Hội đồng thành viên gồm tất cả các thành viên công ty, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Hội đồng thành viên sẽ thảo luận, thông qua, các nghị quyết quan trọng của công ty thông qua các cuộc họp Hội đồng thành viên. Tùy theo cơ chế hoạt động của từng công ty, Điều lệ công ty sẽ quy định kỳ họp Hội đồng thành viên, nhưng pháp luật quy định ít nhất mỗi năm phải họp một lần. Luật Doanh nghiệp cũng có những quy định cụ thể về cách thức, trình tự, thủ tục tiến hành cuộc họp Hội đồng thành viên của công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Để có được một cuộc họp đúng theo quy định của pháp luật, tránh trường hợp bị các thành viên khiếu nại hoặc các nghị quyết đã thông qua buộc phải hủy bỏ, chúng tôi gửi đến bạn những lưu ý thông qua bài viết dưới đây
Căn cứ:
- Luật Doanh nghiệp 2014
Nội dung tư vấn
Để tiến hành một cuộc họp Hội đồng thành viên hiệu quả và đúng pháp luật cần phải tuân thủ các quy định dưới đây:
1. Triệu tập cuộc họp
Thẩm quyền triệu tập cuộc họp:
Theo Điều 58 Luật Doanh nghiệp 2014, những chủ thể sau đây có thẩm quyền triệu tập cuộc họp:
- Chủ tịch Hội đồng thành viên tự triệu tập cuộc họp khi thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu từ 10% số vốn điều lệ trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định (Trường hợp công ty có một thành viên sở hữu trên 90% vốn điều lệ và Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại khoản 8 Điều này thì nhóm thành viên còn lại đương nhiên có quyền yêu cầu triệu tập cuộc họp)
- Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo yêu cầu của thành viên, nhóm thành viên được đề cập ở trên trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu thì thành viên, nhóm thành viên đó triệu tập họp Hội đồng thành viên.
* Lưu ý với trường hợp này, khoản 3,4,5 điều 58 LDN 2014, quy định rõ như sau:
Điều 58. Triệu tập họp Hội đồng thành viên
…
4.Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định tại khoản 3 Điều này phải bằng văn bản và có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên yêu cầu;
b) Lý do yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên và vấn đề cần giải quyết;
c) Dự kiến chương trình họp;
d) Họ, tên, chữ ký của từng thành viên yêu cầu hoặc người đại diện theo ủy quyền của họ.
5. Trường hợp yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên không có đủ nội dung theo quy định tại khoản 4 Điều này thì Chủ tịch Hội đồng thành viên phải thông báo bằng văn bản cho thành viên, nhóm thành viên có liên quan biết trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu.
Trong các trường hợp khác, Chủ tịch Hội đồng thành viên phải triệu tập họp Hội đồng thành viên trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu.
Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập họp Hội đồng thành viên theo quy định thì phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về thiệt hại xảy ra đối với công ty và thành viên có liên quan của công ty. Trường hợp này, thành viên hoặc nhóm thành viên đã yêu cầu có quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên. Chi phí hợp lý cho việc triệu tập và tiến hành họp Hội đồng thành viên sẽ được công ty hoàn lại.
Như vậy, thành viên, nhóm thành viên có quyền yêu cầu triệu tập cuộc họp phải gửi yêu cầu hợp lệ, đầy đủ giấy tờ, nội dung đến Chủ tịch hội đồng thành viên thì Chủ tịch hội đồng thành viên mới tiếp nhận yêu cầu. Nếu sau thời gian 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ mà chủ tịch hội đồng thành viên không triệu tập họp thì thành viên, nhóm thành viên đó mới có thẩm quyền triệu tập cuộc họp.
Thời gian, địa điểm họp:
Cuộc họp của Hội đồng thành viên phải được tổ chức tại trụ sở chính của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
2. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp
Chuẩn bị tài liệu:
Khoản 1 Điều 58 LDN 2014 quy định :
Điều 58. Triệu tập họp Hội đồng thành viên
1.Chủ tịch Hội đồng thành viên chuẩn bị chương trình, nội dung tài liệu và triệu tập họp Hội đồng thành viên. Thành viên có quyền kiến nghị bổ sung nội dung chương trình họp bằng văn bản. Kiến nghị phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; họ, tên, chữ ký của thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền;
b) Tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;
c) Nội dung kiến nghị đưa vào chương trình họp;
d) Lý do kiến nghị.
Chủ tịch Hội đồng thành viên phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên; trường hợp kiến nghị được trình ngay trước khi họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành.
Có thể nói rằng, chủ tịch hội đồng thành viên có nghĩa vụ chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho cuộc họp. Các thành viên khác có quyền kiến nghị bổ sung nhưng phải gửi trước cuộc họp ít nhất 01 ngày hoặc nếu được trình ngay trước cuộc họp thì phải được đa số các thành viên dư họp tán thành.
Gửi giấy mời họp, các tài liệu liên quan đến cuộc họp:
Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể bằng giấy mời, điện thoại, fax hoặc phương tiện điện tử khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp.
Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp. Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua phương hướng phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.
3. Tiến hành cuộc họp
Điều kiện tiến hành
Trên thực tế không phải cuộc họp nào được triệu tập cũng có thể được tiến hành. Có nhiều cuộc họp phải triệu tập nhiều lần mới có thể tiến hành vì không đáp ứng điều kiện tiến hành cuộc họp.
Điều 59. Điều kiện và thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên
1.Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.
2. Trường hợp Điều lệ không quy định hoặc không có quy định khác, triệu tập họp Hội đồng thành viên trong trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì được thực hiện như sau:
a) Triệu tập họp lần thứ hai phải được thực hiện trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ;
b) Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trường hợp này, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.
Như vậy, để tiến hành cuộc họp thì phải đáp ứng điều kiện về số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp so với vốn điều lệ.
- Lần 1: ít nhất 65% vốn điều lệ
- Lần 2: trong vòng 15 ngày sau ngày định họp lần 1, 50% vốn điều lệ
- Lần 3: trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày định họp lần 2, không phụ thuộc vào tỷ lệ.
Thể thức tiến hành họp:
Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên, hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định.
4. Thông qua nghị quyết:
Điều 60 Luật Doanh nghiệp 2014 có quy định:
Điều 60. Nghị quyết của Hội đồng thành viên
1. Hội đồng thành viên thông qua các nghị quyết thuộc thẩm quyền bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.
2. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì quyết định về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:
a) Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty quy định tại Điều 25 của Luật này;
b) Quyết định phương hướng phát triển công ty;
c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
d) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
đ) Tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
3. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong các trường hợp sau đây:
a) Được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
b) Được số phiếu đại diện ít nhất 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành đối với quyết định bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty.
4. Thành viên được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.
Tóm lại những vấn đề quan trọng của công ty sẽ do Hội đồng thành viên quyết định tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Tùy theo mức độ quan trọng và điều lệ công ty mà tỷ lệ tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành khác nhau. Và không bắt buộc thành viên phải trực tiếp biểu quyết tại cuộc họp mà còn nhiều hình thức khác theo quy định tại Khoản 4 Điều 60 LDN 2014.
5. Biên bản cuộc họp
Tại cuộc họp sẽ có thư ký ghi hoặc ghi ấm lại nội dung cuộc họp và lập thành biên bản trước khi kết thúc cuộc họp để các thành viên thông qua. Cụ thể như sau:
Điều 61. Biên bản họp Hội đồng thành viên
1. Các cuộc họp Hội đồng thành viên phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác.
2. Biên bản họp Hội đồng thành viên phải làm xong và thông qua ngay trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Thời gian và địa điểm họp; mục đích, chương trình họp;
b) Họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền dự họp; họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện ủy quyền của thành viên không dự họp;
c) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết; tóm tắt ý kiến phát biểu của thành viên về từng vấn đề thảo luận;
d) Tổng số phiếu biểu quyết hợp lệ, không hợp lệ; tán thành, không tán thành đối với từng vấn đề biểu quyết;
đ) Các quyết định được thông qua;
e) Họ, tên, chữ ký của người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp.
3. Người ghi biên bản và chủ tọa cuộc họp chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của nội dung biên bản họp Hội đồng thành viên.
Hi vọng bài viết hữu ích cho bạn!
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư cho doanh nghiệp tại Việt Nam
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay 0833102102
