Hiện nay có nhiều doanh nghiệp mới thành lập theo quy định của pháp luật hiện hành nhưng họ rất băn khoăn về việc doanh nghiệp được sử dụng những loại hóa đơn nào? Có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không? Và hóa đơn điện tử khác gì với hóa đơn giấy? Bài viết dưới đây của Luật sư X sẽ giải đáp thắc mắc của các bạn.
Căn cứ:
- Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành;
- Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
- Nghị định số 119/2018/NĐ – CP ngày 12/09/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Nội dung tư vấn:
1. Hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy là gì?
- Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn giấy gồm 2 loại là hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in. Cụ thể:
- Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.
2. Sự khác nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Đối tượng áp dụng
Hóa đơn điện tử: Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử gồm:
-
Nhóm 1: Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế
-
Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại;
-
Hoặccác doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang hoạt động có đủ 3 điều kiện: Có giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử (Nộp báo cáo thuế hàng tháng, quý); Có hệ thống phần mềm kế toán; Phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định.
-
-
Nhóm 2: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
-
Nhóm 3: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế
-
Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên; hoặc: Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên;
-
Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nêu trên nhưng thực hiện kê khai thuế hàng tháng, quý với cơ quan thuế, nếu có nhu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
-
-
Nhóm 4: Sử dụng hóa đơn điện tử in từ máy tính tiền: Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018.
-
Nhóm 5: Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế được cấp theo từng lần phát sinh
Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Cụ thể là:
- Doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã quyết toán thuế, đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hoá đơn để giao cho người mua;
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh.
Hóa đơn giấy:
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
Thời điểm lập hóa đơn
Hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử được tạo lập ngay khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền;
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Hóa đơn giấy:
Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Loại hóa đơn
Hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn GTKT;
- Hóa đơn GTTT;
- Hóa đơn điện tử khác: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử …
- Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là hóa đơn điện tử.
Hóa đơn giấy:
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Các loại hóa đơn khác: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
Việc chuyển đổi hình thức hóa đơn
Hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy (hóa đơn giấy) không có giá trị trong giao dịch, thanh toán mà chỉ để phục vụ để lưu trữ ghi sổ, theo dõi theo quy định trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo trên máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Hóa đơn giấy:
Không được tiến hành chuyển đổi thành hóa đơn điện tử.
Số liên và ký hiệu trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử không có trường Liên
- Trường ký hiệu: E
Hóa đơn giấy:
- Hóa đơn giấy có trường Liên;
- Trường ký hiệu: T (hóa đơn tự in) hoặc P (hóa đơn đặt in).
Hóa đơn điện tử: Chữ ký điện tử.
- Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp;
- Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử giúp xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị điện lực phát hành.
Hóa đơn giấy: Chữ ký tay.
Nội dung hóa đơn
Hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
Hóa đơn giấy: Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy. Nội dung gồm:
- Tên loại hóa đơn.
- Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…
- Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN) …
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).
- Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.
- Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.
- Tên liên hóa đơn: Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:
- Liên 1: Lưu;
- Liên 2: Giao cho người mua.
- Số thứ tự hóa đơn: Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
- Tên tổ chức nhận in hóa đơn.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên. Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn. Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, các doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký.
3. Tại sao pháp luật hiện hành lại ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử
Hiện nay, pháp luật vẫn ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử vì lý do sau:
- Hóa đơn điện tử dễ quản lý hơn so với hóa đơn giấy nên tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan nhà nước trong việc quản lý;
- Hóa đơn điện tử không bao giờ mất, cháy hỏng và được lưu trữ dự phòng ở nhiều hệ thống khác nhau, trong khi đó hóa đơn giấy rất dễ mất, cháy và hỏng.
- Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.
- Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
Hy vọng bài viết có ích cho bạn đọc!
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ luật sư doanh nghiệp Việt Nam.
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay 0833102102
