Quận Ba Đình – mảnh đất hội tụ tinh túy của sự phát triển đang tiếp tục duy trì tốc độ tăng trường, khai thác tối đa tiềm năng, thế mạnh của địa phương trong phát triển kinh tế gắn với phát triển đô thị, tạo điều kiện thuận lợi phát triển sản xuất kinh doanh. Vì vậy mà số lượng các doanh nghiệp đang ngày một nhiều. Tuy nhiên, do sự nhu cầu phát triển của doanh nghiệp và sự thay đổi về quy mô sản xuất nên yêu cầu đỏi hỏi doanh nghiệp cũng phải có những thay đổi nhất định.Vậy thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại quận Ba Đình có phức tạp không và mỗi doanh nghiệp cần phải làm những công việc, thủ tục như thế nào? Bài viết dưới đây của Luật sư X sẽ giải đáp thắc mắc của các bạn!
Căn cứ:
- Luật Doanh nghiệp năm 2014;
- Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định về hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp;
- Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT;
- Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.
Nội dung tư vấn
1. Thay đổi đăng ký kinh doanh là gì?
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Đăng ký doanh nghiệp là việc người thành lập doanh nghiệp đăng ký thông tin về doanh nghiệp dự kiến thành lập, doanh nghiệp đăng ký những thay đổi hoặc dự kiến thay đổi trong thông tin về đăng ký doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh và được lưu giữ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đăng ký doanh nghiệp bao gồm đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và các nghĩa vụ đăng ký, thông báo khác theo quy định của Nghị định này.
Theo đó thay đổi đăng ký kinh doanh thực chất chính là thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và đây được coi là một trong các nội dung của đăng ký doanh nghiệp. Thay đổi đăng ký kinh doanh là việc doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục nhất định khi có sự thay đổi về một trong các nội dung đăng ký doanh nghiệp khi mới thành lập theo quy định pháp luật.
2. Thay đổi đăng ký đăng ký kinh doanh gồm những nội dung nào?
Tại khoản 1 Điều 31 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định:
Điều 31. Đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
1. Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 29 của Luật này.
Mà tại Điều 29 Luật Doanh nghiệp quy định như sau:
Điều 29. Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
1. Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
2. Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
3. Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân; họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.
4. Vốn điều lệ
Từ các quy định trên chúng ta thấy rằng khi doanh nghiệp có một trong những thay đổi sau thì sẽ phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh như:
- Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty;
- Thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty;
- Thay đổi tên doanh nghiệp;
- Thay đổi thành viên;
- Thay đổi vốn điều lệ;
- Thay đổi chủ sở hữu;
- Thay đổi, bổ sung ngành nghề đăng ký kinh doanh;
- Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh
Việc yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh xuất phát từ nhu cầu quản lý của nhà nước về tình hình hoạt động của doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc; đảm bảo sự cập nhật, kiểm soát các thay đổi của doanh nghiệp; tạo nên hệ thống thông tin đồng bộ, thống nhất và đồng thời giúp người dân có thể thuận tiện trong việc tra cứu. Việc thay đổi này với doanh nghiệp thể hiện sự chỉnh lý trong quá trình hoạt động tức là đã có sự khác nhau về một số thông tin so với nội dung ban đầu đăng ký. Vì vậy việc thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh là cần thiết và rất quan trọng.
3. Tình hình thay đổi đăng ký kinh doanh tại quận Ba Đình
- Ba Đình là một trong 12 quận nội thành của thành phố Hà Nội và là một trong 4 quận trung tâm của thủ đô. Đây là nơi tập trung nhiều cơ quan quan trọng của Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng. Ba Đình là một quận có vị trí địa lý thuận lợi, do đó, nhiều nhà đầu tư lựa chọn để đăng ký thành lập doanh nghiệp.
- Với hơn 24420 doanh nghiệp được thành lập tại quận Ba Đình với đa dang ngành nghề từ dệt may cho tới ngành công nghệ, tư vấn… Trong quá trình hoạt động và phát triển nhiều doanh nghiệp đã có sự thay đổi về địa chỉ trụ sở chính. Tuy nhiên sự thay đổi địa chỉ hầu như chỉ diễn ra trong phạm vi cùng quận. Bên cạnh đó khá nhiều doanh nghiệp đã mở rộng hoạt động kinh doanh nên thu hút vốn đầu tư từ người khác nên có sự thay đổi về thành viên của doanh nghiệp.
- Qua khảo sát điều tra thấy rằng các doanh nghiệp khi có sự thay đổi về nội dung đăng ký doanh nghiệp đều đảm bảo sự tuân thủ về thủ tục theo quy định của pháp luật. Vì vậy góp phần vào hoạt động quản lý doanh nghiệp cũng như ổn định tình hình phát triển sản xuất kinh doanh của quận.
4. Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại quận Ba Đình
Mỗi loại thay đổi của doanh nghiệp đều có những yêu cầu về hồ sơ khác nha. Cụ thể với từng trường hợp thay đổi:
Hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II – 1 Thông tư 02/2019/TT – BKHĐT);
- Biên bản họp về việc thay đổi tên doanh nghiệp (đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên);
- Quyết định thay đổi tên công ty;
- Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
- Giấy đề nghị công bố thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II – 25 Thông tư 02/2019/TT – BKHĐT).
Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở đối với trường hợp cùng trong quận Ba Đình bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II – 1 Thông tư 02/2019/TT – BKHĐT);
- Biên bản họp về việc đổi địa chỉ trụ sở (đối với công ty cổ phần, công ty hợp danh và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên);
- Quyết định thay đổi địa chỉ trụ sở công ty;
- Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ – trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp;
- Thông báo về việc sử dụng con dấu mới – nếu con dấu cũ có khắc địa chỉ công ty.
Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II – 1 Thông tư 02/2019/TT – BKHĐT);
- Quyết định về việc thay đổi vốn điều lệ;
- Bản sao biên bản họp về việc tháy đổi vốn điều lệ;
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và bản chính Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế;
- Xuất trình bản chính Giấy Chứng nhận Đăng ký kinh doanh hoặc bản chính Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế.
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp:
- Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật mới (lưu ý thời hạn của các giấy tờ này hiện còn giá trị sử dụng);
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Phụ lục II – 2 Thông tư 02/2019/TT – BKHĐT);
- Biên bản họp công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
- Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế;
Hồ sơ thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II – 1 Thông tư 02/2019/TT – BKHĐT);
- Biên bản về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh;
- Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh được ban hành bởi chủ sở hữu, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị,…
Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tăng vốn điều lệ do chuyển nhượng vốn góp gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Bản sao Biên bản họp của hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên;
- Quyết định của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị, chủ sở hữu;
- Hợp đồng chuyển nhượng và biên bản thanh lý hợp đồng trong trường hợp chuyển nhượng vốn góp, cổ phần hoặc giấy tờ xác nhân việc góp vốn của thành viên mới;
- Giấy chứng thực cá nhân của thành viên mới;
- Văn bản của Sở Kế hoạch và Đầu tư chấp thuận việc góp vốn, mua cổ phần của nhà đầu tư nước ngoài khi góp vốn, mua cổ phần các công ty kinh doanh ngành nghề có điều kiện đối với nhà đầu tư nước ngoài hoặc nắm giữ 51% tổng vốn điều lệ của tổ chức kinh tế.
Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (Phụ lục II – 1 Thông tư 02/2019/TT – BKHĐT);
- Giấy ủy quyền (áp dụng trong trường hợp ủy quyền);
- CMND/CCCD của người nộp hồ sơ đăng ký thay đổi.
5. Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại quận Ba Đình
Đăng ký thay đổi online trên Cổng thông tin trực tuyến của doanh nghiệp
- Bước 1: Đăng nhập tài khoản: Truy cập vào trang thông tin điện tử đăng ký doanh nghiệp quốc gia tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Đăng nhập vào tài khoản, có thể chọn 1 trong 2 cách sau:
- Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh: Nếu trường hợp anh/chị chưa có tài khoản của thì có thể click vào nút Đăng ký để đăng ký tài khoản mới rất nhanh chóng và thuận tiện.
- Sử dụng chữ ký số công cộng: trường hợp này người nộp phải có chữ ký số công cộng.
- Bước 2: Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Bước 3: Chọn doanh nghiệp để đăng ký thay đổi: Nhập Mã số doanh nghiệp hoặc Mã số nội bộ để tìm doanh nghiệp để hiển thị thông tin về doanh nghiệp
- Bước 4: Chọn loại đăng ký thay đổi: Chọn – Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Bước 5: Chọn tài liệu đính kèm:
Tải tài liệu đính kèm: Tài liệu đính kèm được scan, có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu, có đầy đủ chữ ký số theo quy định của văn bản điện tử. Hồ sơ đính kèm phải gồm đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo quy định của từng loại thay đổi. Thành phần của từng bộ hồ sơ đăng ký thay đổi sẽ có những sự khác nhau nhất định, cụ thể thư sau:
- Bước 6: Hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên mạng
- Sau khi người nộp hồ sơ/người đăng kýhoàn thành, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và được tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ. Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
- Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị 02 bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ/người đăng ký
- Bản xem trước hồ sơ bao gồm các thông tin của hồ sơ đã nộp => Nhấn nút để tạo bản in.
- Xem và in giấy biên nhận.
- Sau khi đăng ký nộp thành công thì người nộp Hồ sơ có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ; Sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh Thành phố Hà Nội
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:
Sau khi nhận được thông báo về việc hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ hoặc được chấp thuận thay đổi. Doanh nghiệp phải tiến hành in những giấy tờ đang ở dưới dạng file dữ liệu đã cập nhật trên cổng thông tin thành bản cứng.
- Bước 2: Nộp hồ sơ
Đem bộ hồ sơ này tới nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu từ thành phố Hà Nội có địa chỉ tại Tầng 3 – Nhà B10A – Nam Trung Yên – Hà Nội.
- Bước 3: Trả kết quả
- Sau khi nộp hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận thay đổi thông tin doanh nghiệp đối với trường hợp đăng ký thay đổi ngành nghề kinh doanh hoặc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong trường hợp thay đổi những thông tin ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cũ như Tên công ty; Vốn điều lệ; Địa chỉ trụ sở công ty và người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu,….
- Sở dĩ theo quy định pháp luật hiện hành thì trên Giấy chứng nhân đăng ký doanh nghiệp hiện nay không ghi nhận nội dung ngành nghề kinh doanh, danh sách cổ đông. Do đó, khi doanh nghiệp có sự thay đổi các nội dung này Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ chỉ cấp thêm Giấy xác nhận về việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp với các thông tin về: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, ngành nghề đăng ký kinh doanh và thông tin cổ đông.
- Bước 4: Công bố nội dung thay đổi trên cổng thông tin
- Để hoàn thiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện việc thông báo những thông tin đã được thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là một thủ tục bắt buộc khi thay đổi những thông tin quan trọng đối với doanh nghiệp.
- Do vậy khi có những thay đổi mà thuộc trường hợp phải đăng ký thay đổi thì doanh nghiệp cần chú ý thực hiện cho đúng quy định. Nếu không sẽ bị chịu chế tài tùy vào từng hành vi vi phạm cụ thể.
6. Những lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh
- Hiện nay, cơ quan đăng ký kinh doanh không thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp gốc đã cấp các lần trước. Do đó, khi thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp doanh nghiệp cần lưu giữ lại các bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã được cấp trước đây.
- Khi doanh nghiệp muốn thay đổi tên công ty thì doanh nghiệp ngoài việc thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/ đăng ký doanh nghiệp doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu pháp nhân của doanh nghiệp, in ấn lại hóa đơn VAT, thông báo việc thay đổi với các cơ quan liên quan như: thuế, ngân hàng, bảo hiểm, đối tác, bạn hàng và các cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc thay đổi giấy phép con,… (nếu doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực kinh doanh có điều kiện sau đăng ký kinh doanh).
- Phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu khi thay đổi địa chỉ của công ty. Đó là đối với con dấu khắc mới theo quy định pháp luật doanh nghiệp hiện hành doanh nghiệp không nên khắc quận của trụ sở công ty lên con dấu để tránh sau này có sự thay đổi lại phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu pháp nhân công ty.
- Chứng minh thư nhân dân của các cổ đông, thành viên nếu hết hạn phải đổi lại mới có thể thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh;
- Địa chỉ trụ sở thay đổi do thay đổi địa giới hành chính phải thay đổi lại trong hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh. Nhà chung cư, nhà tập thể không được dung làm trụ sở khi đăng ký thành lập, thay đổi trụ sở chính, địa điểm kinh doanh, địa chỉ của văn phòng đại diện, chi nhánh công ty.
- Khi thay đổi chuyển nhượng vốn nên ưu tiên thực hiện chuyển khoản qua tài khoản số vốn chuyển nhượng (đối với cá nhân) và bắt buộc thực hiện chuyển khoản (đối với doanh nghiệp góp vốn vào doanh nghiệp) . Sau khi chuyển nhượng vốn bên chuyển nhượng phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế thu nhập cá nhân khi chuyển nhượng vốn. Đối với công ty cổ phần khi các bên chuyển nhượng ngang giá vẫn phải nộp thuế là 0,1% giá trị chuyển nhượng.
- Khi thay đổi trụ sở công ty, địa chỉ văn phòng địa diện, chi nhánh công ty doanh nghiệp có trụ sở tại Hà Nội cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại quận cũ trước khi tiến hành nộp hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi tên doanh nghiệp, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ TNHH thành cổ phẩn và ngược lại thì mã số doanh nghiệp vẫn được giữ nguyên.
- Một lưu ý rất quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu tâm là thời hạn thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh là: trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Hy vọng bài viết hữu ích với độc giả!
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư doanh nghiệp tại Việt Nam
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay 0833102102
