Cần biết khi đăng ký kinh doanh nhà nghỉ

Đăng ký kinh doanh nhà nghỉ là ngành nghề kinh doanh phổ biến và không bao giờ lỗi thời. Sự phát triển của xã hội kéo theo nhiều nhu cầu về nghỉ ngơi, vui chơi và nhà nghỉ trở thành một địa điểm hết sức thích hợp. Vậy để mở một nhà nghỉ thì cần thực hiện thủ tục như thế nào hay nói một cách khác thì kinh doanh nhà nghỉ cần điều kiện gì?

LSX xin đưa ra ý kiến tham khảo như sau:

Căn cứ:

1. Luật Doanh nghiệp năm 2014
2. Nghị định 78/2015/NĐ-CP
3. Các văn bản pháp luật khác có liên quan

Nội dung tư vấn:

Để có thể để một nhà nghỉ được mở cửa và hoạt động kinh doanh nhà nghỉ thì cần lưu ý những bước như sau. Tất nhiên ở đây tôi sẽ không nói về những bước liên quan đến xây dựng, thiết kế, truyền thông mà tôi sẽ nhận mạnh và chia sẻ kinh nghiệm về vấn đề pháp luật kinh doanh nhà nghỉ.

Nhà nghỉ hay khách sạn luôn là một địa điểm nhạy cảm và được đánh giá là tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp sinh những vi phạm pháp luật. Do đó quy trình thực hiện cũng gắt gao và phức tạp hơn thông thường.

1. Đăng ký kinh doanh nhà nghỉ

Đăng ký kinh doanh là tác vụ bắt buộc khi mở ra một nhà nghỉ (Dù là nhà nghỉ bình dân, nhà nghỉ cao cấp hay Hotel) vì đơn giản kinh doanh nhà nghỉ không thuộc những ngành nghề kinh doanh không bắt buộc phải đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật.

• Những ngành nghề không phải đăng ký kinh doanh

Đăng ký kinh doanh nhà nghỉ thì chủ sở hữu phải cân nhắc lựa chọn một loại hình để đăng ký kinh doanh cho phù hợp nhất: Chủ nhà nghỉ có thể lựa chọn giữa Hộ kinh doanh cá thể hoặc công ty bao gồm các loại hình:

• Doanh nghiệp tư nhân
• Công ty trách nhiệm hữu hạn 1 TV
• Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 TV
• Công ty cổ phần
• Công ty hợp danh

Trường hợp lựa chọn mô hình kinh doanh nhà nghỉ dưới hình thức đăng ký Hộ kinh doanh cá thể: 

Đúng với cái tên của loại hình kinh doanh thì hộ kinh doanh cá thể chỉ mang tính nhỏ lẻ với những đặc điểm:

• Chỉ hoạt động một địa điểm trên phạm vi toàn quốc
• Chỉ có thể sử dụng dưới 10 lao động
• Không xuất được hóa đơn VAT
• Ưu điểm: Thuế đơn giản với 3 mức (cao nhất 1 triệu 1 năm)
• Ưu điểm: Thủ tục dễ dàng thành lập

Sẽ là phù hợp với những chủ sở hữu chỉ muốn mở nhà nghỉ, cơ sở lưu trú này để kinh doanh tại một địa điểm danh nhất cũng như không nhức đầu trong việc hoàn thiện các nghĩa vụ báo cáo thuế hàng năm. Ngược lại thì không phù hợp nếu muốn mở rộng và chuyên nghiệp trong quy mô kinh doanh nhà nghỉ.

• Thủ tục thành lập hộ kinh doanh cá thể

Trường hợp lựa chọn kinh doanh nhà nghỉ dưới dạng đăng ký công ty

Đăng ký kinh doanh dưới hình thức là công ty sẽ luôn có một cái gì đó “chính thống” và “chuyên nghiệp hơn”. Đăng ký kinh doanh loại hình công ty thì sẽ có những đặc điểm sau cần lưu ý:

• Thủ tục đăng ký kinh doanh phức tạp hơn một chút
• Phải thực hiện khai báo, kê khai thuế phí hàng quý, hàng năm
• Phải thực hiện nộp thuế môn bài hàng năm cao hơn (cao nhất là 3 triệu 1 năm) và thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Ưu điểm: Dễ dàng mở rộng bằng việc lập các chi nhánh, địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện
• Ưu điểm: Có thể xuất hóa đơn VAT khi khách hàng yêu cầu.

Sẽ phù hợp với chủ nhà nghỉ mong muốn chuyên nghiệp hóa và mở rộng trong tương lai. Đặc biệt là dành cho những nhà nghỉ thuộc khu du lịch, tham quan thì việc xuất hóa đơn cho đoàn khách sẽ cần thiết. Những nhà nghỉ chỉ để trai gái dừng chân trong khoảng 1 – 2 tiếng thì cũng không cần thiết quan tâm tới hóa đơn. Như vậy, quyết định thành lập nhà nghỉ và đăng ký kinh doanh dạng nào sẽ phụ thuộc vào mong muốn của chủ sở hữu.

2. Giấy phép kinh doanh nhà nghỉ

Như đã nói, hoạt động kinh doanh nhà nghỉ luôn tiềm ẩn những nguy cơ về vi phạm pháp luật do đó sự quản lý rất khắt khe với nhiều loại giấy phép:

1. Xin giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy

Cơ sở kinh doanh nhà nghỉ cần đảm bảo điều kiện về phòng cháy chữa cháy. Gồm cơ sở kinh doanh có giấy phép và đảm bảo đủ trang thiết bị cũng như các phương án phòng cháy chữa cháy (PCCC):

• Thủ tục xin giấy phép phòng cháy chữa cháy

Một số điều kiện cần để xin giấy phép PCCC bao gồm:

• Cần phải có quy định, nội quy, biển báo, biển cấm, biển chỉ dẫn hoặc sơ đồ về việc phòng cháy, chữa cháy và thoát nạn phù hợp với địa hình và tính chất hoạt động.
• Cần có quy định và phân công trách nhiệm phòng cháy chữa cháy cho các cá nhân trong cơ sở.
•  Hệ thống điện, chống tĩnh điện, chống sét; thiết bị sử dụng điện, sinh nhiệt, sinh lửa; việc sử dụng nguồn nhiệt, nguồn lửa phải bảo đảm an toàn tuyệt đối về việc phòng cháy, chữa cháy.
• Có quy trình kỹ thuật đầy đủ, an toàn về phòng cháy, chữa cháy sao cho phù hợp với điều kiện sản xuất, kinh doanh hay dịch vụ.
• Cần có một lực lượng phòng cháy, chữa cháy cơ sở, đã được huấn luyện về nghiệp vụ phòng cháy, chữa cháy. Lực lượng này luôn sẵn sàng chữa cháy và có thể đáp ứng yêu cầu chữa cháy tại chỗ.

2. Chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự.

Để việc kinh doanh nhà nghỉ không làm ảnh hưởng tới cuộc sống thường ngày của những cư dân xung quanh thì cần được sự chấp thuận của Cơ quan công an địa phương thông qua Chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự, cụ thể:

• Người đứng đầu cơ sở kinh doanh nhà nghỉ phải có lý lịch trong sách (không có án tích hoặc đang bị truy tố). Người chịu trách nhiệm về an ninh, trật tự của cơ sở kinh doanh phải chịu trách nhiệm về việc đảm bảo các điều kiện về an ninh, trật tự; thực hiện đầy đủ các quy định về an ninh, trật tự theo quy định pháp luật;
• Sau khi nhà nghỉ đi vào hoạt động, trong vòng 05 ngày kế tiếp phải có văn bản thông báo kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự gửi cho Công an xã, phường, thị trấn nơi cơ sở hoạt động kinh doan nhà nghỉ;
• Duy trì thường xuyên, liên tục các điều kiện về an ninh, trật tự quy định của pháp luật về hoạt động kinh doanh nhà nghỉ;
• Đảm bảo tốt các quy định pháp luật, không lợi dụng cơ sở hoạt động kinh doanh để thực hiện các hoạt động trái quy định của pháp luật ảnh hưởng đến an ninh, trật tự, đạo đức, thuần phong, mỹ tục của dân tộc đồng thời Phát hiện thông báo cho cơ quan Công an về các biểu hiện nghi vấn hoặc vụ việc có liên quan đến an ninh, trật tự tại nhà nghỉ;
• Trường hợp bị mất Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự, trong thời hạn 03 ngày làm việc phải có văn bản thông báo cho cơ quan Công an có thẩm quyền.
• Thực hiện chế độ báo cáo kinh doanh hoạt động nhà nghỉ định kỳ hàng quý hoặc đột xuất về tình hình an ninh, trật tự theo hướng dẫn của Bộ Công an. Chấp hành việc thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm của cơ quan Công an và cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;
• Chỉ sử dụng nhân viên làm việc trong cơ sở kinh doanh đã trưởng thành (từ đủ 18 tuổi trở lên); có đủ năng lực hành vi dân sự; không nghiện ma túy. Không sử dụng nhân viên là người đang trong thời gian bị điều tra, truy tố, xét xử; đang trong thời gian được tạm hoãn chấp hành hình phạt tù; người đang trong thời gian được tha tù trước thời hạn có điều kiện; người đang chấp hành hình phạt cải tạo không giam giữ.
• Trong thời hạn không quá 20 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động, cơ sở kinh doanh có trách nhiệm cung cấp cho cơ quan Công an có thẩm quyền các tài liệu sau đây:
• Danh sách những người làm việc trong cơ sở kinh doanh
• Bản khai lý lịch, Bản khai nhân sự của người chịu trách nhiệm về an ninh, trật tự của cơ sở kinh doanh, trừ người đứng tên trong Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự
• Các tài liệu chứng minh cơ sở kinh doanh đảm bảo đủ các điều kiện về kinh doanh dịch vụ lưu trú
• Thống kê phương tiện phục vụ cho công tác bảo vệ (nếu có)
• Sơ đồ khu vực kinh doanh 
• Phải có văn bản đề nghị cơ quan Công an có thẩm quyền cấp lại hoặc cấp đổi Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự do bị mất, hư hỏng, hết thời hạn sử dụng hoặc cần thay đổi nội dung thông tin ghi trong Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự.
• Tổ chức tập huấn về công tác đảm bảo an ninh, trật tự cho nhân viên bảo vệ và các nhân viên khác có liên quan trong cơ sở kinh doanh theo hướng dẫn của cơ quan Công an có thẩm quyền.
• Nếu cơ sở kinh doanh tạm ngừng hoạt động thì trước 10 ngày kể từ ngày tạm ngừng hoạt động, cơ sở kinh doanh phải có văn bản thông báo cho cơ quan Công an có thẩm quyền và Công an xã, phường, thị trấn nơi cơ sở hoạt động kinh doanh biết, trong đó nêu rõ lý do và thời gian tạm ngừng hoạt động.
• Lập sổ quản lý hoạt động kinh doanh 
• Nộp phí thẩm định cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự, phí sát hạch cấp Chứng chỉ nghiệp vụ bảo vệ theo quy định của pháp luật.

3. Lưu ý thêm

Kinh doanh nhà nghỉ luôn phức tạp, do đó cần đảm bảo hợp pháp từ những điều nhỏ nhất để tránh sai phạm và mất tiền khi kinh doanh.

Trách nhiệm của chủ cơ sở lưu trú – nhà nghỉ – khách sạn gồm có:

• Ban hành nội quy quy định về công tác đảm bảo an ninh, trật tự, phòng chống tệ nạn xã hội, phòng cháy và chữa cháy, niêm yết tại nơi dễ thấy, dễ đọc
• Kiểm tra giấy tờ tùy thân của khách lưu trú, gồm một trong các loại giấy tờ sau: Giấy chứng minh nhân dân; Căn cước công dân; Hộ chiếu; Thẻ thường trú hoặc Thẻ tạm trú (đối với người nước ngoài); các loại giấy tờ có dán ảnh do các cơ quan quản lý nhà nước Việt Nam cấp.
• Khi khách lưu trú không có giấy tờ tùy thân thì sau khi bố trí vào phòng nghỉ phải thông báo ngay cho Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an quản lý địa bàn
• Ghi đầy đủ thông tin của khách lưu trú vào sổ quản lý (hoặc nhập đầy đủ thông tin vào máy tính) trước khi cho khách vào phòng nghỉ
• Thông báo cho Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi quản lý địa bàn đối với khách lưu trú là người Việt Nam và khai báo tạm trú đối với khách lưu trú là người nước ngoài (nghỉ qua đêm hoặc nghỉ theo giờ) phải thực hiện trước 23 giờ trong ngày. Trường hợp khách đến lưu trú sau 23 giờ thì thông báo trước 08 giờ sáng ngày hôm sau. Việc thông báo thực hiện theo các hình thức sau:
• Đối với khách lưu trú là người Việt Nam, nếu cơ sở kinh doanh đã kết nối mạng Internet với cơ quan Công an thì việc thông báo thực hiện qua mạng Internet; nếu cơ sở kinh doanh chưa kết nối mạng Internet thì thông báo trực tiếp tại cơ quan Công an hoặc thông báo qua điện thoại

Lưu ý khi ký hợp đồng thuê nhà:

Kinh doanh nhà nghỉ là hoạt động cần đầu tư nhiều cơ sở vật chất, đặc biệt là đầu tư vào thiết kế, trang trí nội thất do đó bạn cần lưu ý thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng thuê nhà để đảm bảo lợi ích của mình như:

• Thời hạn thuê đủ lâu để ổn định kinh doanh
• Cho phép can thiệp vào hệ thống điện, đèn… để phục vụ hoạt động trang trí của hàng
• Giá thuê và thay đổi giá thuê theo đề nghị của một bên cũng cần được chi rõ

Ngoài ra các bác nên công chứng hợp đồng đó để thêm phần hợp pháp cũng là để xuất trình khi có đoàn kiểm tra (bản sao có giả trị như bản chính)

Lưu ý về hợp đồng điện: 

Nếu các bác nhận được yêu cầu từ phía điện lực thì cần phải làm thủ tục chuyển đổi mục đích sử dụng điện cho nhà nghỉ nếu không sẽ bị phạt, cảnh cáo hoặc cao hơn là cắt điện.

Hãy liên hệ Luât sư X khi có nhu cầu đăng ký kinh doanh nhà nghỉ: 0833102102