Văn phòng đại diện là gì

Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa hiện nay, việc các doanh nghiệp hoạt động đa ngành, đa lĩnh vực là rất phổ biến. Bên cạnh đó, việc các doanh nghiệp liên tục mở rộng hoạt động trên phạm vi toàn quốc và vươn ra bên ngoài lãnh thổ Việt Nam cũng là điều không còn xa lạ. Trong bối cảnh đó, văn phòng đại diện đóng vai trò là “cánh tay nối dài” của các doanh nghiệp khi muốn vươn mình ra tìm kiềm, khai thác những thị trường mới.

 

Căn cứ:

Nội dung tư vấn

1. Văn phòng đại diện là gì?

Luật doanh nghiệp 2014 quy định rõ ràng về hình thức và chức năng của các doanh nghiệp hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc phân bổ quyền lợi, nghĩa vụ của các chủ thể. Theo đó, căn cứ theo Khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 có quy định về Vãn phòng đại diện như sau:

2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Như vậy, pháp luật quy định văn phòng đại diện được thành lập bởi doanh nghiệp chủ quản và hoạt động dưới sự quản lý của doanh nghiệp đó. Các hoạt động của văn phòng đại diện được thực hiện theo sự ủy quyền của doanh nghiệp chủ quản. Mọi hoạt động của văn phòng đại diện phải thực hiện trong phạm các công việc được ủy quyền đó nhằm phục vụ lợi ích cho doanh nghiệp chủ quản. Đồng nghĩa với đó là việc văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.

Văn phòng đại diện được chia làm hai loại chính. Theo đó, mỗi loại hình đóng những vai trò khác nhau:

  • Văn phòng đại diện trong nước (Thực hiện các công việc được doanh nghiệp chủ quản ủy quyền trong lãnh thổ Việt Nam, chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam)

  • Văn phòng đại diện nước ngoài (Thực hiện các công việc được doanh nghiệp chủ quản ủy quyền bên ngoài lãnh thổ Việt Nam. Ngoài chịu sự điều chỉnh của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện nước ngoài còn chịu sự điều chỉnh của pháp luật của nước sở tại)

Căn cứ theo Điều 46 Luật doanh nghiệp 2014 thì doanh nghiệp có thể tùy theo nhu cầu để quyết định việc thành lập các văn phòng đại diện. Pháp luật không giới hạn số lượng văn phong đại diện của các doanh nghiệp. Thực tế hiện nay thấy rằng, các doanh nghiệp thường căn cứ theo địa giới hành chính để thành lập văn phòng đại diện, phân bổ hoạt động của các văn phòng đại diện. Một số doanh nghiệp lựa chọn việc đặt các văn phòng đại diện theo 3 miền.

Ví dụ trụ sở trính đặt ở Hà Nội thì sẽ đặt văn phòng đại diện tại Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh. Cũng có rất nhiều trường hợp, với nhu cầu cần đi sâu hơn, các doanh nghiệp đã lựa chọn phương thức đặt văn phòng đại diện tại các Tỉnh, thành phố hay thậm trí là cả ở các cấp quận, huyện, thị xã.

Khi quyết định thành lập văn phòng đại diện. Doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thủ tục đăng ký văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.

 

2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng đại diện

Trong kinh doanh, mỗi khi doanh nghiệp muốn triển khai hoạt động kinh doanh ở một lĩnh vực mới, thị trường mới. Việc tìm hiểu, thu thập dữ liệu, thị hiếu của khách hàng, đặc điểm vị trí địa lý của địa phương sắp mở thị trường là điều vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó, để thực hiện những công việc này, các công ty có thể thành lập văn phòng đại diện để làm tất cả những công việc trên.Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Chức năng của văn phòng đại diện:

Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc

Chức năng của một đơn vị liên lạc là rất quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp. Khi các văn phòng đại diện có thể là đơn vị trực tiếp tiếp nhận những ý kiến phản hồi, đóng góp, kiến nghị của khách hàng và các đối tác. Từ đó tổng hợp lại và thông tin về cho doanh nghiệp chủ quản để kịp thời xử lý. Đối với các văn phòng đại diện tại địa phương, đặc biệt là các địa phương có tính chất đặc thù, việc lắng nghe nguyện vọng của khách hàng để kịp thời kiến nghị để doanh nghiệp đưa ra những cơ chế hỗ trợ tốt nhất là vô cùng quan trọng trong xu thế kinh doanh cạnh tranh hiện nay.

 

Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới

Thu thập thông tin, củng cố mối quan hệ với các khách hàng cũ, đồng thời mở rộng hoạt động, tiếp tục tìm kiếm các thị trường và đối tác mới cũng là một chức năng vô cùng quan trọng của văn phòng đại diện. Với việc có những nhân sự đã ở địa phương trong thời gian dài và có am hiểu về thị trường sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh diễn ra thuận tiện và trơn tru hơn. Kịp thời có mặt để xử lý các vấn đề phát sinh với khách hàng và đối tác.

Quyền hạn của văn phòng đại diện

  • Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Do không hoạt động kinh doanh, nên văn phòng đại diện sẽ không sử dụng hóa đơn, không phải kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân.

  • Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Trường hợp nếu doanh nghiệp chủ quản ủy quyền cho văn phòng đại diện thực hiện việc ký kết hợp đồng thì đây là hoạt động nhân danh doanh nghiệp chủ quản và doanh nghiệp chủ quản phải chịu trách nhiệm về những nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đó. 

  • Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

  • Được quyền thuê người lao động làm việc

  • Được quyền khắc con dấu

  • Được mở tài khoản ngân hàng riêng

  • Được cấp mã số thuế

 

Nghĩa vụ của văn phòng đại diện

  • Phải kê khai thuế thu nhập cá nhân, kê khai bảo hiểm xã hội cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện

  • Trước ngày 31/1 hàng năm, văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của bộ công thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện cho cơ quan Cấp phép

  • Cung cấp những tài liệu hoặc giải trình liên quan tới hoạt động của văn phòng đại diện khi được cơ quan chức năng có thẩm quyền yêu cầu

  • Tuân thù nội quy, quy chế của doanh nghiệp chủ quản

  • Thực hiện những công việc theo sự ủy quyền của doanh nghiệp chủ quản

 

Khuyến nghị

  1. LSX là thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực pháp luật về doanh nghiệp tại Việt Nam

  2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay