Kinh doanh văn phòng phẩm không còn là một khái niệm xa lạ đối với những cá nhân có “máu” kinh doanh bởi thị trường tiềm năng, không đòi hỏi số vốn nhiều, đáp ứng nhu cầu cao của khách hàng đồng thời có thể gặt hái lợi nhuận nhanh chóng. Một câu hỏi được đặt ra, muốn mở cửa hàng văn phòng phẩm cần đáp ứng những điều kiện gì? Thủ tục thành lập ra sao? Trong khuôn khổ bài viết dưới đây, hãy cùng Luật sư X tìm hiểu về thủ tục mở cửa hàng văn phòng phẩm nhé.
Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2014;
- Nghị định số 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Luật Doanh nghiệp;
- Nghị định số 78/2015/NĐ-CP.
Nội dung tư vấn
1.Khái quát về dịch vụ kinh doanh văn phòng phẩm
Nói một cách ngắn gọn và dễ hiểu, thì văn phòng phẩm chính là những sản phẩm giúp cho hoạt động của công ty, văn phòng đạt được hiệu quả cao nhất, là những vật dụng tôi thiểu cần có và không thể thiếu trong mỗi văn phòng. Có thể đơn cử một số vật dụng cụ thể sau:
- Giấy photo, giấy in các loại: Giấy màu, Giấy in liên tục, Giấy ghi chú, Giấy Note, Giấy Tomy, Giấy Fax giấy in nhiệt, giấy decal, giấy dán nhãn;
- Bút viết các loại: Bút bi, Bút gel, Bút lông, Bút máy, Bút chì gỗ, chì khúc, chì bấm, Bút lông bảng, Bút lông dầu, Bút dạ quang, Bút cao cấp để ký tên, bút sơn công nghiệp, bút vẽ kỹ thuật, bút lông tô màu,…;
- Máy tính tiền để bàn, máy tính tiền bỏ túi: như máy tính Casio, máy tính Vinacal, máy tính tiền Deli, máy tính tiền MG;
- Bảng viết các loại: Bảng từ trắng, bảng từ xanh, bảng flipchart, bảng ghim, bảng vách ngăn, bảng trược dọc, bảng ghi chú, bảng kính, bảng điện tử, bảng có chân di động, bảng dành cho trẻ em và bảng dán decal;
- …
Kinh doanh văn phòng phẩm là một ngành dịch vu thông thường. Pháp luật không quy định các điều kiện cụ thể, cũng không thuộc nhóm các ngành dịch vụ kinh doanh có điều kiện. Do đó, khi thực hiện thủ tục mở cửa hàng, không đòi hỏi chủ sở hữu phải chuẩn bị những giấy tờ đặc trưng như kinh doanh các ngành nghề đặc biệt khác.
2. Mã ngành nghề văn phòng phẩm
Nhóm ngành nghề kinh doanh văn phòng phẩm được pháp luật quy định cụ thể và chia thành nhiều ngành cụ thể khác nhau, với mã ngành khác nhau tương ứng. Có thể đơn cử một số mã ngành sau đây.
46497: Bán buôn sách, báo, tạp chí, văn phòng phẩm.
Nhóm này bao gồm:
Bán buôn sách, truyện, kể cả sách giáo khoa;
Bán buôn báo, tạp chí, bưu thiếp và các ấn phẩm khác;
Bán buôn văn phòng phẩm.
46594:Bán buôn máy móc,thiết bị và phụ tùng máy văn phòng (trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi).
Nhóm này bao gồm:
Bán buôn tủ;
Bán buôn bàn, ghế văn phòng.
4761 – 47610: Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh.
Nhóm này gồm:
Bán lẻ chuyên doanh các mặt hàng
Bán lẻ sách, truyện các loại;
Bán lẻ báo, tạp chí, bưu thiếp, ấn phẩm khác;
Bán lẻ văn phòng phẩm: bút mực, bút bi, bút chì, giấy, cặp hồ sơ…
Lưu ý: Bán lẻ sách cũ hoặc sách cổ được phân vào nhóm 47749 (Bán lẻ hàng hoá khác đã qua sử dụng trong các cửa hàng chuyên doanh).
1709 – 17090: Sản xuất các sản phẩm khác từ giấy và bìa chưa được phân vào đâu.
Nhóm này gồm:
Sản xuất giấy vệ sinh cá nhân và giấy dùng trong gia đình và sản phẩm chèn lót bằng xenlulo như:
Giấy vệ sinh
Khăn ăn, giấy ăn, khăn lau,
Băng vệ sinh và khăn lau vệ sinh, tã giấy cho trẻ sơ sinh,
Cốc, chén đĩa, khay bằng giấy.
Sản xuất các đồ dệt chèn lót và sản phẩm chèn lót như: giấy vệ sinh, băng vệ sinh;
Sản xuất giấy viết, giấy in;
Sản xuất giấy in cho máy vi tính;
Sản xuất giấy tự copy khác;
Sản xuất giấy nến và giấy than;
Sản xuất giấy phết hồ sẵn và giấy dính;
Sản xuất phong bì, bưu thiếp;
Sản xuất sổ sách, sổ kế toán, bìa rời, an-bum và các đồ dùng văn phòng phẩm tương tự dùng trong giáo dục và thương mại;
Sản xuất hộp, túi, túi dết, giấy tóm tắt bao gồm sự phân loại đồ dùng văn phòng phẩm bằng giấy;
Sản xuất vàng mã các loại.
Lưu ý:
Sản xuất giấy hoặc bìa giấy với khổ lớn được phân vào nhóm 17010 (Sản xuất bột giấy, giấy và bìa);
In trên sản phẩm giấy được phân vào nhóm 18110 (In ấn);
Sản xuất quân bài được phân vào nhóm 32400 (Sản xuất đồ chơi, trò chơi);
Sản xuất trò chơi và đồ chơi bằng giấy hoặc bìa giấy được phân vào nhóm 32400 (Sản xuất đồ chơi, trò chơi).
3. Thủ tục mở của hàng văn phòng phẩm
Trường hợp 1: Lựa chọn loại hình hộ kinh doanh cá thể
Nếu bạn chỉ có nhu cầu mở một cửa hàng duy nhất, của hàng này cũng chỉ có dưới 10 nhân viên làm việc và sau này bạn không có nhu cầu mở rộng thêm hoạt động thì để đơn giản, bạn có thể lựa chọn đăng ký hộ kinh doanh cá thể. Vì như vừa nói, hình thức này bị hạn chế về số lượng điểm kinh doanh và số lượng người lao động nhưng lại đơn giản hơn trong đăng ký thành lập và vấn đề thuế khi hoạt động.
Khi lựa chọn hình thức đăng ký này, bạn thực hiện thủ tục như sau:
Bước 1: Soạn hồ sơ, bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh. Nội dung Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh gồm:
- Tên hộ kinh doanh, địa chỉ địa điểm kinh doanh; số điện thoại, số fax, thư điện tử (nếu có);
- Ngành, nghề kinh doanh. Tùy vào mã số ngành đã được phân tích ở phần trên, chủ sở hữu cần lựa chọn đúng mã ngành mà mình muốn kinh doanh trong phạm vi văn phòng phẩm để tránh những rắc rối sẽ gặp phải do sai sót nội dung đăng kí về sau này;
- Số vốn kinh doanh;
- Số lao động.
- Biên bản họp nhóm cá nhân về việc thành lập hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do một nhóm cá nhân thành lập;
- Hợp đồng thuê nhà;
- Sổ đỏ (photo);
- Giấy tờ chứng thực cá nhân (Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại bộ phận “Một cửa” cấp huyện
Bước 3: Nhận kết quả và sang Chi cục thuế đăng ký mã số thuế
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện trao Giấy biên nhận và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu có đủ các điều kiện sau đây:
- Ngành, nghề kinh doanh không thuộc danh mục ngành, nghề cấm kinh doanh;
- Tên hộ kinh doanh dự định đăng ký phù hợp quy định tại Điều 73 Nghị định này;
- Nộp đủ lệ phí đăng ký theo quy định.
Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện phải thông báo rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung bằng văn bản cho người thành lập hộ kinh doanh.
Trường hợp 2: Lựa chọn loại hình công ty
Bước 1: Chuẩn bị các thông tin để lập hồ sơ
- Vốn: Mục đích của việc thành lập doanh nghiệp là kinh doanh tìm kiếm lợi nhuận, do đó doanh nghiệp phải có vốn, vốn kinh doanh của doanh nghiệp hình thành từ những nguồn khác nhau. Doanh nghiệp phải kê khai mức vốn điều lệ cho phù hợp với quy định của pháp luật khi kinh doanh văn phòng phẩm.
- Tên của cửa hàng văn phòng phẩm: Tên phải là tên riêng, không được trùng hay giống doanh nghiệp khác. Tênphải bao gồm hai thành tố, đó chính là tên loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
- Địa chỉ của của hàng:Phải có địa chỉ cụ thể, rõ ràng, địa chỉ chính xác
- Ngành nghề kinh doanh: Có rất nhiều ngành nghề kinh doanh cụ thể trong hệ thống kinh doanh văn phòng phẩm như đã liệt kê ở trên. Vì vậy, các chủ thể cần lưu ý cân nhắc kĩ trước khi đăng kí ngành nghề kinh doanh để tránh những vướng mắc hay khó khăn gặp phải trong quá trình vận hành công ty sau này.
Bước 2.Tiến hành đăng kí thành lập.
Chuẩn bị hồ sơ
- Giấy đề nghị phòng đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp giấy phép thành lập công ty, đăng ký doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm
- Dự thảo điều lệ công ty
- Danh sách thành viên sáng lập
- Giấy tờ chứng thực của thành viên, người đại diện theo pháp luật;
- Giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đại diện theo ủy quyền và người đại diện theo pháp luật
- Văn bản xác nhận vốn pháp định
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với trường hợp là tổ chức)
- Giấy chứng đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài.
Các loại hình công ty cụ thể
Nếu bạn muốn cụ thể hơn, có thể tham khảo hồ sơ đối với các loại hình công ty cụ thể như sau:
Đối với công ty hợp danh:
Giấy đề nghị phòng đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp giấy phép thành lập công ty, đăng ký doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm (loại hình Công ty hợp danh);
Điều lệ Công ty hợp danh;
Giấy tờ chứng thực cá nhân của thành viên hợp danh hoặc thành viên góp vốn (đối với cá nhân): chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu,…
Giấy tờ đăng ký kinh doanh, đăng ký hoạt động, quyết định thành lập… (đối với thành viên góp vốn là pháp nhân).
Danh sách thành viên.
Văn bản ủy quyền: Nếu bạn không trực tiếp thực hiện mà nhờ người khác thực hiện thay cho mình).
Đối với công ty cổ phần:
Giấy đề nghị phòng đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp giấy phép thành lập công ty, đăng ký doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm .(loại hình Công ty cổ phần);
Điều lệ Công ty Cổ phần;
Giấy tờ chứng thực cá nhân của cổ động là cá nhân: chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu,…
Giấy tờ đăng ký kinh doanh, đăng ký hoạt động, quyết định thành lập…đối với cổ đông là pháp nhân;
Danh sách cổ đông sáng lập công ty;
Văn bản ủy quyền: Nếu bạn không trực tiếp thực hiện thủ tục này mà nhờ người khác thì bạn sẽ cần thêm văn bản này.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên:
Giấy đề nghị phòng đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp giấy phép thành lập công ty, đăng ký doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm (loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên);
Điều lệ Công ty;
Giấy tờ chứng thực các thành viên góp vốn (đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên)
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký hoạt động, quyết định thành lập…đối với chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty là pháp nhân;
Danh sách thành viên Công ty;
Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp bạn không trực tiếp thực hiện thủ tục mà nhờ người khác thực hiện thay thì sẽ cần có văn bản ủy quyền.
Nộp hồ sơ
Bạn cần nộp hồ sơ tại Phòng đăng kí kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư để tiến hành xin Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Giấy phép Thành lập Công ty)
Hình thức nộp hồ sơ
- Đăng ký kinh doanh trực tiếp: Bạn nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận “một cửa” của Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Đăng ký kinh doanh qua mạng: Bạn nộp hồ sơ qua mạng điện tử trên Công thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Chọn phương thức nộp hồ sơ
Nộp bằng tài khoản đăng kí kinh doanh
Người ký phải có Tài khoản đăng kí kinh doanh
Phải nộp hồ sơ bản giấy đến Phòng đăng kí kinh doanh
Thông báo mẫu dấu qua mạng, không phải nộp hồ sơ bản giấy đến Phòng đăng kí kinh doanh.
Nộp bằng Chữ ký số công cộng:
Không phải nộp hồ sơ bản giấy đến Phòng đăng kí kinh doanh.
Người ký phải có Chữ ký số công cộng.
Chọn loại đăng ký trực tuyến
Chọn loại hình doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc
Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử
Xác nhận thông tin đăng kí
Sau khi người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền của người thành lập doanh nghiệp đã nộp một bộ hồ sơ hợp lệ thì cơ quan đăng kí kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ đồng thời ghi vào sổ tiếp nhận hồ sơ đăng kí doanh nghiệp của cơ quan mình và giao giấy biên nhận về việc tiếp nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ.
Đối với đăng kí doanh nghiệp qua mạng điện tử, người thành lập doanh nghiệp sẽ nhận được giấy biên nhận hồ sơ đăng kí doanh nghiệp qua mạng điện tử. Thời điểm tiếp nhận hồ sơ được coi là căn cứ để xác định thời gian thực hiện trách nhiệm đăng kí kinh doanh của cơ quan đăng kí kinh doanh.
Nhận kết quả
Thông thường, sau ba ngày làm việc, bạn sẽ quay trở lại phòng đăng kí kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố để tiến hành nhận kết quả, bao gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Con dấu
- Bộ hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
Công bố nội dung đăng kí doanh nghiệp
Đây là một trong những thủ tục bắt buộc trong quy trình đăng kí doanh nghiệp được quy định tại điều 33 Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó, doanh nghiệp sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp , phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng kí doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Nội dung công bố bao gồm các nội dung:
- Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp
- Các thông tin về ngành nghề kinh doanh
- Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.
Thời hạn thông báo công khai các thông tin về doanh nghiệp là 30 ngày. Việc thông báo công khai vừa là để quảng bá sự xuất hiện của doanh nghiệp trên thương trường, vừa là để đảm bảo sự quản lí của nhà nước đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 3. Các công việc cần làm sau khi mở công ty kinh doanh văn phòng phẩm
Sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng kí thành lập doanh nghiệp, bạn còn phải thực hiện những thủ tục sau đây để đảm bảo hoàn thiện quá trình phát triển lâu dài cho công ty của mình:
- Thông báo tài khoản ngân hàng (nếu công ty bạn đăng ký tài khoản ngân hàng), mở tài khoản ngân hàng;
- Thông báo sử dụng mẫu con dấu;
- Thủ tục thuế
- Nộp thuế môn bài
- Kê khai thuế
- In và đặt in hóa đơn;
- Treo bảng hiệu công ty tại trụ sở.
Khuyến nghị
- LSX là thương hiệu hàng đầu về dịch vụ doanh nghiệp tại Việt Nam.
- Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo. Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.
Chúng tôi hi vọng rằng bạn có thể vận dụng các kiến thức trên để sử dụng trong công việc và cuộc sống. Nếu có thắc mắc và cần nhận thêm sự tư vấn, giúp đỡ của luật sư ; hãy liên hệ qua hotline 0833102102.
Hy vọng bài viết hữu ích cho quý độc giả!
