Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài mới nhất 2021

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam ngày càng đơn giản và nhanh chóng nhờ chính sách hội nhập kinh tế của Chính phủ. Dưới đây là hướng dẫn của Luật sư X về các bước thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài mới nhất 2021.

Căn cứ pháp lý

Luật Thương mại năm 2005

Nghị định 07/2016/NĐ-CP;

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

• Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
• Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm; kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm; tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng; Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài 

Theo quy định pháp luật, hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam bắt buộc phải có những giấu tờ sau:

1. Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
3. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
4. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất; hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan; tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận; chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
5. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam); hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

Các lưu ý

Các tài liệu phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bao gồm:

• Tài liệu cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch: Giấy đăng ký kinh doanh
• Tài cần dịch ra Tiếng Việt và chứng thực: Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện; Điều lệ công ty; Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất

Ngoài ra, Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Các bước tiến hành

Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu trong hồ sơ Để thủ tục được tiến hành nhanh chóng; thuận lợi cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ; tài liệu nêu trên. Lưu ý các loại tài liệu cần dịch và chứng thực theo quy định pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền cấp phépKhoản 1 Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định cơ quan có thẩm quyền cấp phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện. Theo đó, Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Sở Công Thương các tỉnh; thành phố trực thuộc Trung ương nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 3: Nhận kết quảTrong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; Cơ quan có thẩm quyền có nghĩa vụ xem xét hồ sơ và trả kết quả cho người nộp đơn:

• Trường hợp sau khi thụ lý hồ sơ, nếu cần bổ sung; điều chỉnh hồ sơ cho hợp lệ cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản từ chối cấp phép; (nêu rõ lý do) và yêu cầu bổ sung hồ sơ
• Trường hồ sơ đầy đủ hợp lệ; Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài tại Việt Nam

Lưu ý:

Xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài chỉ là bước đầu tiên. Để văn phòng đại diện hoạt động hợp pháp; cần thực hiện một số thủ tục khác như: 

• Khắc dấu tròn của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
• Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
• Công bố thông tin về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
• Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
• Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật
• Các quy định khác theo quy định của pháp luật hiện hành.

Để biết thêm thông tin chi tiết, tham khảo thêm dịch vụ tư vấn của Luật sư X hãy liên hệ 0833102102

Câu hỏi thường gặp