Giám đốc là người quản lí hoặc giám sát một khu vực, lĩnh vực cụ thể của công ty, đại diện công ty kí kết và chịu trách nhiệm trước những hợp đồng, hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, không phải khi nào giám đốc cũng có mặt tại công ty để thực hiện việc kí kết đó được. Vậy, trong trường hợp này, chủ thể khác có quyền thay mặt giám đốc kí kết các hợp đồng đó không? Bài vết dưới đây của Luật sư X sẽ giúp các bạn tìm ra đáp án cho câu hỏi: Có được ký thay Giám đốc không?
Căn cứ:
- Bộ luật dân sự năm 2015
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP
- Thông tư 39/2014/TT-BTC
Nội dung tư vấn
1.Ai có quyền kí thay giám đốc?
Khoản 6 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định về ký thay như sau:
1. Ở cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
Theo đó, thông thường, tại công ty, người đứng đầu công ty là giám đốc có quyền kí tất cả các văn bản của cơ quan, nhân danh công ty kí kết các hợp đồng kinh tế, chứng từ, hóa đơn,… Tuy nhiên, giám đốc có thể giao cho cấp phó của mình, tức là phó giám đốc, ki thay các văn bản thuộc ác lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của giám đốc,như kí các dự án đầu tư, hợp đồng giao dịch mua, bán và giao dịch kinh doanh khác của công ty,…(ví dụ: kí các sổ sách, chứng từ kế toán liên quan đến hoạt đông thu chi của công ty, kí kết các hợp đồng về nguyên vật liệu, tài sản và dịch vụ công nghệ thông tin của công ty).
Như vậy, chủ thể có thẩm quyền kí thay giám đốc chính là phó giám đốc công ty.
Lưu ý: Cần phân biệt giữa “kí thay” và “kí thay mặt”.
Kí thay mặt áp dụng cho các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ biểu quyết tập thể đối với các vấn đề, nội dung quan trọng. Khi đó đối với các vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức, mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức cần phải được thảo luận tập thể và quyết định theo số đông. Việc ký văn bản sẽ được quy định như sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt sẽ thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.
- Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, kỹ thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Còn kí thay lại được áp dụng ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan tổ chức là người có quyền kí nhân danh tổ chức đó.
2.Điều kiện để được kí thay giám đốc là gì?
Để phó giám đốc được kí thay giám đốc, thì cần phải có một hợp đồng ủy quyền kí thay giữa hai chủ thể là giám đốc và phó giám đốc.
Điều 562 Bộ luật dân sự 2015 quy định về hợp đồng ủy quyền như sau:” Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.”
Đối tượng của hợp đồng này là công việc có thể thực hiện và được phép thực hiện. Người được ủy quyền thực hiện công việc trong phạm vi,nội dung được ủy quyền. Trường hợp người được ủy quyền thực hiện công việc vượt quá nội dung được ủy quyền sẽ phải thực hiện bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ gây ra.
Theo quy định tại điều 655, 656 của Bộ luật dân sự 2015, thì trong quan hệ ủy quyền này, Phó giám đốc (người được ủy quyền) có các quyền và nghĩa vụ sau:
- Yêu cầu giám đốc (bên ủy quyền) cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để thực hiện công việc kí thay.
- Thực hiện việc kí và báo cho giám đốc về việc thực hiện công việc đó.
- Bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện việc kí thay.
- Giữ bí mật thông tin mà mình biết được trong khi thực hiện việc kí thay.
- Bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ
Lưu ý: Phó giám đốc chỉ được ủy quyền lại cho bên thứ ba khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Việc ủy quyền lại việc kí thay phải được giám đóc đồng ý hoặc do sự kiện bất khả kháng nếu không áp dụng ủy quyền lại thì mục đích xác lập, kí kết hợp đồng của công ty không thể thực hiện được.
- Việc ủy quyền lại không được vượt quá phạm vi ủy quyền ban đầu
- Hợp đồng ủy quyền lại có hình thức phù hợp với hình thức ủy quyền ban đầu.
- Người được ủy quyền lại cũng có quyền, nghĩa vụ đối với người ủy quyền lại như người ủy quyền lại đối với người ủy quyền.
3.Nội dung cơ bản của một hợp đồng ủy quyền kí thay giữa giám đốc và phó giám đốc là gì?
- Thông tin cụ thể của các bên: Họ và tên; chứng minh nhân dân/Căn cước công dân; chỗ ở hiện tại; Hộ khẩu thường trú; Số điện thoại.
- Nội dung và phạm vi ủy quyền;
- Thời hạn ủy quyền;
- Nghĩa vụ của các bên;
- Điều khoản cuối cùng: phương thức giải quyết khi có tranh chấp xảy ra, cam kết, hiệu lực của Giấy ủy quyền;
- Chữ ký của các bên.
Trong các nội dung này, phạm vi ủy quyền là nội dung quan trọng nhất. Ví dụ, nếu phạm ủy quyền là kí thay hợp đồng mua bán nguyên vật liệu cho công ty, thì Phó giám đốc chỉ có quyền kí thay những hợp đồng liên quan đến vấn đề đó. Còn nếu phạm vi ủy quyền là kí thay tất cả các hợp đồng thì phó giám đốc có quyền kí thay tất cả, mà không cần mỗi hợp đồng lại phải kèm theo thêm một văn bản ủy quyền.
Hy vọng bài viết có ích với bạn!
Khuyến nghị
1. LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư doanh nghiệp tại Việt Nam
2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay 0833102102
