào nên tránh di chuyển vào giờ cao điểm trên những tuyến đường đó.
Khi có nhu cầu về dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh, hãy liên hệ với chúng tôi qua số máy: 0833.102.102 (Phím số 1)
Hy vọng những thông tin trên hữu ích đối với quý độc giả.
Khuyến nghị
