Con dấu công ty thường xuất hiện rất nhiều trên các giấy tờ, chứng từ giao dịch của công ty. Nhiều văn bản nếu không có đóng dấu công ty thì sẽ không có hiệu lực. Vậy pháp luật quy định gì về con dấu công ty? Doanh nghiệp cần làm gì khi sử dụng con dấu? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp những thắc mắc trên cho các bạn.
Căn cứ:
- Luật doanh nghiệp 2014
- Nghị định 96/2015/NĐ-CP
- Nghị định 78/2015/NĐ-CP
Nội dung tư vấn:
1. Con dấu công ty là gì?
Con dấu công ty là biểu tượng thường xuất hiện trên văn bản, giấy tờ quan trong của một doanh nghiệp. Đây được coi là một dấu hiệu đặc biệt, không trùng lặp nhằm phân biệt giữa doanh nghiệp này và doanh nghiệp khác. Quy định về con dấu của doanh nghiệp được pháp luật nêu rõ tại Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014:
Theo đó, Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành quy định, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Cụ thể:
Thẩm quyền quyết định quyết định số lượng, nội dung, hình thức con dấu:
Chủ doanh nghiệp có quyền tự quyết định về số lượng, hình thức và nội dung của con dấu. Trong đó những người có thẩm quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu trong từng loại hình doanh nghiệp được quy định như sau:
- Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân
- Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh
- Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn
- Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần
Mẫu con dấu doanh nghiệp:
Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
Nội dung con dấu:
Trong nội dung mẫu con dấu phải có thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp. Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên việc bổ sung này không được vi phạm các điều cấm được quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP:
“Điều 14. Hình ảnh, ngôn ngữ không được sử dụng trong nội dung mẫu con dấu
1. Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
a) Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
b) Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
c) Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
2. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định Khoản 1 Điều này, pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu…”
2. Thủ tục thông báo mẫu dấu
Theo Điều 44 luật doanh nghiệp 2014 và Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP có quy định về thủ tục thông báo mẫu dấu.
Theo đó, trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nội dung thông báo mẫu dấu gồm những thông tin sau:
- Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
- Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu
Như vậy, sau khi hoàn thiện thủ tục đăng kí kinh doanh tại phòng đăng ký kinh doanh, Doanh nghiệp phải thực hiện gửi thông báo mẫu dẫu để đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo phải bao gồm Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện và Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.
3. Quy định về quản lý và sử dụng con dấu công ty
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Đây là các nội dung được quy định tại khoản 3,khoản 4 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014.
Như vậy, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu của mình theo nội dung ghi nhận trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp chỉ bị hạn chế quyền quyết định trong trường hợp pháp luật yêu cầu phải sử dụng con dấu.
Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn!
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ doanh nghiệp tại Việt Nam
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay 0833102102
