Thành lập văn phòng đại diện là bước đi luôn được các chủ doanh nghiệp cân nhắc khi muốn phát triển, mở rộng công ty. Hiện nay, với sự phát triển nhanh và ổn định, quận Long Biên là sự lựa chọn phù hợp để doanh nghiệp quyết định thành lập văn phòng đại diện. Vậy sẽ có nhiều thắc mắc như văn phòng đại diện là gì? Thủ tục thành lập văn phòng đại diện thế nào? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của Luật sư X về thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại quận Long Biên – Hà Nội.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự năm 2015 sửa đổi, bổ sung
- Luật doanh nghiệp năm 2014;
- Văn bản hợp nhất 902/VBHN-BKHĐT năm 2019 hợp nhất Nghị định về đăng ký doanh nghiệp
- Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
- Các văn bản hướng dẫn liên quan
Nội dung tư vấn
1. Thế nào là văn phòng đại diện?
Văn phòng đại diện có thể hiểu là một đơn vi phụ thuộc được thành lập nhằm mục đích đại diện cho doanh nghiệp tại một địa điểm khác trụ sở chính, thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo ủy quyền, đồng thời bảo vệ các lợi ích cho doanh nghiệp.
Căn cứ Điều 84 Bộ luật Dân sự năm 2015 sửa đổi, bổ sung thì Văn phòng đại diện được quy định như sau:
“Điều 84. Chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân
1. Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không phải là pháp nhân.
2. Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân.
3. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện trong phạm vi do pháp nhân giao, bảo vệ lợi ích của pháp nhân.
4. Việc thành lập, chấm dứt chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân phải được đăng ký theo quy định của pháp luật và công bố công khai.
5. Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền.
6. Pháp nhân có quyền, nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch dân sự do chi nhánh, văn phòng đại diện xác lập, thực hiện”.
Trên cơ sở đó, khoản Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2014 làm rõ hơn về khái niệm cũng như đặc điểm và chức năng của văn phòng đại diện doanh nghiệp:
Điều 45. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Như vậy, cùng là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và không có tư cách pháp nhân, nhưng khác với chi nhánh, văn phòng đại diện chỉ có các chức năng đại diện theo ủy quyền cho lợi ích và bảo vệ các lợi ích đó của doanh nghiệp, không có chức năng thực hiện các hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng và các hoạt động sinh lợi khác.
2. Đặc điểm của văn phòng đại diện doanh nghiệp
Trước khi quyết định thành lập văn phòng đại diện tại quận Long Biên, nên cân nhắc thật kỹ trên cơ sở điều kiện mà mình có để đưa ra lựa chọn cho phù hợp nhất. Dưới đây là tóm tắt một số đặc điểm của văn phòng đại diện của doanh nghiệp:
- Nơi thành lập: Có thể được đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Cơ cấu tổ chức và hoạt động: Không được phép kinh doanh. Chỉ có chức năng đại diện cho quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
- Thủ tục thành lập: Thành lập qua việc gửi hồ sơ đăng ký thành lập hoạt động văn phòng đại diện
- Con dấu: Được phép đăng ký và sử dụng con dấu cho hoạt động của văn phòng đại diện. Tuy nhiên, vì không có chức năng kinh doanh nên đối với hợp đồng mua bán, con dấu của văn phòng đại diện không không có hiệu lực
- Hạch toán, kế toán, khai thuế: Không được phép kinh doanh nên không có hoạt động hạch toán, khai thuế.
Tóm lại, ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và ngoài nước. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
3. Thực tiễn thành lập hộ kinh doanh tại quận Long Biên
Long Biên là một quận nằm ở phía Đông thành phố Hà Nội. Đây là quận duy nhất nằm ở tả ngạn sông Hồng, đồng thời là quận có diện tích lớn nhất của thủ đô Hà Nội có phía Đông và Nam giáp huyện Gia Lâm; Phía Tây giáp các quận Tây Hồ, Ba Đình, Hoàn Kiếm, Hai Bà Trưng; Phía Tây Nam giáp quận Hoàng Mai, ranh giới là sông Hồng; Phía Bắc giáp huyện Đông Anh, ranh giới là sông Đuống.
Quận Long Biên có 14 đơn vị hành chính trực thuộc là các phường: Cự Khối, Thạch Bàn, Long Biên, Bồ Đề, Ngọc Thụy, Ngọc Lâm, Gia Thụy, Thượng Thanh, Việt Hưng, Phúc Đồng, Sài Đồng, Phúc Lợi, Giang Biên, Đức Giang. Đây là một quận được đánh giá là có sự phát triển toàn diện, liên tục, tăng trường bền vững.
Tính đến thời điểm hiện tại số lượng doanh nghiệp tại quận Long Biên khoảng 12.315 doanh nghiệp hoạt động trong nhiều ngành nghề khác nhau ví dụ như: nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động, vận tải hàng hóa đường thủy nội địa, may trang phục, hoạt động tư vấn quản lý,….. Do đó, đây là vị trí đắc địa để các doanh nghiệp cân nhắc thành lập văn phòng đại diện để mở rộng giao thương buôn bán, mở rộng phạm vi kinh doanh. Có thể liệt kê một số văn phòng đại diện tiêu biểu phân bố tại một số phường như:
- Phường Long Biên: Văn Phòng Đại Diện Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Vina Hoàng Long
- Phường Đức Giang: Văn Phòng Đại Diện Công Ty TNHH Nomura Weldteco Việt Nam
- Phường Bồ Đề: Văn phòng Tổng Đại lý Prudential Gia Lâm
- Phường Ngọc Lâm: Văn Phòng Đại Diện Miền Bắc Liên Minh HTX Tỉnh Đồng Tháp; Văn Phòng Đại Diện Nittoku Singapore Pte Ltd
- Và nhiều văn phòng đại diện khác tập trung ở một số phường như Gia Thụy, Ngọc Lâm, Long Biên, v.v….
4. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại quận Long Biên
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Muốn thành lập văn phòng đại diện tại quận Long Biên, cần chuẩn bị những hồ sơ giấy tờ sau:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện,cụ thể:
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
- Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương chưa thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp để được cấp đăng ký doanh nghiệp thay thế nội dung đăng ký kinh doanh trong Giấp phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Theo Điều 13 Văn bản hợp nhất 902/VBHN-BKHĐT có quy định về cơ quan đăng kí kinh doanh như sau:
“Điều 13. Cơ quan đăng ký kinh doanh
Cơ quan đăng ký kinh doanh được tổ chức ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh) và ở quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện), bao gồm:
a) Ở cấp tỉnh: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (sau đây gọi chung là Phòng Đăng ký kinh doanh). Phòng Đăng ký kinh doanh có thể tổ chức các điểm tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Phòng Đăng ký kinh doanh tại các địa điểm khác nhau trên địa bàn cấp tỉnh.
Thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh có thể thành lập thêm một hoặc hai Phòng Đăng ký kinh doanh và được đánh số theo thứ tự. Việc thành lập thêm Phòng Đăng ký kinh doanh do Ủy ban nhân dân thành phố quyết định sau khi thống nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
b) Ở cấp huyện: Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện nhiệm vụ đăng ký hộ kinh doanh quy định tại Điều 15 Nghị định này (sau đây gọi chung là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện).”
Như vậy, đối với cá nhân, tổ chức muốn thành lập văn phòng đại diện tại địa bàn quận Long Biên thì cơ quan có thẩm quyền là Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội.
Hiện nay, Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội yêu cầu các chủ công ty muốn thành lập văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục đăng ký online trước, nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì mới in các loại giấy tờ trên thành các bản cứng để đem tới nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng đăng ký kinh doanh để được cấp Giấy chứng nhận.
Do đó, đối với những doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện trên địa bàn quận Long Biên thì phải truy cập vào cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn và làm theo các bước hướng dẫn:
- Đăng nhập tài khoản: Truy cập vào trang thông tin điện tử đăng ký doanh nghiệp quốc gia
- Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp
- Chọn doanh nghiệp để đăng ký thay đổi: Nhập Mã số doanh nghiệp hoặc Mã số nội bộ để tìm doanh nghiệp để hiển thị thông tin về doanh nghiệp
- Chọn tài liệu đính kèm: Tài liệu đính kèm được scan, có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu, có đầy đủ chữ ký số theo quy định của văn bản điện tử.
- Thực hiện thanh toán
- Hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên mạng
Sau khi người nộp hồ sơ/người đăng ký hoàn thành quá trình nộp, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và được tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ. Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Sau khi đăng ký nộp thành công thì người nộp hồ sơ có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ; Sửa đổi, bổ sung hồ sơ; Nhận kết quả.
Sau đó, doanh nghiệp muốn thành lập văn phòng đại diện ở quận Long Biên – Hà Nội thì phải in và nộp hồ sơ bản giấy tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội (Tầng 3, toà nhà B10A, Khu đô thị Nam Trung Yên, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội).
Bước 3: Nhận kết quả
Sau khi nộp hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Bước 4: Công bố nội dung thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp trên cổng thông tin
Để hoàn thiện thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện cần lưu ý thực hiện việc thông báo những thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là một thủ tục bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp. Nếu không sẽ bị chịu chế tài xử phạt vi phạm hành chính
Trân trọng!
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.
Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của Luật Sư X, hãy liên hệ: 0833102102
